Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління
Переваги попереднього розгляду документів
1. Вивільнення керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги;
2. Скорочення документообігу;
3. Підвищення оперативності роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;
4. зменшення трудомісткості зменшення кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема;
5. Поліпшення якості управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;
6. Підвищення відповідальності виконавців за вирішення документів, що надходять;
7. Об’єктивізація оцінювання можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;
8. Підвищення технологічності обробки документів;
9. Проведення комплексного аналізу документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення.
Таблиця 6.1.
Об’єкт контролю | Методи контролю |
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління | Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції |
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства | Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій |
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів | Перевірка оформлення основних видів документів |
Оперативність документообігу | Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апреті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів |
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів | Перевірка картотеки |
Додержання виконавчої дисципліни | Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини, що затримують виконання документів |
Наявність і використання номенклатури справ | Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення |
Організація зберігання документів | Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб |
Обсяг документообігу | Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу. |
Закінчення таблиці 6.1. | |
Об’єкт управління | Методи контролю |
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян | Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку реєстрації і зберігання цих документів |
Підготовка і передавання справ у відомчий архів | Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів |
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, дідоводи та ін.) | Наявність норм часу і перевірка їх виконання |
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу | Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах |