Процеси обліку документообігу в системі МВС України

У процесі управління діяльності ОВС мас бути якісна обробка всіх вихідних доку­ментів, рух яких проходить за певними маршрутами від місця створення чи надходжен­ня в установу до здачі на зберігання до архіву чи відправлення зацікавленим організаціям.

Однією зі складових частин процесу діловодства є документообіг — рух документів у структурі ОВС з часу їх одержання чи створення до завершення виконання чи відправ­лення. При цьому документи не просто передаються з одного структурного підрозділу до іншого чи від виконавця до виконавця, а постійно обробляються, з ними відбувають­ся певні операції діловодства. Тому оперативність вирішення питань, зафіксованих у документах, залежить від швидкості надходження й обробки документа, що в свою чергу обумовлено раціональною організацією документообігу в структурі.

Правильна організація документообігу полягає в максимальному прискоренні руху документів за рахунок установлення раціональної послідовності руху й обробки доку­ментів.

Єдина державна система діловодства встановлює основні принципиорганізації доку­ментообігу :

э проходження документів у державних структурах має бути оперативним, цілеспря­мовано регулюватись і оптимально здійснюватись;

Э документи не повинні направлятись до інстанцій, які не працюють з такими доку­ментами і якщо це не обумовлено діловою необхідністю. Кожне переміщення документа має бути виправданим. Слід організувати рух документів так, щоб уникнути їх повер­нення;

9 порядок проходження і процес обробки основних категорій документів мають бути максимально однаковими.

Таким чином, основне завдання раціональної організації документообігу — домог­тися послідовної однобічності в русі документів і однократності їх обробки. При органі­зації документообігу необхідно домогтися скорочення кількості осіб, через яких прохо­дять ті чи інші документи, і часу пребування документа на кожному робочому місці. З цією метою проектуються маршрути проходження документів, встановлюються конкретні терміни знаходження документа в кожного виконавця, а також здійснюється діючий контроль за проходженням документів на всіх робочих місцях.

Раціональна організація документообігу передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. При цьому сукупність документів, які рухаються, і їх маршрутів являє собою документоіютік,який характеризується: місцем створення чи надходження документів, їх видом; кількістю інстанцій їх проходження; характером і послідовністю операцій, що проводяться в ході роботи з документами.

Організацію документообігу в структурі МВС України визначає Інструкція з діло­водства. В ній визначаються питання діяльності структури, які належать документуван­ню, специфіка документування й документообігу в структурі, детально регламентують­ся всі операції діловодства,

У межах документообігу інструкція, як правило, висвітлює такі основні питання:

опринципи організації документообігу в даній структурі;

О порядок прийому, реєстрації, виконання і відправлення документів;

э основні етапи й інстанції руху різних категорій і груп документів;

э техніку розподілу документів за виконавцями, передачу їх з одного підрозділу до іншого.

Організаційним центром документообігу є канцелярія ■-- самостійний підрозділ, без­посередньо підпорядкований керівництву структури.

В Інструкції з діловодства у системі МВС України (наказ МВС України № 435 від 22.07.93) говориться: «Загальний документообіг в органі підраховується за групами й видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами.

Документи, які утворюються в органі, підраховуються окремо від документів, які надходять до органу.

При визначенні обсягу документообігу окремо підраховується кількість документів І кількість їх примірників, яка виражається дробом, де чисельник означає кількість доку­ментів, а знаменник — кількість примірників.

Обсяг документообігу в органі щоквартально аналізується, дані про документообіг доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами».

Додаток 1

Зразок

Контрольна картка

Підлягає поверненню до…

(назва підрозділу)

з позначкою про зняття з контролю

Контрольна картка №

Служба-виконавець

Виконавець, телефон

Термін виконання

Дозволяю зняти з контролю
Підпис „__^_________

(підпис)

Ззідки надійшов документ:

Дата

Вихідний № від

Вхідний № від _

Вид документа....... __

Короткий зміст__„

Резолюції: _

Результати виконання:

В их. №__ від

_Підписав:

Причина порушення терміну__

Відмітка про рух листа	(Зворотний бі і результати виконання	к картки)
Виконавець (прізвище) Справа JV°		тел.
	стор.

Додаток 2

(Зворотний бік картки)
Відмітка про виконання і результати вирішення_

Виконавець,
Справа №

тел.

Підлягає поверненню до органу внутрішніх справ, який встановив контроль