ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
РАПОРТ
І. Зміст та порядок складання основних документів кадрової діяльності
ВСТУП
Література
План
М. Івано-Франківськ – 2012
Лекція обговорена і схвалена на засіданні кафедри адміністративного, цивільного права та процесу ФГБ та СР (м. Івано-Франківськ) ЛьвДУВС, протокол № 1 від 28 серпня 2012 року.
Майор міліції Габуда А. С.
Старший викладач кафедри адміністративного, цивільного права та процесу
Час – 2 години
Та соціальної роботи (м. Івано-Франківськ) ЛьвДУВС
Для курсантів 4-го курсу факультету громадської безпеки
ЛЕКЦІЯ №4
Кафедра адміністративного, цивільного права та процесу
Факультет громадської безпеки та соціальної роботи
Львівський державний університет внутрішніх справ
з навчальної дисципліни “Документознавство”
на тему:
“ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З КАДРОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОВС”
Підготував:
1. Зміст та порядок складання основних документів кадрової діяльності:
Ø Особова справа;
Ø заява;
Ø характеристика;
Ø рапорт;
Ø автобіографія;
Ø пояснювальна записка;
Ø висновок за матеріалами службового розслідування;
Ø резюме.
1. Постанова КМУ № 1242 від 30.11.2011 р. «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
2. Наказ МВС України від 23 серпня 2012 року № 747 «Про затвердження Інструкції з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України.
3. Наказ МВС України № 650 «Про затвердження Інструкції з оформлення документів у системі МВС України» від 27.07.2012р.
4. Наказ МВС України N 1177 „Про затвердження Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і організації їх особистого прийому в системі МВС України” від 10.10.2004 року.
5. Наказ МВС України № 185 ”Інструкція з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення” від 22.02.2001 року.
6. Наказ МВС України № 335 «Про заходи щодо організації виконання Постанови Кабінету Міністрів України № 1893 від 27.11. 98 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», від 23.04.1999 р.
7. Наказ МВС України № 1177 „Про затвердження Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і організації їх особистого прийому в системі Міністерства внутрішніх справ України" від 10.10. 2004 р.
8. Наказ МВС України № 552 "Про заходи по зміцненню законності в діяльності органів внутрішніх справ" (Інструкція про порядок проведення службового розслідування) від 06.12.1991 р.
9. Наказ МВС України № 553 "Про затвердження Положення про інспекцію по особовому складу органів внутрішніх справ" від 06.12.1991 р.
10. Наказ МВС України № 360 "Про затвердження Положення про комендантський патруль органів внутрішніх справ" від 29.05.1995 р.
11. Методичні рекомендації з організації діяльності Рад зборів середнього та старшого начальницького складу і рядового та молодшого начальницького складу органів внутрішніх справ України. Лист МВС України № 4067/Дж. від 5 серпня 2000 р.
12. Наказ МВС України № 1276 "Про організацію обліку кадрів у системі МВС України” від 30 грудня 2005 року.
13. Корж А.В. Юридичне документоведення: Навчальний посібник. - К., 2001.
14. Красницька А.В. Юридичні документи: техніка складання і написання: Навчальний посібник. - К.: НАВСУ, 2003.
15. Організація роботи з персоналом в органах внутрішніх справ України: Метод. посібник. - К.: РВВ МВС України.- 2002. - 348 с.
В роботі підрозділів ОВС особливого значення набувають питання активізації роботи з кадрами. В системі ОВС вирішення цього питання покладається на підрозділи роботи з персоналом.
Саме вони несуть персональну відповідальність за:
· добір, розстановку, виховання, професійну та психологічну підготовку особового складу ОВС;
· вирішення їх соціальних проблем;.
· удосконалення системи їх підготовки, підвищення кваліфікації, стажування;
· організацію роботи з розвитку самодіяльної художньої творчості, проведенню заходів культурно - масового спрямування (фестивалів, концертів, оглядів-конкурсів колективів художньої самодіяльності та інших);
· роботу із сім’ями працівників ОВС, які загинули під час виконання службових обов’язків;
· забезпечення оздоровлення дітей працівників та пенсіонерів ОВС.
· забезпечення адаптації молодих працівників ОВС, курсантів відомчих навчальних закладів до умов служби та навчання.
· впровадження в роботу нових форм та методів психологічного забезпечення.
Одним із пріоритетних напрямків працівників підрозділів по роботі з персоналом є робота зі службовими документами, передусім документами, що стосуються службової та іншої діяльності працівників ОВС.
Така робота починається вже з моменту добору та вивчення кандидатів для роботи в ОВС і закінчується після передачі справи в архів для зберігання.
Адже попереднє вивчення кандидатів, відібраних для служби в ОВС, і перевірка даних передбачає, що кожен із них після проведення співбесіди, за результатами якої буде встановлено, що кандидат відповідає вимогам, поставленим до працівників органів внутрішніх справ, обов'язково подає в підрозділ роботи з персоналом:
· заяву про зарахування його кандидатом на службу в органи внутрішніх справ;
· анкету та автобіографію встановленого зразка;
· оригінали документів про народження, освіту, укладення шлюбу;
· оригінал або витяг з трудової книжки, характеристики з місць навчання, служби, попередньої роботи тощо.
