Формуляр-образец и бланки документов
Формуляр-образец представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, основной и оформляющей.
Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов (в соответствии с СТБ 6.38-2004 Государственным стандартом РБ)
1 - Государственный герб Республики Беларусь;
2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 - код организации;
4 - код документа;
5 - наименование вышестоящей организации;
6 - наименование организации;
7 - наименование структурного подразделения;
8 - почтовый адрес отправителя;
9 - коммуникационные и коммерческие данные;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - регистрационный индекс;
13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа;
16- адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 -текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф приложения;
25 - гриф согласования;
26 - визы;
27 - печать;
28 - отметка об исполнителе;
29 - отметка о заверении копии;
30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
Формуляр-образец, с нанесёнными на него реквизитами, представлен на рисунке 1.
Служебные документы, как правило, составляются на бланке. Бланки конструируют в соответствии с формуляром-образцом.
Бланк - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.
Устанавливается два вида бланков:
1. Бланк для письма (факса);
2. Общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.
При разработке бланков документов используются форматы: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
- левое - 30 мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Бланки документов разрабатывают на основе продольного и углового расположения реквизитов.
При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.