Электронный офис
Текстовые редакторы
Компьютерный практикум
Рассматриваются особенности оформления электронных текстовых документов, предназначенных для получения бумажной копии, передачи заказчику в электронном виде и Web-документов. Анализируются шрифтовые возможности редакторов и методы оформления текста с помощью таблиц, вставок кадров и использования разделов, стилей и шаблонов.
План лекции
1. Электронный офис
2. Текстовые редакторы
3. Web-документы
4. Текстовые документы
5. Шрифты
6. Таблицы
7. Кадр
8. Раздел
9. Стиль
10. Шаблон
Любая организация состоит из отдельных подразделений (рабочих групп, секторов, отделов и т.п.). Эти офисы могут по необходимости объединяться в более крупные структурные единицы, сотрудники которых выполняют однотипные или разнообразные, но связанные между собой задачи. В свою очередь, организации объединяются в более крупные единицы, которые могут поддерживать между собой тесные информационные контакты. Для свободного обмена информацией необходимо выработать единые стандарты на выбор программного обеспечения, которые, с одной стороны, обеспечат все требования к программам каждого офиса, с другой — позволят организовать информационную связь между офисами и организациями.
Для выбора такого стандарта рассмотрим, какие задачи стоят перед каждым офисом, в котором решаются финансовые или экономические задачи. Во-первых, это обработка входящей и исходящей информации: ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д. Во-вторых, сбор и анализ информации за определенный период: отчетность, сводки и т.п. В-третьих, хранение поступившей информации с целью использования ее в дальнейшем, для чего необходимо организовать ее быстрый поиск по различным критериям.
Кроме того, вся работа должна быть скоординирована между пользователями. Безусловно, должны быть предусмотрены возможности связи между офисами внутри организации и между организациями внутри более крупных объединений.
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, способные реализовать перечисленные требования. Эти пакеты получили название программных пакетов для электронных офисов или офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый процессор (редактор), электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных.
Наиболее распространенным в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - разработчик системы Windows и ППП. В MS Office входят текстовый редактор (процессор) Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для организации работы офисов, к которым относятся:
• Power Point — средство подготовки презентаций для проведения семинаров, конференций и пр.;
• Schedule — встроенный групповой планировщик;
•Exchange — программное средство, предоставляющее пользователям коллективный доступ к информации, возможность посылать и принимать почтовые сообщения.