Проектирование унифицированной системы документации

При разработке системы документации в ЭИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и уни­фицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существу­ющей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис.):

· построение новых форм документов;

· унификация всей системы документации;

· разработка инструкций и методических материалов, регламен­тирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержа­ние первой работы «Определение состава результатных показа­телей» зависит от того, какие формы документов проектируют­ся. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных до­кументов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава пер­вичных показателей» выявляется полный состав первичных - ис­ходных показателей, на базе которых рассчитываются результат­ные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результат­ных документов и форм первичных документов. Разбиение пока­зателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете резуль­татных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным счита­ется включение в один результатный документ «Ведомость от­пуска товаров со склада за месяц» следующей группы показате­лей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной», «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за ме­сяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому скла­ду» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основ­ным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизит­ного состава этих показателей. Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров оп­ределенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущен­ных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектиру­ются результатные документы, то тип и форма выдачи резуль­татной информации зависят от характера решаемой задачи. На­пример, если решается прогнозная задача, при получении резуль­татов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При реше­нии задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно ис­пользовать показатели надежности хранения информации, дос­товерности информации и качества воспроизведения материала.

При выполнении пятой работы «Определение способа нанесе­ния информации в документы» выбирается способ нанесения ин­формации, который зависит от того, как считывается информа­ция с первичного документа: визуальным способом или автома­тическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время суще­ствуют следующие виды шрифтов:

· кодированные, в которых изображение реквизита отделено от
его кода (например, широко используемые в настоящее вре­мя штрих-коды);

· стилизованные, в которых изображение символов содержит
код;

· нормализованные, например шрифты, применяемые на почто­вых конвертах;

графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существую­щие. Для этого необходимо выявить и проанализировать пол­ный состав системы документации, составить перечень доку­ментов по функциональным подсистемам, выявить характери­стики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), ис­ключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую тер­минологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и коди­рование документов, реквизитного состава документов, уточ­нить используемые формы и построить единые формы доку­ментов.

На третьем этапе составляются технологическая доку­ментация и инструкции, описывающие правила заполнения, пе­редачи, использования и, хранения документов, схемы докумен­тооборота, отражающие все операции, выполняемые над доку­ментами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

Рас. 3.10. Схема процесса проектирования УСД