Тема 4.2 Особливості автоматизації управління фінансами у страховій та податковій сферах

Питання 1. Інформаційний процес управління страховою діяльністю [1, с.340; 3, с.371; 4]

Страхова система України діє на підставі закону України "Про страхування". Контрольні функції за страховою діяльністю здійснює Комітет з нагляду за страховою діяльністю в Україні, який видає ліцензії на надання видів страхових послуг, перевіряє діяльність страхових компаній, надає статистичну інформацію щодо розвитку страхового ринку та веде рейтинг страхових компаній.

Стратегічним напрямком удосконалення обробки інформації у страхових компаніях на даному етапі є створення та впровадження автоматизованих інформаційних систем, що базуються на застосуванні економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки та розвиненої корпоративної мережі передачі даних. Нові можливості страховиків різних рівнів управління проявляються там, де процесом автоматизації охоплена більша частина функцій і задач їх повсякденної діяльності. Процес автоматизації призводить до підвищення планової та аналітичної роботи, удосконалення методів та способів здійснення страхових операцій, форм обліку і звітності, обґрунтованості прийняття управлінських рішень.

Метою створення автоматизованих інформаційних систем (АІС) у страховій компанії є забезпечення такого рівня управління діяльністю компанії, за якого комплексно вирішуються такі завдання:

- автоматизований облік договорів страхування;

- проведення розрахунків, що обумовлені рухом договорів страхування та здійсненням страхових операцій;

- досягнення високих показників розвитку всіх видів страху­вання;

- прийняття оптимальних рішень щодо прибутків та видатків грошових коштів та отримання фактичного прибутку.

Таким чином, функціональне призначення АІС у страхуванні полягає в забезпеченні збору, збереження, обробки та передавання інформації на основі використання засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій з урахуванням структурної взаємодії рівнів управління та підрозділів страхових компаній. АІС створюється безпосередньо у страхових компаніях і охоплює автоматизоване ведення всіх страхових операцій.

Питання 2. Система автоматизації управління страховою діяльністю організації [1, с.340; 3, с.373; 4]

Склад і структура АІС у страхуванні не є функціонально однаковою для всіх страхових компаній. Організаційно АІС у страхуванні являє собою сукупність адміністративно-територіальних підрозділів, об'єднаних загальною методологією задач, що розв'язуються, єдиною інформаційною базою і технологією обробки документів.

АІС страхової установи структурно складається з функціональних і забезпечувальних частин. Функціональна частина складається з функціональних підсистем, що характеризуються певним цільовим призначенням, спеціалізацією функцій і задач. Розглянемо підсистеми АІС у страхуванні детальніше та охарактеризуємо їх.

Підсистема "Планування страхової діяльності" призначена для складання перспективних і поточних планів надання обсягів страхових послуг та отримання страхових платежів, прибутків, видатків за всією номенклатурою видів страхування. Розроблення проектів різного рівня планів здійснюється шляхом прогнозування діяльності, моделювання ринкової ситуації, а також із урахуванням фактичних показників діяльності за попередні звітні періоди.

Підсистема "Управління тарифною політикою" призначена для автоматизації процесу обчислення тарифних ставок за всіма видами страхування, визначення вартості послуг згідно з нормами та витратами на їх здійснення, також аналізу рентабельності послуг тощо.

Підсистема "Бухгалтерського обліку та звітності" призначена для автоматизації обліку всього спектра страхових і господарських операцій, руху грошових потоків, формування та складання форм звітності синтетичного та аналітичного обліку, балансу зокрема, з метою надання оперативної та достовірної інформації управлінському персоналу.

Слід зазначити, що такі підсистеми, як "Управління кадрами" та "Праця і заробітна плата" у даному випадку можуть бути реалізовані в підсистемі "Бухгалтерський облік та звітність" відповідно АРМами "Кадри" та "Заробітна плата". Дані підсистеми можуть функціонувати і в межах програмного комплексу бухгалтерії підпри­ємства, наприклад, 1С-бухгалтерії тощо.

Підсистема "Автоматизації обробки інформації" призначена для рішення всієї номенклатури страхових задач з метою отримання звітності як зведеної по регіону чи компанії у цілому, так і в розрізі філій, статис­тичної звітності тощо.

Підсистема "Автоматизованого контролю виконавчої дисцип­ліни" призначена для введення документів з підприємствами та посадовими особами, які мають їх виконати в зазначений термін, для постійного нагадування та проведення контролю за виконанням підприємств, що поставлені на облік.

Підсистема "Нормативно-правового забезпечення" призначена для введення, обліку та пошуку нормативно-правових актів щодо діяльності страхової компанії згідно з чинним законодавством України.

Забезпечувальна частина АІС охоплює інформаційне, програмне, технічне, організаційне забезпечення.

