Порівняльна відомість фактичної наявності матеріалів з обліковими даними інвентаризації

Визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації

 

Послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризаційного процесу повинна бути наступною (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Визначення, регулювання та відображення

результатів інвентаризації

Результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями, які складаються в бухгалтерії (див. зразок 4.5).

Зразок 4.5

 
№ з/п Номенклатурний номер Найме-нування мате-ріалів Фактично при інвентаризації За обліковими даними
Сорт, марка Кількість місць Од. вим. Брутто Нетто (вагою або рахунком) Ціна, грн. Сума, грн. Кількість Сума, грн.
А Б В 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Скло-блоки шт. 5,00
Скло-плитка шт. 4,00
Цвяхи буді-вельні 10 мм шт. 1.50
Разом

 

Продовження

Різниця Пересортування Сумові різниці
Недостача Лишки Зараховано на покриття недостачі Зараховано на покриття лишків Недостача Лишки
Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн. № матеріалу Кількість Сума, грн. № матеріалу
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

 

Продовження

Результат Природний убуток Остаточний результат
Недоста-ча Лишки Оборот між інвентариза-ціями Термін зберігання Норма у % Кількість Сума, грн. Недостача Лишки
Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн. Кількість Сума, грн.
22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Звіряння залишків провели: бухгалтер Сидорова Сидорова С.А.

Матеріально відповідальна особа Вітрова Вітрова В.А.

 

Записи у порівняльних відомостях повинні відповідати наступним умовам:

а) фактичні залишки запасів, одержані шляхом інвентаризації, порівнюються із залишками за даними бухгалтерського обліку, визначеними на дату проведення інвентаризації;

б) всі обороти по руху майна, які мали місце на день проведення інвентаризації, повинні бути відображені в бухгалтерському обліку.

В порівняльних відомостях відображаються підсумкові результати, які представляють собою розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів. Правильність виявлених розбіжностей залежить від якості тих показників (за даними обліку і за даними описів), які необхідно порівняти. До початку роботи щодо порівняння цієї інформації в порівняльних відомостях (до визначення результатів інвентаризації) працівники бухгалтерії підприємства повинні провести ретельну перевірку вихідних даних. В облікових даних залишки повинні бути виведені по всіх поданих прибутково-видаткових документах на дату інвентаризації (навіть якщо це і не на останній день місяця). Порівняльні відомості можуть бути складені як з використанням засобів обчислювальної та іншої оргтехніки, так і вручну.

Після складання порівняльних відомостей їх підписують всі члени інвентаризаційної комісії, працівники бухгалтерії, що вносили до порівняльних відомостей облікові дані. На порівняльній відомості матеріально відповідальна особа робить наступний запис: “З виведеними результатами інвентаризації згоден”. Відмова матеріально відповідальної особи, у якої була виявлена недостача, підписати результати інвентаризації, оформлюється спеціальним приписом за підписом усіх членів інвентаризаційної комісії та осіб, що були при цьому присутні.

Порівняння облікових і фактичних залишків дає можливість встановити результати інвентаризації, які можуть бути трьох видів:

– фактичні залишки дорівнюють обліковим залишкам – позитивний результат інвентаризації. Однак самі по собі позитивні результати ще не дають підстави для висновків про добрий стан зберігання цінностей на даному підприємстві;

 
 


Від теорії до практики...

Практика показує, що така рівність може бути наслідком заповнення інвентаризаційного опису на підставі облікових залишків замість фактичної перевірки наявності запасів членами інвентаризаційної комісії, заповнення інвентаризаційного опису зі слів матеріально відповідальних осіб, змови членів комісії з цією особою тощо

 

– перевищення облікових залишків над фактичними, тобто недостача;

– перевищення фактичних залишків над обліковими – лишки.

Вони можуть бути наслідком різних обставин, наприклад, “економії” матеріально відповідальної особи, фактично меншого витрачання продукції порівняно з нормами природного убутку. Найчастіше таке перевищення є наслідком обміру, обважування або іншого обману покупців, надходження до магазину або на склад не відображених в обліку запасів із заводів, фабрик та інших підприємств.

Різниця фактичних і облікових залишків може бути і нереальною, такою, яка виникла внаслідок помилки в бухгалтерському обліку. В таких випадках матеріально відповідальна особа може посилатися на запущеність обліку на підприємстві, а така заява – послужить причиною для призначення судово-бухгалтерської експертизи.

Різновидом інвентаризаційних різниць може бути пересортування.

 

Пересортування – це результат взаємної заміни подібних запасів допущений через порушення технологічного та організаційного порядку, що не відображений в обліку

 

Основні причини пересортування запасів наведені нижче (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Основні причини пересортування

Законодавством про порядок проведення інвентаризації передбачено, що взаємозалік лишків і недостач в результаті пересортування допускається тільки за наступних умов:

1) якщо пересортування допущено за однойменними запасами або за однією групою, що мають зовнішню схожість або однакову упаковку (тару), за умови, що відпуск проводився без розпакування;

2) якщо пересортування допущено в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи;

3) якщо пересортування допущено за один і той же міжінвентаризаційний період.

За відсутності однієї із цих умов проводити зарахування пересортування майна заборонено.

Результати зарахування пересортування можуть бути різними (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Результати зарахування пересортування

Найбільш поширеною причиною виникнення недостач є
природний убуток.

 

Природний убуток – це втрати, які виникають при постачанні, реалізації та зберіганні запасів, зумовлені їх фізико-хімічними властивостями

 

При виявленні недостачі майна (після заліку пересортування) бухгалтерія з участю матеріально відповідальних осіб і членів інвентаризаційної комісії складає розрахунки на списання природного убутку відповідно до діючих норм.


