Тема 6. Документация по личному составу

Нормы этикета деловой переписки

ü Бумага требуется хорошего качества, чистая, аккуратно обрезанная

ü Бланки для письма должны быть правильно оформлены

ü Листы нумеруют, кроме первых, только на лицевой стороне

ü Текст через полтора интервала

ü Желательно избегать переноса слов

ü Письмо складывается текстом внутрь или не сгибая (посылаются в больших плотных конвертах)

ü На письмо следует дать ответ в течение 10 дней (в крайнем случае 30 дней)

ü Подпись от руки (факсимиле не допускается)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Текст телеграммы отличается телеграфическим стилем, составляется в предельно сжатой форме.

Телефонограмма– обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (устно по каналам телефонной связи и записывается от руки)

Телефакс(факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

Трудовые правоотношения любой организации или предприятия с работником регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года.

На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называетсядокументацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

· Трудовые книжки;

· Личные карточки формы Т-2;

· Личные дела;

· Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.

Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.

Прием на постоянную работусопровождается составлением документов по следующей схеме

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.

Документирование увольнения работникапроизводится по следующей схеме

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по схеме

Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:

· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;

· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (вводится в действие в 01.01.2004).

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).

Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления (ДОУ)

Тема 1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)