Сучасні страхові компанії, страхові групи чи страхові пули потребують значної підтримки в здійсненні своєї діяльності з боку інформаційних систем на самому сучасному технологічному рівні. Сфера інформаційних технологій належить до високоскладних напрямів допоміжної діяльності страхової компанії, тому в світовій практиці великі страхові компанії укладають угоди з розробниками програмного забезпечення. У практиці вітчизняних страхових компаній інформаційні системи і технології в страхову діяльність проникають двома способами: придбанням готової версії програмного продукту, що тиражується з подальшою адаптацією, або замовлення написання програмного забезпечення виключно для своїх потреб з урахуванням власної специфіки.

Питання 3. Загальна характеристика інформаційних систем у податковій сфері [1, с.300; 3, с.392; 4]

Інформатизація податкової служби є важливим державним завданням, необхідною умовою виконання функціонального призначення ДПА України. На всіх етапах розвитку податкова служба стикається з великою кількістю складних проблем, які органічно властивий у сфері інформатизації. З точки зору інформаційної системи податкова служба - це складна система, на вхід якої подається інформація, а на виході надходження до бюджету. Від функціонування цієї галузі значною мірою залежить безпека держави, її економічна та політична незалежність. Інформатизація ДПА - це впливовий важіль, який значною мірою визначає співвідношення між контролюючою та регулюючою складовими в діяльності податкової служби.

Державна податкова служба України будується за територіально-адміністративним принципом і є ієрархічною структурою, а саме - Головній податковій службі (ГПС) підпорядковується регіональна, обласна податкова служба (ОПС), а регіональній - місцева (районна) (РПС).

Найбільше інформаційне навантаження в роботі податкових органів покладається на найнижчий рівень - місцеві, районні ДПА. Саме на цьому рівні виникає первинна інформація, яка пов'язана з безпосередньою роботою з платниками податків - юридичними та фізичними особами. Існує проблема вертикальних інформаційних зв'язків у межах податкових органів, а також зовнішніх інформаційних зв'язків з використанням сучасних засобів інформаційного обміну між автоматизованими банківськими системами, автоматизованими системами Держказначейства України, Міністерства фінансів, Державного комітету статис­тики, Державної митної служби тощо.

Для інформатизації податкової служби використовуються автоматизовані системи формування податкової звітності платників податків юридичних осіб, за допомогою яких останні мають можливість не тільки друкувати необхідні декларації та звіти, а й формувати електронні звітні файли на машинних носіях, а податківці після відповідної конвертації - використовувати ці файли для розв'язання функціональних задач податкових органів без додаткового набору їх з клавіатури на автоматизованих робочих місцях у підрозділах ДПА.

Ефективність функціонування податкової служби значною мірою залежить від своєчасності надходження інформації. Обмін інформацією між рівнями управління в межах податкової системи України здійсню­ється за допомогою електронної пошти. З верхнього рівня (Головна ДПА України) до підлеглих рівнів (обласних, районних податкових органів) направляються різні законодавчі, методичні та нормативні матеріали, нові версії та засоби програмного забезпечення тощо. Знизу, тобто з ДПА районного рівня до обласного, направляються файли, у яких міститься регламентна звітна інформація про платників податків, стан податкових платежів, виконання платіжної дисципліни тощо відповідно до термінів її надання, а також інформація щодо окремих запитів.

На обласному рівні накопичуються дані, які надходять з районних ДПА, консолідуються в цілому по ДПА регіонального рівня і передуються до Головного управління ДПА України.

З метою забезпечення надійного та достовірного електронного документообігу між внутрішніми та зовнішніми учасниками інфор­маційного процесу, ДПА включено в систему електронних платежів НБУ. Саме каналами СЕП НБУ комерційні банки надають інформацію органам ДПА у вигляді файлів типу F - реєстр відкритих і закритих поточних рахунків суб'єктів підприємництва.

ДПА надає інформацію зовнішнім користувачам:

- Арбітражному суду;

- Податковій поліції (згідно з кримінальним кодексом);

- Прокуратурі;

- Держкомстату;

- Державній митній службі.

Очевидно, що основними функціями, які можуть бути автоматизовані на рівні місцевих та районних ДПА, є:

- ведення особових рахунків платників податків у розрізі плате­жів та податків;

- ведення та коригування списків платників податків;

- ведення журналів перевірок;

- комплексний контроль на правильність числових розрахунків сум податків за бухгалтерською звітністю, результатами пере­вірок та інформації з банківської системи;

- обробка платіжних документів про фактичну сплату податків;

- формування облікових документів "Масив особових рахунків", "Реєстр надходжень та виплат", "Журнал недоїмок" тощо;

- складання форм статзвітності за результатами діяльності ДПА.

Питання 4. Автоматизація податкового обліку на підприємствах і в комерційних банках [1, с.313; 3, с.400; 4]

Формування електронної звітності платниками здійснюється з використанням спеціальних програмних засобів, які містять у своєму складі дві частини - клієнтську, за допомогою якої платник "готує" електронний звіт, та інспекторську, яка "сприймає" наданий звіт, виконує необхідний контроль інформації і передає ці дані на обробку до функціональних підсистем АІС. Програмні засоби надають платникам можливість:

- генерувати і заповнювати в автоматизованому режимі звітні бухгалтерські форми відповідно до діючого законодавства;

- перевіряти (виконувати попередню документальну перевірку) в автоматичному режимі заповнення звітних форм, фіксуючи відхилення і помилки окремим протоколом перевірки;

- захищати дані, що передаються до ДПА, від несанкціонованого доступу та коригування шляхом "електронного підпису" електронного звіту (ЕЗ) головним бухгалтером і директором підприємства;

- накопичувати і використовувати дані ЕЗ у базі даних платника;

- друкувати форми ЕЗ (отримувати паперові копії звітних форм).

