ГРАФІЧНІ СКОРОЧЕННЯ, АБРЕВІАТУРИ
У різноманітних документах застосовуються певні типи скорочень. Усі вони повинні І цповідативимогам правил орфографії та пунктуації. Правила скорочення слів у тек-:тах ділових паперів закріплені державним стандартом. Скорочення виправдані, оскільки вони зменшують час на складання тексту, заощаджують місце на папері і витрати на виготовлення документів.
Графічні скорочення— це економне позначення слів у документах. Особливість їх полягаєв тому, що вимовляються вони в усному мовленні повністю і скорочуються лише на письмі. Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, якщо це не кілограмова чи метрична міра: (кг, т, мм, км, дм, г).
Основним критерієм скорочуваності є доступність.
Розрізняють два види скорочень: а) для зорового сприйняття; б) для вживання в писемній МОВІ.
Графічні скорочення для зорового сприйняття не мають граматичного оформлення, позначаються малими літерами, записуються :
а) через дробову риску: о/с (особовий склад), в/ч (військова частина), р/р ( розрахун
ковий рахунок), п/п (порядковий номер) тощо.
б) через дефіс: м-ць (місяць), б-ка (бібліотека), е-во (видавництво), р-н (район) , ф-ція
(функція) тощо.
При вживанні в писемній мові слова скорочуються на приголосну, після якої ставиться крапка: кв. (квартира), гр. (громадянин), див. (дивись), обл. (область), с. (село), опор, (сторінка), укр. (український) тощо.
Абревіатура— скорочене складне слово (іменник), утворене з початкових звуків, початкових літер чи початкових частин слів, на основі яких твориться скорочення.
За вимовою розрізняють такі види абревіатур:
1. Ініціальні(буквені)— утворені поєднанням назв перших букв кількох слів. На письмі
вони передаються великими буквами. Н а прик лад:М5С, ОРД,ДА1, КПК, РВВС, ЧАЕС,
СБУ, ВЛК, РУ, ГУМВС, КРУ тощо.
2. Звукові— утворені від перших літер тих слів, які стали основою для їх утворення:
вуз, райвно, завуч, неп тощо.
3. Складові— утворені від початкових частин кожного твірного слова: Мін'юст,
Інтерпол, Донбас, Мінфін, юрфак, комбат тощо.
4. Змішані— утворені за допомогою частини слова та цілого слова: Інюрколегія, спец-
полк, опергрупп, райвідділ, адміннагляд, меддопомога, темплан,державтоінспекція, опер-
уповноважений тощо.
Абревіатура має граматичне значення, функціонує як в усному, так і в писемному мовленні.
У наш час абревіатури дость часто використовуються у сфері діловодства. Багато з них стали загальновживаними і увійшли в словниковий запас людей як повноправні лексичні одиниці. Вони постійно вживаються в різних стилях писемної мови, в тому числі й в офіційно-діловому.
Вимова абревіатур багато в чому залежить від кількості, а також розміщення в ній голосних і приголосних звуків. Найголовнішими закономірностями вимови абревіатур можна вважати такі.
1. Абревіатури вимовляються як звичайні слова, за звуками: міськвно, соцзабез, загс
тощо.
2. За звуками вимовляються також Ініціально-звукові абревіатури, що складаються
з ініціалів: ДТП, ППС,НАВСУ, КПП тощо.
Однолітерні абревіатури з цифрами вимовляються за назвами цифр: Т- 34, Т- 150, АН-14.
Вимогидо скорочування вдокументах
Використовуючи абревіатури і графічні скорочення в документах, слід дотримуватись таких вимог:
1. Скорочування повинно бути зрозумілим і легко розгортатися в повну назву. Бажа
но використовувати стандартні скорочення.
2. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом чи скороченням, уже наяв
ним у мові. Наприклад: ОРД (оперативно-розшуковадіяльність); ОРД (організацій
но-розпорядчі документи); р. (рік),р. (річка); с (сторінка), с. (село).
Саме для того щоб уникнути такого збігу, існують дві різні абревіатури: ДДУ (Дніпропетровський державний університет); ДонДУ (Донецький державний університет), с (село) , але сторінка — стор. ( бо cm. — стаття).
3. Скорочене слово чи словосполучення має зберігати однакову форму в одному
тексті. Наприклад, скорочуючи слово «товариш» один раз формою т., другий —
тов., ви порушите однотипність і однозначність документа.
4. У документах не слід захоплюватись великою кількістю скорочень, бо це знижує
офіційність тексту.