Информационные технологии и справочно-правовые системы в бухгалтерском учете.
Информационная система – есть совокупность 3 процессов: получение информации, ее переработка в рамках организации или организационной единицы, предоставление информации для дальнейшего использовании.
Б/у - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. (ФЗ от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
Б/у - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных ФЗ, в соответствии с требованиями, установленными ФЗ, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. (ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Иными словами, бу является информационной системой. Информационная система может существовать без аппаратного и аппаратно-технического оборудования.
В традиционном бу понятие «информационная система» эквивалентно понятию «форма бу». Форма бу – это система учетных регистров и алгоритмов их преобразования в бухгалтерской отчетности.
под которой подразумевают строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации. Выделяют 4 формы ведения БУ:
- мемориально-ордерная форма (создан в 30-е годы 20 века; по каждой операции составляется мемориальный ордер(номер первичного документа, дата операции, содержание операции, корреспонденция счетов, сумма), затем эти сведения переносятся в регистрационный журнал (хронологический регистр), а затем сведения переносятся в главную книгу (синтетический учетный регистр))
- журнально-ордерная форма (создан в 50-е годы 20 века, заполняется журнал-ордер(записи в хронологическом порядке только по кредиту в корреспонденции с дебетом), вспомогательные ведомости (когда необходима группировка аналитики)
- автоматизированная форма (ведение учета в условиях применения современной вычислительной техники и соответствующих программных продуктов
Данные формы, являясь разными вариантами технологии ведения учета или организации информационной системы, обеспечивающими в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей синтетического и аналитического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной деятельности и составления отчетности (прежде всего бухгалтерской).
Информационные технологии – это совокупность ядра ИТ (интеллектуальное обеспечение, аппаратное обеспечение, программное обеспечение) и инфраструктурное обеспечение.
С точки зрения возможностей обеспечения системы управления необходимой информацией (возможностей учетной информационной системы) все программы автоматизации БУ можно объединить в три группы:
- программы автоматизации стандартных бухгалтерских задач (мини-бухгалтерии)
Они предназначены в основном для малых предприятий, где для ведения учета достаточно одного-двух сотрудников без их специализации по конкретным участкам учета. Как правило, данные программы решают задачу ведения синтетического и стоимостного аналитического учета через создание и обработку бухгалтерских записей в виде проводок (книги регистрации хозяйственных операций) и формирование на этой основе стандартных учетных регистров (ведомости, журналы-ордера и т.д.) и бухгалтерской отчетности. В отдельных случаях программы дают возможность генерировать на этой же базе произвольные отчеты, т.е. решать отдельные задачи управленческого учета.
Примеры - ИнфоБухгалтер», «Ин-фин-Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «1С:Бухгалтерия»
- интегрированные системы и бухгалтерские комплексы, формирующие информацию, на базе которой одновременно решаются задачи не только традиционного бухгалтерского, но и управленческого учета
Они обеспечивают не только выполнение основных функций учета, но и его ведение по отдельным участкам. Возможность реализации в этих программах многоуровневого аналитического учета позволяет решать отдельные задачи управленческого учета и анализа, использовать имеющуюся информацию для управления. Данные программы могут применяться на п/п малого и среднего бизнеса с численностью работников в бухгалтерии от двух до десяти человек. Для большинства этих программ типично наличие ее сетевой версии. В рассматриваемой группе выделяют программы, которые принято называть «бухгалтерскими конструкторами». Эти программы построены по модульному принципу (под модулем понимается относительно обособленная подсистема, решающая самостоятельные задачи). Весь учет реализуется через работу с совокупностью моделей, пользователь сам определяетет последовательность построения учетной системы, выбирая нужные ему модули. Полный набор модулей решает задачу комплексной автоматизации учета.
Бухгалтерские комплексы представляют собой комплекс программ (бухгалтерских АРМов — автоматизированных рабочих мест бухгалтера), обеспечивающих ведение полноценного учета по отдельным его участкам с учетом их специфики и формирование сводных данных для подготовки бухгалтерской отчетности.
Программы второй группы для автоматизации учета на крупных п/пх отличает исп-ие таких платформ (систем управления базами данных — СУБД), как SQL, Oracle, Atlantis.
Примеры - «БЭСТ», «ABACUS», «Парус», «1С: Предприятие», «Инфософт» и др.)
- корпоративные информационные системы (КИСы).
КИСы - это автоматизированные системы управления достаточно крупными предприятиями, имеющими сложную организационно-производственную структуру. В числе компонентов КИС — подсистемы БУ (с возможностью использования международных стандартов учета и отчетности), управленческого учета, планирования, анализа, кадров; автоматизированные системы управления технологическими процессами, сетевые и телекоммуникационные комплексы передачи информации, системы жизнеобеспечения, Internet-технологии.
Они имеют модульную структуру, что позволяет эффективно решать весь спектр задач, стоящих перед предприятием, обеспечивать гибкую настройку создаваемой системы в зависимости от отрасли, условий и вида деятельности, а также максимально использовать уже функционирующие на предприятии компоненты информационных систем. Назначение таких систем — учет, контроль, анализ и оптимизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Они должны иметь гибко настраиваемый инструмент разработки, что позволяет адаптировать систему. Цель КИС — обеспечить руководителей и работников предприятия комплексной и качественной информацией для принятия управленческих решений и контроля за их исполнением. Примеры – ERP, MRP II и т.д.
Поскольку деятельность бухгалтера требует соблюдения НПА, то в деятельности непременно должны использоваться справочно-правовые системы.
Информационно-правовая система (ИПС, СПС) – это автоматизированный банк данных правовой информации, устанавливаемый на ПК и способный с помощью специального программного комплекса выполнять различного рода поисковые функции (поиск актов по названию документа, дате принятия, виду нормативного акта и т.д.). Современные информационно-правовые системы состоят обычно из собственно программной оболочки и подключаемых к ней различных баз данных. Альтернативы СПС (ИПС) сейчас не существует.
Помимо этого ИПС содержат ряд комментариев, советов, статей, подсказок по тому, как наиболее оптимально организовать процесс учета на предприятии и как поступить в той или иной ситуации в целях отражения информации в бу.
Среди наиболее широко применяемых ИПС можно отметить:
- СПС «Консультант Плюс», которая содержит специализированные базы данных – ИБ «Налоги и бухучет», ИБ «Путеводитель по налогам», ИБ «Финансист», ИБ «Вопросы-ответы», ИБ «Корреспонденция счетов», ИБ «Бухгалтерская пресса и книги»
- ИПС «Гарант» (ИБ Большая библиотека бухгалтера, ИБ Практическая налоговая энциклопедия)
- ИПС «Кодекс» (продукт Помощник бухгалтера)
- ПС нового поколения «Референт» (Раздел Консультации)