Крім цього, самим працівникам міліції в процесі служби дуже часто приходиться складати документи кадрової діяльності (отриманні звання, підвищенні в посаді, направленні на навчання, стажування, перепідготовку, допуску до роботи з таємними документами тощо.
За таких умов складання таких документів можна виділити в окрему групу, враховуючи їх значимість і особливість, оскільки вони фіксують дані, необхідні для здійснення громадянами своїх прав на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо.
Тому, в ході даної лекції розглянемо основні документи, що ведуться працівниками підрозділів по роботі з персоналом та самими працівниками ОВС.
До цієї групи документів належать передусім ті документи, які характеризують певну особу. Більшість із них знаходяться в особовій справі працівника.
ОСОБОВА СПРАВА
Особова справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника.
Особова справа – справа, що містить документи про особу (Наказ № 55).
Оформлення та ведення особових справ на працівників ОВС здійснюється відповідно до Наказу МВС України № 1276 “Про організацію обліку кадрів у системі МВС України” від 30 грудня 2005 року.
Особова справа є основним документом, у якому формуються матеріали, що характеризують службову діяльність працівника ОВС, а також біографічні та інші відомості про особу, її трудову діяльність до вступу на службу в ОВС, проходження служби в Збройних Силах, інших військових формуваннях та правоохоронних органах, а також військових формуваннях країн СНД і колишнього СРСР.
За матеріалами особової справи вирішуються питання щодо службового використання працівника, подання до присвоєння спеціальних і військових звань, установлення рангів державних службовців, нагородження, обчислення стажу служби для виплати відсоткової надбавки за вислугу років, призначення пенсії при звільненні у запас або відставку тощо.
Особова справа складається з п'яти частин в кожній із яких зосереджують ся відповідні документи:
Частина 1
1. Послужний список
2. Висновок комісії з обчислення стажу служби для виплати відсоткової надбавки за вислугу років, про підтвердження окремих періодів служби, довідка форми 1.
Частина 2
1. Матеріали вивчення кандидата.
2. Характеристики з попередніх місць роботи.
3. Свідоцтва про проходження початкової підготовки, перепідготовку та підвищення кваліфікації.
4. Атестаційні листи та характеристики.
5. Подання про присвоєння спеціальних або військових звань, установлення рангів державного службовця.
6. Нагородні листи.
7. Висновки та подання з питань призначення на посади, переведення, переміщення по службі та звільнення
Частина 3
1. Заява про прийняття на службу (роботу).
2. Автобіографія.
3. Анкета.
4. Висновок військово-лікарської комісії (довідка про стан здоров'я ).
5. Довідка про результати психологічного вивчення кандидата на конкретну посаду.
6. Контракт.
7. Зобов'язання.
8. Текст Присяги працівника органів внутрішніх справ України з власноручним підписом
Частина 4
АРХІВНІ МАТЕРІАЛИ
_______________________________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
___________________________________________________________________________
Витяги з наказів, копії рішень рад зборів, висновки за матеріалами службових перевірок (розслідувань), документи архівів про підтвердження окремих періодів проходження служби, довідки про стан здоров'я, поранення, копії атестатів, дипломів, свідоцтв про народження, укладення шлюбу та інші відомості, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби, тощо.
Частина 5
МАТЕРІАЛИ СПЕЦІАЛЬНОЇ ПЕРЕВІРКИ
_______________________________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
_______________________________________________________________________________
 |
У кінці особової справи на внутрішньому боці обкладинки в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи працівника: трудова книжка, військовий квиток або приписне свідоцтво, фотокартки тощо.
Крім цього на кожного працівника ОВС заводяться наступні документи:
· Алфавітна картка;
· Особова картка;
· Службова картка;
· Картка обліку стягнень і заохочень;
Документи, які долучаються до розділів особової справи нумеруються і заносяться до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.
Не допускається внесення до особових справ змін та доповнень, що не підтверджені відповідними документами.
Вилучення документів з особової справи проводиться у виняткових випадках на підставі запитів уповноважених на те органів і лише з письмової згоди керівника органу або його заступника, у якому вона знаходиться на обліку.
Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт комісії про причини його вилучення.
Кожна особова справа підлягає обліку в інвентарній книзі обліку особових справ.
Для опрацювання, унесення змін, підготовки та залучення документів особові справи видаються виключно працівникам кадрових апаратів, яким відповідно до їх посадових обов’язків надано права роботи з ними.
Слід пам’ятати, що працівники підрозділів роботи з персоналом повинні не рідше одного разу на п’ять років, а також перед відбуттям працівника ОВС до нового місця служби, ознайомлювати особу із записами в її послужному списку. При цьому, при ознайомленні із записами в їх послужному списку матеріали справи спеціальної перевірки з особової справи вилучаються.
Особові справи, що видаються працівникам для опрацювання, повертаються до сховища після закінчення робочого дня.
Особові справи зберігаються в окремій кімнаті, яка обладнана спеціальними полицями або шафами та відповідає установленим вимогам до режимних приміщень.