 

 
 


Норма природного убутку – це гранично допустима величина безповоротних втрат (зменшення початкової маси) майна, що виникає безпосередньо при товарно-транспортних операціях внаслідок супроводжуючих його фізичних, хімічних і механічних процесів, а також втрат, неминучих на даному рівні застосування технологічного обладнання

 

Норми встановлені на відшкодування втрат, що утворюються при зберіганні, а також при передачі, підготовці і видачі майна внаслідок:

– усушки, утруски, вивітрювання, зникнення і різниці в масі при відпуску обсягів рідини різної густини (в залежності від кліматичних умов);

– розтрушування, розпилення і налипання до інструментів відпуску;

– розкришування, розрізу і розрубу при видачі продукції;

– витоку (танення, просочування);

– розливу, прогину і проміру при перекачуванні і видачі рідкої продукції;

– витрачання речовин на дихання (плоди, овочі, нафтопродукти тощо).

Визначити заздалегідь розмір таких втрат неможливо, тому остаточний розрахунок суми природного убутку слід робити лише після проведення інвентаризації запасів і лише в тому випадку, коли фактичні залишки запасів менші за величину залишків за даними бухгалтерського обліку. Однак не для всіх видів запасів встановлено норми природного убутку.

При списанні недостач запасів, що утворилися за рахунок природного убутку, необхідно враховувати умови, за яких здійснюється списання, та дотримуватися певних правил (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Умови та правила застосування природного убутку

Методика розрахунку природного убутку залежить від виду запасів, умов їх руху і порядку встановлення норм.

До природного збитку не можна відносити недостачу майна у зв’язку із стихійними лихами, розкраданнями, підтопленням, втратою і т.д. Ці втрати списуються комісією за актами у встановленому порядку, на підставі яких визначають причини виникнення втрат і винних в цьому осіб. Акти на списання втрат майна затверджує керівник підприємства.

Недостачі в межах норм природного убутку списуються на собівартість продукції, товарів. Недостачі понад норм природного убутку, а також недостачі таких матеріальних запасів, по яких не може бути природного убутку, слід відносити на винних осіб, якщо таких виявлено, в інших випадках – на фінансові результати діяльності суб’єкта господарювання. Остаточне рішення про списання недостачі приймає власник або керівник, при цьому його рішення не повинно суперечити чинним нормативно-правовим актам.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням в ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій щодо заліку недостач та лишків при пересортуванні, списання недостач в межах норм природного убутку, а також понаднормових недостач і втрат від псування запасів та вжитих заходів щодо запобігання недостачам і втратам в подальшому. Ревізор повинен ознайомитись зі змістом протоколу (зразок 4.6). Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений керівником підприємства в 5-денний термін.

Зразок 4.6

Підприємство ВАТ “Олена” “Затверджую” Код ЄДРПОУ 22416279 Директор Коваль Коваль М.М. Код за УКУД_________ “30” грудня 200х року Протокол № _____ засідання постійно діючої комісії ЗАТ “Орбіта” від “30” грудня 200х року Всього членів комісії: чотири чол. Були присутні чотири чол. Порядок денний: Про підбиття підсумків інвентаризації, яка проводилася за наказом № 10 від 20 грудня 200х року в період з 26 грудня по 30 грудня 200х року 1. Про порядок прибуткування лишків запасів, виявлених під час інвентаризації. 2. Про порядок врегулювання виявлених недостач товарно-матеріальних запасів. 3. Про розробку та затвердження заходів щодо запобігання виявленим порушенням. 4. Про оформлення пропозицій щодо прийняття рішень за виявленими порушеннями (крадіжками, недбалим ставленням до службових обов’язків тощо). З першого питання виступила: член постійної діючої інвентаризаційної комісії, менеджер з продажу П.А Петрова. і запропонувала виявлені лишки оприбуткувати на баланс за справедливою вартістю. Постановили: Оприбуткувати виявлені лишки товарно-матеріальних запасів на баланс за справедливою вартістю. За прийняте рішення голосували: За чотири Проти немає Утримались від голосування немає І так далі Голова зборів ІвановІванов І.В. (підпис) (П.І.Б.) Секретар СтоляровСтоляров С.В. (підпис) (П.І.Б.)

 

За результатами проведеної інвентаризації видається наказ керівника підприємства, відповідно до якого приймається рішення щодо виявлених розбіжностей. Облікові дані уточнюються згідно з фактичними. Якщо матеріально відповідальна особа не погоджується з недостачею, надані нею пояснення обов’язково вивчаються. В такому випадку необхідно провести повторну інвентаризацію. Крім цього, перевіряється своєчасність та ефективність відшкодування матеріально відповідальними особами сум по недостачах запасів, виявлених за минулі періоди.

Виявлені при інвентаризації розходження фактичної наявності об’єктів майна з даними бухгалтерського обліку, регулюються підприємствами в наступному порядку:

– основні засоби, нематеріальні активи, запаси, грошові кошти і документи, а також інші активи, що виявилися лишками, підлягають оприбуткуванню і зарахуванню на результати господарської діяльності з наступним встановленням причин виникнення лишку і винних в цьому осіб;

– природний убуток цінностей в межах встановлених норм списується за рішенням керівника підприємства, відповідно на витрати операційної діяльності. Норми природного убутку можуть застосовуватись лише в разі виявлення фактичних недостач. При відсутності норм втрати розглядаються як понаднормова недостача;

– понаднормові недостачі та втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, знищення та псування матеріальних цінностей;

– понаднормові втрати і недостачі матеріальних цінностей, коли винні особи не встановлені або у стягненні матеріальної шкоди з винних осіб відмовлено судом, списуються на витрати звітного періоду.