Литовська та Коронна метрики. Волинська метрика
Акти, видані від імені великого князя, зосереджувалися в архіві, відомому під назвою Литовська метрика (Л М). Характер діловодства великокнязівської канцелярії визначив склад документів ЛМ. Канцелярія встановлювала порядок видавання грамот. Виготовлену грамоту переписували і відпуск ("отпуск") заносили до книги. Далі грамоту передавали писареві для її скріплення. За "скріпою" писаря грамота могла виходити від імені князя без його підпису. Канцлер чи підканцлер скріплював грамоту печаткою.
В діловодстві середньовічних установ використовувалися регістри (реєстри) – книги з записом текстів вихідних документів, що спричинило розвиток різновидів актових книг, до яких вписували різні документи. Акти верховної влади записували до книг ЛМ.
У середньовічному діловодстві термін "метрика" відповідав термінові "реєстр" ("регест").
У вузькому розумінні ЛМ означає реєстри канцелярії ВКЛ, куди заносили записи важливих, як правило, вихідних з канцелярії документів. Функціональне призначення книг записів актових документів – відтворювати офіційні копії документів, що вийшли з великокнязівської канцелярії, які підтверджували права успадкування, привілеї, шляхетність походження тощо.
Практичні потреби зберігання і використання архівних документів диктували архівістам доцільність складання реєстрів документів. 1570 року документи, які зберігалися у державній скарбниці, були детально описані. Для прискорення пошуку документів канцлери запровадили групування матеріалу під час записування до книги метрики. Наприкінці XV ст. книги ЛМ складалися за тематичним принципом. Канцелярія вела "книги данин і судових справ", "книги аренд", "книги відправ", "книги посольств".
З ініціативи канцлера Льва Сапєги 1594 р. почали переписувати книги ЛМ. За кілька років всі книги було переписано, зроблено реєстри внесених до них документів. Старі книги мали зберігатися в казні, а переписані – у канцлера для загального користування. Саме ці книги-копії XV – першої половини XVI ст. збереглися, а давні оригінальні книги втрачені.
За час свого існування ЛМ зазнала кількох географічних переміщень і, як наслідок, – структурних змін. Головний архів ВКЛ в давні часи зберігався в Троках (біля Вільни) у великокнязівській скарбниці.
1511р. ЛМ перевезли до Вільни, де зберігали її у державній скарбниці (Вільнюський замок). Місцезнаходження архіву в замку під наглядом скарбника свідчить про cтавлення уряду до державного архіву. Державна скарбниця була для великокнязівської канцелярії архівом. Крім цієї основної канцелярії, існувала "похідна" при великому князі у його подорожах. Записи з книг похідної канцелярії заносили до основних книг ЛМ.
1765 р. ЛМ було перевезено до Варшави, де під керівництвом польського історика Адама Нарушевича книги ЛМ було оправлено і укладено реєстри документів до кожної.
Після третього поділу Речі Посполитої ЛМ було передано до Петербурга, де спеціально створена комісія (експедиція 1803 р.) уклала реєстр перших сорока книг ЛМ. 1799 р. за умовами російсько-прусської угоди частину матеріалів ЛМ було передано Пруссії. Із книг переписів і справ публічних у сенатському архіві залишилося те, що стосувалося Литви і Галичини. Зі створенням Варшавського генерал-губернаторства в період наполеонівських війн матеріали ЛМ Пруссія повернула до Варшави.
Метрику, яка зберігалася в Сенаті, 1809 р. було розділено і частина матеріалів (козацькі справи і, частково, польські) потрапила до Депо манускриптів при імператорській Публічній бібліотеці. ЛМ використовували у довідковій діяльності Сенату (видавали копії грамот та інших актів для доказу прав власності).
Упорядкуванню ЛМ сприяла діяльність комісії, створеної 1835 р. з метою перевірки архівів Міністерства юстиції. Крім заходів щодо охорони і збереження документів ЛМ, комісія систематизувала ЛМ, поділила всі книги на 12 відділів: книги записів, судові справи, публічні справи, переписи, виписи, справи за печаткою, книги Неодмінної Ради і справи новітнього діловодства XVIII ст., реєстри, книги копій, давні акти, родовідні справи, межові карти і плани. Метрикант С. Пташицький затвердив цю структуру, уклав і видав опис книг ЛМ.
1887 року ЛМ передали до Московського архіву Міністерства юстиції (МАМЮ). Наступного року 350 "давніх актів" надійшли до Московського архіву Міністерства закордонних справ. За умовами Ризької угоди 1921 р. ці документи було повернуто до Варшави в Архів головний актів давніх (АГАД). 1939 року Центральний державний архів давніх актів у Москві (ЦДАДА) взяв на облік фонд ЛМ (ф. 389, 662 од. зб.). Крім книг великокнязівської канцелярії, до складу фонду ЛМ в РДАДА входять архіви судових установ, документи приватних архівів. Таким чином, фонд 389, в якому об'єднано документи різних фондоутворювачів, набув характеру архівної колекції.
Центральним архівом Речі Посполитої, куди після Люблінської унії (1569) увійшли українські землі, була Коронна метрика (KM). Ця назва закріпилася за урядово-адміністративними книгами, які вели в Коронній канцелярії. До книг вписували документи, що виходили з королівської канцелярії: королівські універсали, привілеї шляхетським родам і католицькій церкві, приватноправові акти, конституції, документи зовнішньополітичної діяльності. Для інкорпорованих до Корони Польської воєводств – Волинського, Брацлавського і Київського у Коронній канцелярії започаткували з серпня 1569 р. окрему групу книг – Руську (Волинську) метрику. Волинська метрика стала структурною частиною KM. Книги перебували у віданні коронного канцлера, їх вели окремі "руські писарі" Коронної канцелярії.
На українських землях у складі Речі Посполитої за Люблінською унією 1569 р. діяло не коронне, а русько-литовське право, офіційною мовою визнавалася українська ("руська") мова, що і було підставою для виділення "руських" книг у діловодстві Коронної канцелярії. Таким чином, відмінність у мові офіційного діловодства зумовила появу "руської" серії у складі KM[1].
До книг записували не тільки грамоти, привілеї, а й судові рішення короля.
Особливості діловодства Коронної канцелярії та порядкування в державному архівосховищі Речі Посполитої були такими, як і у ВКЛ. Подібною стала і дальша доля обох метрик (Литовської і Коронної): 1765 р. їх об'єднали у Варшаві, 1796 р. перевезли до Петербурга, а згодом – до Москви. 1923 року за Ризькою угодою між Польщею та Росією KM було повернуто Польщі. Волинська метрика 1569-1673 pp. залишилась у Москві.