Композиція службового листа

Графічно-шрифтове оформлення

У службових документах процесу уніфікації підлягає не лише зміст документа (на рівні слововживання, лексичної сполучуваності, граматики), але і його форма, графічно-шрифтове оформлення. Незвичні для читача конструкції, нестандартне оформлення тексту ускладнюють процес розуміння, роблять його багатозначним.

Важливим засобом організації тексту є внутрішньо-текстові демаркатори. Ранні графічні демаркатори не виконували функцію впорядкування тексту, тобто не вказували на розміщення виділюваної частини у цілому тексті. Такими були червоний рядок, спеціальне креслення (у подальшому спеціальний шрифт) великої літери першого слова чи зрідка кількох перших слів, відстань між рядками з одного чи більше рядків, спеціалізовані знаки ( − , ;), лінії тощо. Пізніше виникли та поширилися рубрикатори — поєднання слова (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) чи знака з порядковим числівником або літерою алфавіту. Це внутрішньотекстові демаркатори, призначені для впорядкування частин всередині тексту, полегшення його семантичного членування, отже, і швидкості сприйняття реципієнтом як окремих фрагментів, які містять необхідну для нього інформацію, так і тексту в цілому.

Рубрикація як членування тексту на частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої з використанням заголовків, нумерації тощо є зовнішнім (формально-логічним) вираженням композиції документа. Рубрикація на текстовому рівні пов'язана з поділом тексту на пункти та підпункти, які в документах позначаються тільки арабськими цифрами:

1. 1.1.1.1.1.

2.2.1.2.1.1.

3.3.1.3.1.1.

Залежно від складності поділу вибирають одно-, дво- чи тризначне позначення пункту, підпункту. Рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є не менше двох однорідних елементів переліку. При цьому можуть використовуватися підзаголовки, які повинні точно відбивати зміст частин документа, бути недвозначними і несуперечливими. Підзаголовки пунктів надають текстам документів підкреслено логічний, аналітичний характер (що властиво для текстової організації контрактів, договорів, угод).

Формально-логічний принцип текстової організації виражається у дробленні основної теми на підтеми, що розглядаються в пунктах і підпунктах, на які графічно членується текст і які позначаються арабськими цифрами.

Композиція (структура) тексту службового листа являє собою послідовне розташування його складових частин (аспектів) і великою мірою залежить від характеру і об'єму інформації, яку містить лист.

У вступній частині зазначають причину складання службового листа. В основній частині доводиться суть того, про що йдеться у листі.

У висновку роблять підсумки і називають мету написання листа.

Залежно від наявності логічних елементів та їх розміщення, службові листи бувають трьох видів:

1) листи з прямим порядком розташування логічних елементів, тобто спочатку йде вступ, потім основна частина і, нарешті, висновок;

2) листи з прямим порядком розміщення логічних елементів, у яких містяться тільки два елементи - вступ і висновок;

3) листи із зворотним порядком розміщення логічних елементів, в яких містяться два елементи - висновок і доведення.

Нині існує тенденція до уніфікації мовних засобів на всіх рівнях мови: синтаксису, стилю, термінолексики, фразеології, морфології, словотворення.

У практиці документування управлінської діяльності слід дотримуватися загальних вимог щодо тексту документів, необхідною умовною яких є:

а) точність - зміст документа повинен точно відтворювати об'єктивну дійсність, а всі факти, викладені в ньому, мусять відповідати реальному положенню справ;

б) повнота - зміст тексту документа найповніше відбиває всі обставини, пов'язані з вирішенням питання;

в) якість - текст документа має бути написаний простою і зрозумілою мовою, без зайвого багатослів'я і неточних виразів;

г) стислість - виклад тексту документа мусить бути лаконічним, без повторів, зайвих слів і словосполучень;

д) переконливість - текст службового документа має бути логічним і обґрунтованим вагомими доказами, точним і строгим.

Якщо до службового листа додається документ чи документи, то після тексту, внизу під ним, з нового рядка друкується слово «Додаток». Далі подається перелік документів, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат, а також кількості сторінок.