Архівне законодавство і відомчі архіви

На розвиток архівів в Україні у XIX ст. суттєво впливала загальна постановка архівної справи в Російській імперії. Укази, розпорядження, накази і постанови різних відомств стосувалися усіх сторін архівної справи: концентрації архівного матеріалу, розбиранню і впорядкуванню архівних фондів, правил знищення старих архівних справ, зберігання архівних документів.

За указом 1798 р. всі закінчені в різних місцевих інстанціях судові справи в кожній губернії здавалися до архіву губернської судової палати. Указ 1800 р. вимагав "решенные дела" адміністративного характеру передавати до архіву губернського правління, а фінансово-економічні справи зосереджувати у казенній палаті.

Циркуляри та інструкції Міністерства внутрішніх справ передбачали впорядкування архівів судових місць, канцелярій прокурорів і стряпчих (1850 ), щорічний перегляд справ, яким минуло десять років, та перевірку архівів раз на рік (1852). Перегляд справ мала проводити комісія, утворена з дозволу вищої влади. З 1867 р. такі комісії встановлювалися губернською владою.

Циркуляром від 9 грудня 1852 р. Міністерство внутрішніх справ запровадило "Росписание тех родов архивных дел, которые не должны подлежать уничтожению по губернским правленням й уездным присутственным местам", яке передбачало 23 категорії таких справ. Встановлювалися відповідні категорії для міських дум та квартирних комісій.

Не залишилися поза увагою уряду архіви ліквідованих уста нов. Так, після ліквідації управління новоросійського і бессарабського генерал-губернатора (січень 1874 р.) вирішувалося питання про влаштування архіву цієї канцелярії і було асигновано суму понад 3 тис. карбованців на утримання цього архіву, і виплату коштів службовцям архіву.

Військове міністерство розробило Правила передавання закінчених справ до архівів військових канцелярій. Всі справи і книги поточного діловодства було розділено на три категорії ("разряды"), відповідно до яких після закінчення справи документи призначалися для знищення або для зберігання в архівах[12]. Справи, призначені для зберігання в архівах, поділилися на дві групи: справи, які зберігалися певний строк (1,3,5,10,35, 40 років) та справи, які необхідно "хранить всегда", "хранить вечно". До категорії "хранить всегда" належали "описи делам и книгам, хранящимся в архиве".

Упорядкуванням архівів духовного відомства з середини XVIII ст. опікувався Святійший Синод. 1865 р. було створено комісію для розбирання справ Синодального архіву. Крім справ власне цього архіву, комісія приділяла увагу архівам консисторським. У грудні 1868 р. комісія дійшла висновку, що архівні справи не можуть розглядатися як потрібні чи не потрібні, вказавши на їх цінність як писемних пам'яток, що дають багатий матеріал для статистики, історії, юридичної науки. Указом 1869 р. Святійший Синод заборонив єпархіальній владі знищувати старі архівні справи і передбачив заходи щодо упорядкування архівів духовного відомства.

У відповідності з указом Святійшого Синоду, Церковно-історичне і археологічне товариство при Київській духовній академії 1898 р. створило комісію для розбору і опису справ Київської духовної консисторії. Протягом року комісія ретельно переглянула архів, виділила всі справи XVIII ст. і перших трьох років XIX ст. (адміністративні й судові), а також книги указів, описи монастирів і церков, прибутково-видаткові книги, клірові, сповідні і метричні книги 1731 -1803 pp. Комісія відзначила відсутність у консисторському архіві загальних описів справ і книг за XVIII ст. Для успішного розбирання та впорядкування архівних документів комісія рекомендувала передати справи і книги старого консисторського архіву до 1803 р. включно "без отчуждения их от консистории"[13].

1873 р. при Міністерстві народної освіти було створено "особливу" комісію з представників різних відомств під головуванням сенатора М. Калачова для обговорення питання про влаштування архівів і зберігання в них документів. З цією метою збиралися дані про стан архівів усіх відомств. Департамент загальних справ Міністерства внутрішніх справ розіслав "вопросные пункты", для з'ясування питання приміщень архівів, співробітників, кількості справ і хронології, способів зберігання, систематизації документів, наявності опису справ, існування фактів знищення і передання архівних матеріалів[14].

Наприкінці XIX – на початку XX ст. на пропозиції істориків та архівістів уряд визнав за необхідне провести реорганізацію архівної справи.