Требования к оформлению управленческих решений.
Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:
– переданы устно;
– на электронных носителях;
– письменно в форме документов.
Существуют две трактовки понятия «документ»:
– юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;
– любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.
Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:
– уровень иерархии нормативно-методического обеспечения – международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;
– правовой статус документа – обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления и т. д.) и рекомендательные (инструкции, методики, советы и т. д.);
– содержание документа – технические, экономические, организационные.
Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов (табл. 11.1).
Обязательные атрибутыдокументов:
– цель документа;
– основание для разработки;
– место данной цели (задачи, функции и т. д.);
Таблица 11.1
| Содержание и набор реквизитов | |
| № реквизита | Содержание реквизита |
| 01 и 02 | Государственный герб РФ и субъектов РФ |
| Эмблема организации или ее товарный знак | |
| 04 и 05 | Код организации (по ОКПО – Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) и код формы документа (по ОКУД – Общероссийскому классификатору управленческой информации) |
| Наименование организации (автор документа) | |
| Справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронная почта и адрес в Интернете и др. сведения) | |
| Наименование формы документа (приказ, указ и т. д.) | |
| Дата подписания или утверждения документа | |
| Регистрационный номер документа | |
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ | |
| Место составления или издания документа | |
| Гриф ограничения доступа к документу | |
| Адрес получателя | |
| Гриф утверждения документа | |
| Резолюция | |
| Заголовок к тексту | |
| Отметка о контроле | |
| Текст документа | |
| Отметки о наличии приложения | |
| Подпись уполномоченного лица | |
| Гриф согласования документа | |
| Визы согласования документа с текстами возможных замечаний | |
| Печать организации | |
| Отметка о заверении копии | |
| Отметка об исполнителе | |
| Отметка об исполнении документа | |
| Отметка о поступлении документа | |
| Отметка для автоматического поиска документа |
– ссылки на научные разработки и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели;
– потребитель информации;
– нормы и правила их (документов) использования;
– возможный круг исполнителей;
– требование к качеству работ, экономии ресурсов, сроки;
– санкции;
– источники информации.
Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и во многих документах – «Информационное обеспечение».
Содержание (примерное) «Основных положений»:
– основание для разработки;
– актуальность;
– назначение;
– основные термины и обозначения;
– область применения (т. е., кому документ предназначен);
– органы, контролирующие применение документа;
– ответственность за несоблюдением требований документа.
Содержание (примерное) «Информационного обеспечения»:
– классификация информации, используемой при применении документа;
– требование к информации;
– источники получения информации;
– технологии и технические средства сбора, обработки, передачи, накопление и использование информации.
Документы оцениваются по следующим критериям качества:
1. Комплексность документа, то есть рассмотрение в нем различных аспектов в их взаимосвязи, целесообразности документа.
2. Степень соответствия документа международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам.
3. Степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами.
4. Количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, функциональный и др.).
5. Количество примененных при разработке документа современных методов (ФСА, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе.
6. Экономическая обоснованность управленческих решений.
7. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения.
8. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике.
9. Имидж организации.
10. Органы, согласовавшие и утвердившие документ.
11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.
В РФ в настоящее время действует более двадцати систем оформления документов: государственная система стандартизации (ГСС), единая система конструкторской документации (ЕСКД), система качества (СК), система сертификации и др. При разработке систем были учтены требования международных стандартов и рекомендации ИСО (Международной организации по стандартизации) и других организаций.
Документы с высоким качеством оформления будут конкурентоспособными на внутренних и внешних рынках, и, стало быть, таковыми же будут и товары, которые изготавливаются в соответствии с требованиями этих документов, фирм и стран, выпускающих эти товары.