Конструирование экранных форм для работы с данными

Создание таблиц базы данных. Схема данных. Виды связей в таблицах.

В соответствии со структурой БД необходимо сформи­ровать вAccess структуру каждой таблицы, входящей в БД, и внести в эти таблицы все данные. Для формирования структуры таблицы в окне БД необходимо выбрать вкладку таблицы и нажать кнопкуСоздать. В появившемся диало­говом окне НОВАЯ ТАБЛИЦА следует выбрать режим Конст­руктор и нажать кнопкуОК. На экране будет отображено окно таблицы в режиме Конструктор, в котором можно задавать имена полей, их типы данных и различные свойства полей. Имена полей следует вводить в столбец в текущую строку; при этом текущая строка помечается символом «тре­угольник» в столбце маркировки (серый столбец слева от столбца Имя поля). В столбце Тип поля необходимо ука­зать тип данных для каждого поля, а в столбце Описание можно внести дополнительные сведения о полях (заполне­ние столбца Описание необязательно). В нижней части ок­на на вкладке общие в зависимости от типа данных можно задавать определенные свойства для каждого поля. Если в создаваемой таблице требуется задать ключевое поле, то для этого следует выделить строку с выбранным полем и выполнить команду Правка–Ключевое поле или щелкнуть по кноп­ке Ключевое поле панели инструментов. Ключевое поле автоматически индексируется, что ускоряет поиск данных и сортировку в таблице. Это поле помечается в столбце мар­кировки символом «ключ».

После того, как структура таблицы базы данных сформирована, её необходимо сохранить, выбрав команду Файл–Сохранить. В диалоговом окне сохранение следует ввести имя таблицы и щелкнуть по кнопкеОК. После сохранения структуры таблицы следует перейти в Режим таблицы для заполнения ее требуемыми данными.

Если пользователь не сохранил таб­лицу заранее, то при переходе в Режим таблицы или при закрытии окна на вопрос "Сохранить эту таблицу сейчас?" следует ответитьДа. Далее порядок сохранения такой же, как и после выполнения команды Файл–Сохранить.

Для перехода в Режим таблицы из режима Конструктор можно воспользоваться командой Вид–Режим таблицы или соответствующей кнопкой на панели инструментов. Для того чтобы перей­ти из Режима таблицы в режим Конструктор, используется команда Вид–Конструктор или кнопка Конструктор на панели инст­рументов.

Режим таблицы позволяет вводить данные непосредст­венно в таблицу. Для каждого поля, указанного в верхней ее строке, следует ввести соответствующее значе­ние. Каждая строка этой таблицы будет образовывать запись БД. При заполнении таблицы для перемещения от поля к полю могут использоваться клавиши<Enter>и <ТаЬ> или клавиши управления курсором. Для этих же целей можно воспользоваться кнопками перемещения по записям, распо­ложенным под таблицей. Они позволяют перемес­титься к первой, последней, следующей или предыдущей запи­си. Для перехода к записи с требуемым номером следует вне­сти этот номер в поле номера записи и нажать клавишу <Enter>. Данные вводятся в текущую запись, которая помеча­ется в столбце маркировки символом «треугольник». При вво­де данных в столбце маркировки будет отображаться символ «карандаш», указывающий на то, что данные еще не сохранены.

Установка связей между таблицами. Для того чтобы можно было манипулировать данными нескольких таблиц одно­временно, между созданными таблицами необходимо уста­новить связь по ключевому полю. Для связывания двух таблиц достаточно чтобы хотя бы одна имела ключевое поле. Эта таблица будет главной, другая – подчиненной. Связь, полученная для таких таблиц – один ко многим, что означает: каждой записи главной таблицы может ставиться в соответствие несколько записей подчиненной таблицы. Если связываются таблицы, каждая из которых имеет ключевое поле (одно и то же), то образуется взаимно однозначное соответствие между записями таблиц, а связь – один к одному. Создание связей выпол­няется с помощью команды Сервис–Схема данных. В по­явившемся окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ (впоследствии можно будет вызвать это окно командой Связи–Добавить таблицу) на вкладке таблицы следует выделить таблицу и нажать кнопкуДобавить, затем аналогично добавить другие нужные таблицы и щелкнуть на кнопкеЗакрыть. Все добав­ленные таблицы будут отображены в окне СХЕМА ДАННЫХ. Для установки связей следует поместить указатель мыши на поле, по которому устанавливается связь и при нажатой левой кнопке мыши переместить его к соответствующему полю другой таблицы. На экране будет отображено диалоговое окно СВЯЗИ, в котором требуется установить флажок Обеспечение целостности данных и щелкнуть по кнопкеОК. После установки связи необ­ходимо закрыть окно СХЕМА ДАННЫХ, нажав кнопку закры­тия окна. В ответ на вопрос о необходимости сохранения схемы данных следует щелкнуть по кнопке Да.

