Документообіг та вимоги до нього.
Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 затверджено Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.
Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.
Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій.
Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до установи, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки;
7) Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163— 2003визначає сферу застосування, терміни та визначення понять, склад реквізитів, вимоги до змісту та розташування реквізитів документів, вимоги до бланків документів та їх оформлення;
8) Наказ МВС України№ 1308від 13 грудня 2003 р. «Про організацію архівної роботи в ОВС» зазначає, що документи, утворені у процесі діяльності ОВС, внутрішніх військах, навчальних закладах системи МВС України, мають наукову та історичну цінність і належать до складу Національного архівного фонду України, підлягають зберіганню в Державному архіві МВС України, його підрозділах;
9) Наказ МВС України № 55 від 20 січня 2004 р.«Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України» зазначає, що з метою створення єдиної системи діловодства в органах внутрішніх справ, підрозділах, навчальних закладах, установах виконання покарань, на підприємствах і в організаціях системи МВС України затверджено зразки документів, за якими начальники ГУВС
м. Києва, УВС на транспорті, міськрайлінорганів та підрозділів системи МВС України організовують вивчення її особовим складом та забезпечують неухильне виконання.
При складанні інструкції керуються Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах і відомствах, опираючись на її структуру й окремі загальні моменти, обов'язкові для будь-якої організації.
Інструкція з діловодства встановлює склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту і розташування, вимоги до бланків та оформлення документів, єдину систему документування й організації роботи з документами в установі, визначає основні правила підготовки, оформлення, контролю виконання й організації роботи з документами в усіх структурних підрозділах установи Правила і порядок роботи з документами, встановлені інструкцією, обов'язкові для всіх працівників установи. Усі працівники установи несуть відповідальність за виконання вимог інструкції, зберігання службових документів і нерозголошення їх інформації.
Документообіг— це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.
Основою документообігу є його обсяг. У свою чергу обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли до організації, та документи, створені протягом певного часу. Обсяг документообігу — важливий показник, що використовується як критерій при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установ, структури служби, її штатного складу та інших питань.
Документи, що створюються в установі, організації, підраховуються окремо від документів, які надходять до установи, структури, організації тощо.
При визначенні обсягу документообігу окремо підраховується кількість документів і окремо — кількість їх примірників, що записують через дробову риску, де чисельник — кількість документів, знаменник — кількість примірників.
Вимогами дотримання документообігу є:
а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;
б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;
в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилученням зайвих, дублюючих інстанцій;
г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції.
Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:
1)потік документів, що надійшли до установи (вхідний документопотік);
2)потік документів, що відправляються з установи (вихідний);
3)потік внутрішніх документів (внутрішній).
Кожен з потоків характеризується певним складом, кількістю документів та направленням. Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, 9 місяців, рік) становить обсяг документообігу.
Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.
Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів.
Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи).
Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.
Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.
Отже, документообіг та документування відіграють важливу роль у діловодстві. Зокрема, від правильної їх організації залежить успіх діяльності органів державної влади.