Письма. Их виды. Порядок оформления

Подготовка справочно-информационной документации

Справочно-информационная документация содержит информацию о состоянии дел на предприятия в порядке устранения проблем и о возможных проблемах в будущем. К этим документам относят письма, справки, докладные записки, акты, протоколы и т.п. Все эти документы являются основанием для принятия распоряжения (постановления) об устранении проблем. При написании основания для издания распорядительной документации необходимо ссылаться на реквизиты справочно-информационных документов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловое письмо имеет свои особенности в стиле изложения. Письмо оформляется на бланке для писем. Форма бланка может иметь трафаретный электронный вид. Подлинник печатается на офисной бумаге. При подготовке к складыванию в конверт должно быть не более 2-х перегибов. При укладке в конверт формата «лонг» лист делится по вертикали на 3 части. В России выпускаются конверты формата С6 (114 х 162 мм). Под этот конверт сгибы делаются перпендикулярно друг другу по середине листа. Формат «лонг» более удобен для сохранения информации на листе. В отличие от остальных документов, в письмах не указывают название вида документа, кроме гарантийного и претензии.

Текст письма следует разбивать на абзацы. В первом формулируется проблема с описанием фактов, событий, явлений и ссылкой на документы. Цель – дать полную информацию по проблеме, чтобы исключить поиск информации в других источниках и добиться быстрого решения проблемы. Во втором – высказывается основная цель, делаются выводы, излагаются предложения (рекомендации, просьбы), даются гарантии или обещания. В случае необходимости второй абзац можно разделить по теме: во втором абзаце – цель, выводы (заключения), а в третьем – рекомендации просьбы предложения. Рекомендуемы размер письма не более одной страницы.

По функциональному признаку письма делят на 2 группы: требующие и не требующие ответа. К письмам, требующим ответа относятся: Обращение; Просьба; Предложение; Запрос. К письмам, не требующим ответа относятся: Предупреждение; Напоминание; Подтверждение; Приглашение; Отказ; Извещение; Сопроводительное; Гарантийное; Информационное; Циркулярное.

В обращении должны быть слова «Уважаемый господин… сударь… гражданин!», а в конце, перед подписью «С уважением.». При личном знакомстве в обращении можно ставить: «Уважаемый Андрей Николаевич!».

Ниже приводятся образцы писем.

Деловое письмо

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,