· відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас із оригіналом через копіювальний папір);

· витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);

· дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

· документи постійного зберігання;

· документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

· документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

· організаційно-розпорядча;

· стандартів і технічних умов;

· планова;

· звітно-статистична;

· конструкторська;

· технологічна;

· розрахунково-грошова;

· із ціноутворення та ін.

4. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту

1. Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.

Текст оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах не перевищувала чотирьох-п'яти.

Текст службових документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: «Відповідно до Указу Президента України від 12.09.2012 № 123 «Про...».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об’єкта за низкою ознак, оформлюють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної – конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну основу тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК, а змінну – вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць.

2. Оформлення сторінки

Для зручності користування документом і його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця – береги (поля). Берег із лівого боку – 35 мм, він використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається берег не менше 8 мм – це зберігає текст від пошкоджень.

Берег верхнього краю сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода.

Берег нижнього краю сторінки не повинен бути меншим ніж 19 мм для аркушів формату А4 (210 х 297 мм), для аркушів формату А5 (148 х 210 мм) – 16 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Окрім них там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, а друга й наступні сторінки друкуються на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір того ж самого ґатунку, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок. У документах, які оформляються на двох і більше аркушах паперу не нумерується тільки перший аркуш, решта нумеруються.

При вміщенні документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова «сторінка» та пунктуаційних знаків (неправильно: - 5 - , 10.).

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

3. Оформлення титульної сторінки

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце й рік видання, назву видавництва тощо. Титул служить для початкового ознайомлення з працею, тому важливо, щоб на ньому були зафіксовані відомості, які характеризують її.

Титул може містити такі елементи:

1) прізвище та ініціали автора;

2) назву установи, від імені якої видається праця;

3) заголовок, що характеризує тему;

4) підзаголовок, який уточнює тематику;

5) рік видання (написання);

6) серію, до якої належить друкована праця;

7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);

8) номер частини, тому, випуску;

9) черговість видання, починаючи з другого;

10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача та редактора перекладу;

11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів;

12) рекомендації відповідних установ («Рекомендовано Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України як навчальний посібник»; «Затверджено до друку вченою радою Інституту мовознавства імені О.О. Потебні НАН України»).

У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї.

Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові.

Ще на звороті титульної сторінки можуть зазначатися:

1) вказівки, за яким виданням друкується книга;

2) відомості про постанову вченої ради тощо;

3) повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу;

4) першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка;

5) вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір;

6) повідомлення про додатки на вкладних аркушах;

7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо).

Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша.

Якщо титул починається з ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п’ять інтервалів від цих даних.

Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо в заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали.
Назва видавництва, місце й рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

4. Рубрикація тексту

Рубрикація– це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної. Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що виражає зовнішню будову (композицію) всього документа та вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики й призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класич­ний абзац має три частини:

– зачин (формулює тему абзацу – зміст);

– фраза (містить основну інформацію абзацу);

– коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна вира­жати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча діловий стиль не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення та вказу­вання на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійно­го розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр і доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень має бути по­слідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

! Згідно з ДСТУ 3008-95, слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (ґ), Є (є), 3 (з), І (і), І (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуа­ції, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик за­стосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, одно­значні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумера­цію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:

1, 2, 3 …

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядко­вого номера підрозділу, відокремлених крапкою. Після номера підрозділу крапку не ставлять:

1.1, 1.2 …

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожно­го розділу або підрозділу:

1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3 …

4.1. Правила оформлення заголовків і підзаголовків

Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Тому заголовок має бути коротким, граматично узгодженим з назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «кого?», «чого?».

Оформлюючи заголовки, дотримуються таких правил:

1. заголовок пишуть великими літерами;

2. довжина рядка заголовка має бути не більше ніж 40 друкованих знаків;

3. якщо заголовок містить кілька рядків, то він має ділитися за змістом. У такому випадку між рядками робиться один інтервал;

4. текст від заголовка відділяють трьома-чотирма інтервалами;

5. короткі заголовки пишуть врозрядку;

6. крапка після заголовку не ставиться.

Відрізняють два способи оформлення заголовків:

- центральний;

- прапорцевий. Наприклад,

ІННОВАЦІЇ В ТУРИСТИЧНІЙ СФЕРІ

Підзаголовки оформляють:

1. малими літерами, починаючи з великої;

2. відстань від заголовка до підзаголовка становить 2 інтервали;

3. від підзаголовка до тексту відступають 3-4 інтервали;

4. між рядками підзаголовку має бути один інтервал;

4.2. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту

Примітка– це додаткове пояснення до тексту.

Правила оформлення приміток

1. Слово «Примітка» пишуть малими літерами від лівого поля. У кінці слова ставлять крапку (якщо одна примітка) або двокрапку (якщо декілька приміток).

2. Від тексту до слова «Примітка» – два інтервали.

3. Текст примітки пишуть через один інтервал стовпчиком.

4. Якщо приміток декілька, їх нумерують арабськими цифрами й відокремлюють між собою двома інтервалами.

Наприклад:

Примітка. Оголошення – це офіційне повідомлення, інформація про масовий захід.

Додаток – це доповнення тексту довідковими матеріалами (довідки, таблиці, креслення, копії документів тощо). Оформлюють аналогічно примітці. У кінці слова «Додаток» завжди ставлять двокрапку.

Наприклад:

Додаток: плани-проспекти на 3-х арк. у 2-х пр.

Підстава –це інформаційний матеріал (факти, причини), що є основою для складання документа (наказів, актів тощо).

1. Підставу оформлюють після тексту документа (у наказах) та перед текстом (в актах).

2. Слово «Підстава» завжди пишуть в однині. У кінці слова ставлять двокрапку.

3. Оформлюють аналогічно додаткам.

Наприклад:

Підстава: 1. Графік відпусток.

2. Заява Петрова В.Ю.

4.3. Виноски до тексту та правила їх оформлення

Виноска – це текст, розміщений в кінці сторінки, що відокремлюється від основного тексту підкреслюючою лінією.

Оформляють виноски таким чином:

· основний текст від виноски відокремлюють підкресленням, яке пишеться знаком «дефіс» завдовжки 15 ударів;

· підкреслення відділяють від основного тексту 1,5-2 інтервалами;

· текст виноски від підкреслення відділяють двома інтервалами;

· текст виноски друкують через один інтервал;

· кілька виносок друкують через 2 два інтервали;

· виноски розривати не дозволяється.

Розраховують виноски таким чином: наприклад, на сторінці одна виноска. Вона має чотири рядки. Їй належать чотири інтервали. Нижнє поле 20 мм, від підкреслення два інтервали.

4.4. Правила оформлення бібліографії

Бібліографія – це список літератури з певного питання.

Бібліографічний опис – це сукупність бібліографічних відомостей про документ, його складову частину чи групу документів, які наведені за певними правилами, необхідні та достатні, і є результатом аналітико-синтетичної переробки інформації.

Для уніфікації складання бібліографічного опису на міжнародному рівні, забезпечення можливості обміну результатами каталогізації розроблено національний стандарт ДСТУ 7.1:2006 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання», який набув чинності 1 липня 2007 року. Він є базовим для системи стандартів, правил, методичних посібників зі складання бібліографічного опису. Дані для складання описів беруться безпосередньо з видання. Опис складається з обов'язкових елементів: основний заголовок, автори, повторність видання, рік видання, обсяг.

Розрізняють бібліографію:

1) реєстраційну – знайомить читача з назвами усіх книг з конкретного питання;

2) рекомендаційну – містить назви книг, які автор радить прочитати;

3) як список використаної літератури – містить перелік книг, на які посилається автор.

Вибір автором певного типу бібліографії залежить від характеру та призначення видання.

Порядок розміщення назв книг у списках літератури може бути алфавітним, хронологічним, тематичним. Всередині тематичних рубрик треба дотримуватися алфавітного або хронологічного принципу розташування назв.

Список літератури може записуватися двома способами:

1) перший рядок назви книги пишеться від лівого поля без абзацу, а другий і наступні рядки – з абзацу, наприклад:

Головащук, С.І. Словник-довідник з правопису та слововживання [Текст] / С.І. Головащук. – К.: Рідна мова, 2000. – 351 с.

2) перший рядок назви книги пишеться з абзацу, а другий і наступні рядки – від лівого поля без абзацу, наприклад:

Словник скорочень в українській мові : понад 21000 скорочень / за ред. Л.С. Паламарчука. – К. : Вища шк., 1988. – 511 с.

Перевага частіше надається другому способу. Список літератури, вміщений у кінці книги, пишеться через два інтервали. Бібліографічне посилання, вміщене в кінці сторінки, оформлюють як виноску.

4.5. Прийоми виділення окремих частин тексту

Для надання логічного або смислового наголосу окремій частині тексту використовуються відповідні прийоми виділення слів. Наприклад: Тарифи – система ставок, яка визначає розміри оплати за послуги (ціна послуг).

Для виділення в тексті окремих слів або частин існує чотири способи:

1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів.

2. Урозрядку оформлюються окремі слова та короткі фрази. Коли слово пишеться в розрядку, то після кожної букви в слові робиться проміжок в один знак, а між словами, написаними в розрядку, й текстом роблять відступ у 2-3 знаки, щоб слова відділялись. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані одного знака, а наступне слово починається за 2-3 знаки.

3. Підкреслення – найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Проте лапки й дужки підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, починаючи від першої букви й закінчуючи останньою буквою речення.

Наприклад: Обов’язковою для вивчення є тема «Джерела походження фразеологізмів».

4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп’ютері.

5. Реквізити документів і вимоги до їх написання

Згідно з ДСТУ 4163-2003 Національного стандарту України існують такі

вимоги до змісту та розташування реквізитів документа:

5.1. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

5.2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.

5.3. Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка.

5.4. Код організації проставляють за ЄДРПОУ (Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію».

5.5. Код форми документа (якщо він є) проставляють вище реквізиту «Назва виду документа».

5.6. Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.

5.7. Назва організації – автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

5.8. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони – автори документа, і розміщують нижче попереднього реквізиту.

5.9. Довідкові дані про організацію містять поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

5.10. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.

5.11. Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

5.12. Реєстраційний індекс документа складають із його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

5.13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індекса на спеціально відведеному місці на бланку.

5.14. Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізита «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

5.15. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

5.16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

5.17. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

5.18. Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.