Слід зазначити, що ряд програмних комплексів, які призначені для ведення бухгалтерії підприємства (1С-бухгалтерія) мають певний інтерфейс для формування файлів звітності, що надаються в ДПА. Дану функцію реалізовано відповідно до стандартів форматів даних ДПА.

Питання 5. Технологічні особливості формування та обробки інформації в податкових органах [1, с.313; 3, с.396; 4]

Платники в установлені терміни надають до районних ДПІ відповідні звітні документи про господарську діяльність, розрахунки та нарахування податкових платежів. Ці звіти та декларації традиційно подавались до ДПА у вигляді паперових документів. З 1997 року в практику роботи податкових органів була введена електронна форма бухгалтерської звітності (ЕЗ) платників податків юридичних осіб.

На АРМі податкового інспектора сформована платником податкова звітність контролюється і після перевірки записується до бази даних для використання при розв'язанні задач функціональних підсистем.

У підсистемі "Податкова звітність" автоматизуються такі функції:

- реєстрація форм звітності платників податків;

- введення нарахованих сум податків за зареєстрованими формами звітності;

- введення даних за поданими формами звітності платників податків;

- контроль даних форми звітності на етапі введення даних з паперових або електронних носіїв;

- пакетний контроль усіх поданих форм;

- ведення реєстрів поданих, неподаних документів;

- ведення реєстрів нарахованих сум податків;

- ведення реєстрів контролю форм звітності.

Використання електронної бази звітних документів на районному рівні дозволяє:

- формувати прогнозовані завдання надходжень у бюджет;

- здійснювати автоматизований добір платників для проведення планових і камеральних перевірок платників;

- формувати реєстри платників, що декларують збиткову діяльність, або таких, що невчасно подають звітність у розрізі окремих видів податків і т.ін.

З прийняттям Верховною Радою України Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронно-цифровий підпис", починаючи з 2004 року платники податків можуть надавати податкову звітність в електронному вигляді, у тому числі й засобами електронної пошти E-mail. На даний час у всіх податкових інспекціях забезпечена можливість прийому податкової звітності як традиційним методом, так і в електронному вигляді, створені окремі робочі місця для позачергового прийому в режимі "єдиного вікна", консультаційні пункти з формування звітності, публікуються відповідні матеріали в засобах масової інформації, проводяться семінари для платників податків.

Загалом при побудові систем звітності визначені такі групи завдань формування звітів:

- введення до екранних форм інформації на районному рівні та зведення даних на обласному і центральному рівнях за допомогою програм, виконаних у середовищі FoxPro;

- введення на обласному рівні інформації у файли формату EXCEL і зведення даних на центральному рівні за допомогою макросів (така схема використовується дворівневою звітністю "область-центр" для показників, що неможливо одержати авто­матизованим способом з АРМів з обліку первинної інформації або у випадку оперативної подачі інформації невеликих обсягів );

- формування на районному рівні експортних файлів з єдиних баз даних, що ведуться програмним забезпеченням з обліку пер­винних показників;

- завантаження в бази даних обласного рівня, формування;

- аналітичних звітів і передача до ДПА України даних, що пройшли контроль;

- на центральному рівні - завантаження в бази даних СУБД ORACLE і формування аналітичних і звітних форм.

Формування зведених звітів, що реалізовані за схемою район-область-центр і передбачають таку технологію формування даних:

- введення інформації з документів податкової звітності платників або з інших документів, що стосуються обліку платежів, у бази даних районного рівня. Передача на обласний рівень інфор­мації проводиться у вигляді електронних журналів або структурованих файлів на основі БД районного рівня;

- на обласному рівні інформація розміщується в базах даних СУБД ORACLE для формування звітності, власних задач обласної ДПА. Па центральний рівень передаються достовірні дані з районів (можливо зведених за окремими показниками);

- на центральному рівні зазначена інформація розміщується в БД ORACLE і використовується для формування звітності й аналітичних довідок як за затвердженими формами, так і за запитами функціональних управлінь.

Основними принципами організації АІС ДПА України повинні стати простота і прозорість структур даних, збережених у ній. Це дозволить оперативно враховувати в систему нові додатки і здійснювати за необхід­ності їх розроблення силами спеціалістів, що не мають спеціальної підготовки з розроблення відповідного програмного забезпечення засобами АІС. Поряд із прозорістю структури даних в АІС повинна бути передбачена навігація щодо визначення координат показників і вмісту електронного інформаційного сховища даних. При такому підході з віддалених робочих місць до баз даних організується доступ за допомогою SQL-запитів у технології клієнт-сервер.