Особенности проектирования форм результатных документов

Содержание проектирования УСД

Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

5.2.1 Содержание проектирования УСД

5.2.2. Особенности проектирования форм первичных документов

5.2.3 Особенности проектирования форм результатных документов

При разработке системы документации в ЭИС проектировщик должен решать следующие проблемы:

· спроектировать и унифицировать новые документы;

· отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений;

· выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

Этапы разработки УСД:

1-й этап - построение новых форм документов;

2-й этап - унификация всей системы документации;

3-й этап - разработка системы ведения документации.

Первый этап – составление новых форм.

П1. Определение состава результатных показателей -в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.

П2. Определение состава первичных показателей– выявляется полный состав первичных – исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

П3. Разбиение показателей по формам документов - определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости для первичных документов и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей в составе результатных документов.

П4. Выбор типа носителя для документа.

для первичных документов - бумага формата А4 или А5.

для результатных выбор зависит от характера решаемой задачи.

1. Для решения задачи математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу.

2. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран.

3. При решении задачи тактического управления – основным носителем будет бумажный.

В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

П5. Определение способа нанесения информации в документы-зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим.

Для автоматического способа необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов (кодирование, нормализованные и др.)

Второй этап - унификация всех документов, входящих в СД.

П6. Выявление и анализ полной системы документации.

П7. Составление перечня документов по функциональным подсистемам.

П8. Выявление характеристик документов:

· источник возникновения

· частота появления

· адресат,

· объемы информации

· место хранения и др.

П9. Исключение производных и многократно вводимых в ЭВМ показателей.

П10. Ввод единой терминологии путем составления словаря (тезауруса),

П11. Установление единых единиц измерения,

П12. Классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов,

П13. Уточнение форм и построение единых форм документов.

Третий этап – разработка системы ведения документов

П14. Разработка регламентов работы с документами (правил заполнения и использования документов)

П15. Построение схем документооборота отражающие все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачи их в архив.

П16. Утверждение и размножение форм документов

П17. Составление инструкций для работы с документами и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

5.2.2. Особенности проектирования форм первичных документов(ПД):

· Назначение ПД и требования к ПД

· Принципы построения ПД

· Методика построения

Первичные документы предназначены

· для отражения элементов и процессов в материальной сфере – в ОУ,

· для предоставления всей постоянной и оперативной информации, необходимой для решения экономических задач и выработки управленческих решений в СУ.

Требования к первичным документам:

· не избыточность и полнота информации для решения задач,

· высокая достоверность и своевременность собираемой информации,

· расположение в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

Принципы проектирования машинно-ориентированных форм первичных документов:

· отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

· отсутствие дублирования показателей в документах;

· выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

· выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

· логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим;

· согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Методика разработки форм ПД:

П1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

П2. Классификация реквизитов на однозначные и многозначные, признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители.

П3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

П4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

П5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

П6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

П7. Выбор формата бумажного носителя.

П8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

П9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

П10. Редактирование шапок документов, в соответствии со словарем-тезаурусом.

Основные формы ПД:

· Линейная,

· Анкетная,

· Табличная (для многозначных реквизитов),

Макет первичного документа комбинированной формы

· Требования к результатному документу

· Принципы построения

· Методика построения

Требования к результатному документу:

· полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

· количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

· своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

· достоверность предоставляемой информации;

· хорошая читабельность (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

· отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Принципы построения результатных документов:

· выделение трех зон в документе;

· разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные;

· выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

· выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги

· если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк, заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Схема структуры результатного документа

Методика выполнения проектирования:

П1. Определение полного реквизитного состава документа.

П2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные,

реквизиты-основания: на первичные и результатные,

а результатные основания – по степеням итогов.

П3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

П4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

П5. Подсчет длины строки в табличной зоне, с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф.

Формула подсчета длины строки в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф:

Lдок = L1 + L2 + …+Li +…+ Ln + k*d,

где Li – длина i-го реквизита, (i = 1 – n)

k – число колонок в таблице,

d – число пробелов между колонками.

П6. Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатающего устройства, то проведение перегруппировки реквизитов таблицы осуществляется:

· либо методом выноса итоговых колонок в итоговые строки;

· либо переносом не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок.