Типи і ефективність організаційних комунікацій

Спілкування людей в організації здійснюється за допомогою вербальних і невербальних методів. Вербальні комунікації реалізуються за допомогою усних (діалог, нарада, переговори, презентації і тому подібне) або письмових (накази, розпорядження, інструкції, листи і ін.) повідомлень, невербальні - здійснюються за допомогою мови рухів (осанка, жести, поза, вираз обличчя і ін.) тіла і параметрів мови (інтонація, тембр голосу, темп мови, гучність голосу, вимова, стиль мови і ін.).

Способи забезпечення комунікації добре відомі - це слухання, мова, читання, лист. За значимістю слухання знаходиться на першому місці, займаючи до 45% часу міжособових комунікацій. Мова займає до 30% часу міжособових комунікацій (діалоги, наради, переговори презентації). Для підвищення ефективності комунікацій важливо приділяти велику увагу культурі мовлення. Читання грає найважливішу роль, особливо для людей, що мають аналітичний розум і що володіють технікою швидкого читання. Читання складає близько 15% часу міжособових стосунків.

Тип особи людини має також велике значення в процесі комунікації. Своєчасне розпізнавання типу особи співрозмовника дозволить вам адаптувати свої пропозиції і дасть додаткову можливість добитися успіху в переговорах.

Комунікації - життєво важлива ланка між керівником і підлеглими, вони є інструментом внутрісистемної координації, допомагають отримувати інформацію на усіх рівнях управління. Дослідження різних організаційних структур показують, що комунікація відіграє важливу роль у розвитку організації як цілісного організму. Кожен керівник зацікавлений у поліпшенні комунікації. За допомогою комунікації реалізуються цілі компанії, проводяться нові ідеї, мотивація, здійснюється контроль за поведінкою членів групи. Комунікації потрібні для затвердження авторитету і волі керівника.

Формування комунікаційних мереж і створення умов для успішного функціонування комунікацій в організації складають одне з найважливіших завдань управління. Не випадково німецькі учені В. Зигерт і Л. Ланг відмічають: "Хліб людей організації - інформація і комунікації. Якщо порушуються інформаційні потоки усередині підприємства і зв'язку із зовнішнім світом, само існування цього підприємства під загрозою. Однієї інформації недостатньо. Тільки коли вона відповідним чином перетвориться і обробляється, тобто коли виникають комунікативні зв'язки, забезпечуються існування і ефективна діяльність організації".

Згідно з низкою опитувань, проведених американськими дослідниками організацій, близько 250 тис. рядових працівників 2000 різних компаній, а також 73% керівники американські, 63% англійських і 85% японських компаній вважають, що недостатня розробленість комунікацій є головною перешкодою на шляху досягнення ефективності діяльності їх організацій.

Дійсно, обмін інформацією включений як найважливіша ланка в усі основні види діяльності організації, отже, якщо комунікаційні зв'язки (як внутрішні, так і зовнішні) не існують або не діють, це негативно позначається на функціонуванні усієї організації. Це пояснюється рядом причин:

керівникам підрозділів організації доводиться витрачати багато часу на пошук потрібної інформації і її обробку;

відбувається дублювання інформації, оскільки одна і та ж інформація поступає в підрозділи організації і до її керівництва з різних джерел;

у одних підрозділах і у одних керівників відчувається недолік інформації, тоді як в інших підрозділах може статися інформаційне перевантаження;

працівники організації мало обізнані про її діяльність, плани, орієнтацію і положення в зовнішньому середовищі, що негативно позначається на процесах інтеграції, точному виконанні розпоряджень керівництва тощо.

У зв'язку з цим однією з головних цілей управління в організації є створення системи комунікації, її запуск і здійснення контролю за її функціонуванням.

Організаційні комунікації можуть бути представлені у вигляді базових, похідних і змішаних схем. До базових схем відноситься лінійна і кільцева. До похідних відносяться: колесоподібна, зіркоподібна, ієрархічна, штабна і матрична. З наборів базових і похідних схем формуються змішані схеми. У рамках однієї організації може існувати декілька типів комунікацій.

Керівник вищого рівня Керівник (підлеглі) Підлеглі

Мал. 3.1. Лінійна схема (у схемі немає зворотного зв'язку)

Лінійна схема рекомендується для невеликих організацій при високому професіоналізмі і авторитеті керівника; а також великій зацікавленості підлеглих в її успішній роботі. У схемі делегуються лінійні і функціональні зв'язки.

Рис. 3.2. Кільцева схема (□ - персонал)

Кільцева схема є замкнутою на керівника лінійною схемою. Вона ефективна в невеликих організаціях або в підрозділах середніх організацій із стабільною продукцією і стабільним ринком. Для кільцевої схеми характерний розподіл функціональних обов'язків серед професійних працівників, а адміністративні залишаються у керівника.

Організаційні стосунки між персоналом компанії можуть бути представлені також у вигляді різного поєднання базових схем, представлених як "колесо" і "зірка".

Рис. 3.3. Схема "колесо"

Схема "колесо" ефективна в невеликих організаціях або підрозділах, в яких потрібно постійне коригування виробництва продукції. Це зазвичай обумовлено нестійкою номенклатурою випуску, змінами попиту на продукцію. Схема поєднує самостійність дій працівників і професіоналізм керівника.

Схема "зірка" є розгалуженою системою лінійних стосунків. Вона рекомендується при філіальній структурі організації і при необхідності дотримання конфіденційності в діяльності кожного складового підрозділу. Між об'єктами управління немає внутрішніх зв'язків. З кожним об'єктом тільки керівник реалізує лінійні і функціональні зв'язки.