Відповідальність за облік і зберігання особових справ покладається персонально на визначеного працівника підрозділу роботи з персоналом.
Після закінчення робочого дня приміщення з особовими справами здається відповідальним працівником під охорону та опечатується. Вхід до нього стороннім особам забороняється.
Відповідальність за організацію роботи з документами безпосередньо покладається на керівників підрозділів роботи з персоналом, а там, де вони не передбачені штатним розписом, - на керівників ОВС.
Особові справи випускників вищих навчальних закладів надсилаються за місцем їх подальшого проходження служби у 10-денний термін, а вищих професійних училищ, училищ професійної підготовки працівників міліції МВС України – у день закінчення навчання.
Особові справи звільнених зі служби осіб начальницького складу в установленому порядку здаються до архівів підрозділів інформаційних технологій і підрозділів внутрішніх справ.
ЗАЯВА
Ø Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.
У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
Заява пишеться від руки в одному примірнику.
ХАРАКТЕРИСТИКА
Ø Характеристика — це офіційний документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника і висновки у зв’язку з цим.
В характеристиці на працівника відбивається його ставлення до обов’язків за постійним місцем проходження служби, об’єктивно оцінюються якості , що обумовлюють професійну майстерність, визначається рівень фізичної підготовки, моральні та інші якості, а також обґрунтовується можливість чи неможливість виконання певного завдання.
Характеристика пред'являється при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, атестації, оформленні на роботу за конкурсом тощо.
Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні, нейтральні, характеристики – відгуки.
Характеристики повинні готуватися на працівників начальниками структурних підрозділів де працює особа чи керівниками ОВС.
Слід пам’ятати, що характеристики які складаються на кандидатів для направлення до міжнародної миротворчої місії готуються керівниками структурних підрозділів (районного чи міського відділу внутрішніх справ) і затверджуються начальниками УМВС (характеристика - рекомендація).
Аналогічно характеристики, які складаються на курсантів в процесі проходження практики (стажування) готують керівники стажування і затверджуються керівниками органу (характеристика - відгук). Правовою основою для її складання є п. 3.5.3. Наказу МВС України № 920 "Про затвердження Типового положення про проходження практики курсантами (слухачами) вищих закладів освіти МВС України” від 30 грудня 1997 року.
Характеристика, яка готується на працівників ОВС повинна мати такі реквізити:
1. Назва документа .
2. Звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в родовому відмінку).
3. Посада, рік народження , громадянство, освіта, коли і який навчальний заклад закінчив.
5. Текст - дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (учиться), просування по службі; ставлення до обов'язків; рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення чи покарання. Зазначаються моральні якості риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу.
6. Висновки - призначення характеристики.
7. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі інших відповідальних осіб).
8. Дата укладання документа (ліворуч).
9. Печатка установи, що видала характеристику
Рапорт (від фр. rapport – повідомляти) – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру і висловленням у зв’язку з цим відповідного прохання.
Рапорт має такі реквізити: адресат; назва виду документа (Рапорт); текст документа; відмітка про наявність додатків (якщо вони є); підпис та дата документа.
Ø Автобіографія — це документ, в якому його автор подає опис свого життя і діяльності.
Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
Слід пам’ятати, що автобіографія пишеться власноручно, за довільною формою, без виправлень, із зазначенням дати (числа, місяця, року) і місця народження, громадянства, національності, освіти, коли і які навчальні заклади закінчив, служба у Збройних силах, інших військових формуваннях, а також робота від початку трудової діяльності і причини переходу з однієї роботи на іншу, виконання громадської роботи, складу сім’ї - коротких відомостей про дружину (чоловіка);дітей, батька, матір, братів і сестер (власних, а також дружини (чоловіка)); чи притягувалися самі чи родичі до судової відповідальності, чи маєте близьких родичів за кордоном, чи маєте будинки, дачі, гаражі, автомототранспорт, плавзасоби, за які кошти вони придбані.
Незважаючи на довільний виклад тексту, від імені першої особи обов'язково зазначаються такі відомості:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім'я, по батькові.
3. Дата народження.
4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).
5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).
6. Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).
7. Відомості про громадську роботу (всі її види).
8. Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
9. Дата написання й підпис автора.
Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.
Пояснювальна записка – це:
1)документ особистого характеру, в якому автор пояснює свої певні дії, факти, вчинки (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи чи доручення тощо);
2)документ, який пояснює зміст окремих положень основного документа (наприклад, плану, звіту, проекту).
Пояснювальна записка має такі реквізити: адресат; назва виду документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; дата документа; прізвище виконавця і номер його телефону.
За своєю формою пояснювальна записка майже нічим не відрізняється від рапорту, за винятком, що містить заголовок до тексту документа (напр. „Про невихід на роботу”.
Слід пам’ятати, що пояснювальна записка, яку складають працівники міліції в разі порушення ними дисципліни, за своїм змістом дещо відрізняється від пояснення, яке відбирається у правопорушників, свідків тощо при провадженні справ про адміністративні правопорушення чи в порядку кримінального судочинства.