Для удобства просмотра и заполнения БД используются формы. Они могут создаваться как для таблиц, так и для за­просов. Чтобы создать форму, следует на вкладке формы окна базы данных нажать кнопкуСоздать. В нижней части появившегося диалогового окна НОВАЯ ФОРМА из раскры­вающегося списка необходимо выбрать таблицу или запрос, для которых будет создаваться новая форма. В верхней час­ти этого диалогового окна следует указать один из режимов создания формы и нажать кнопкуОК. Основные режимы создания форм приведены ниже:

v Автоформа — самый быстрый способ создания фор­мы, в которой будут отображаться все поля и записи выбранной таблицы или запроса. После выбора режи­ма и нажатия кнопкиОК форма будет создана автома­тически (без участия пользователя). Пользователь имеет возможность создавать автоформы различного вида:

· в столбец — в такой форме каждое по­ле располагается в отдельной строке, с левой сторо­ны от которой отображается надпись к данному по­лю; при этом каждая запись выводится на отдельной странице;

· ленточная — позволяет выводить все записи, ко­торые помещаются на страницу. Такая форма имеет вид таблицы: надписи полей являются заголовками столбцов, а данные располагаются построчно;

· табличная — после создания формы данные авто­матически отображаются в режиме таблицы. Таб­личные формы в отличие от ленточных представля­ют содержимое БД без оформления;

· Мастер форм — служит для создания форм в режи­ме диалога с пользователем, т. е. предоставляет воз­можность выбора полей, включаемых в форму, зада­ния внешнего вида формы, стиля и т. п. На каждом шаге мастера форм пользователь задает определенные параметры. Переход к следующему шагу выполняется щелчком по кнопке Далее. На первом шаге сле­дует выбрать поля, отображаемые в форме. Для добавле­ния поля его необходимо выделить в списке Доступные поля и щелкнуть по кнопке [>]. Поле будет отобра­жено в списке Выбранные поля. Если необходимо по­местить все поля в форму, то используется кнопка [>>]. На втором шаге задается внешний вид формы (в один столбец, ленточная и т. п.). На третьем шаге выбирается стиль из списка стилей в правой части окна, а в левой его части пользователь может просмотреть образец выбранного стиля. Н а четвертом шаге в поле Задайте имя формы сле­дует ввести имя формы. Щелчок по кнопкеГотовоотобразит созданную форму на экране;

v Конструктор — предназначен для достаточно подго­товленных пользователей. Этот режим позволяет соз­давать формы в соответствии с требованиями пользо­вателя, а также изменять уже имеющиеся формы. Для перехода в режим Конструктор следует выбрать ко­манду Вид–Конструктор. Например, для формы, соз­данной с помощью Мастера форм в один столбец, в режиме Конструктор на экране будут отображены три области:

· ЗАГОЛОВОК ФОРМЫ — может содержать заголовок формы и (или) подписи полей;

· ОБЛАСТЬ ДАННЫХ — обязательно содержит поля, данные которых отображаются в Режиме формы,

· ПРИМЕЧАНИЕ ФОРМЫ — служит для внесения ка­ких-либо дополнительных сведений.

Области ЗАГОЛОВОК ФОРМЫ и ПРИМЕЧАНИЕ ФОРМЫ можно не использовать. Убрать эти области с экрана или отобразить их можно командой Вид–3аголовок/примечание формы.

Для изменения размеров формы следует установить ука­затель мыши на правую или нижнюю ее границу (он примет вид двух стрелок, направленных в противоположные стороны) и, нажав левую кнопку мыши, «протащить» его в нуж­ном направлении. Аналогично можно изменить размер лю­бой из областей; указатель мыши при этом устанавливается на нижнюю границу соответствующей области. Пользова­тель имеет возможность перемещать поля и надписи, а также изменять их размеры. Для того чтобы выполнить определен­ные действия над каким-либо элементом, необходимо его предварительно выделить, щелкнув по нему мышью (эле­мент будет отмаркирован черными квадратиками-маркерами). Для его перемещения следует установить указатель мыши на маркер большего размера, расположенный в левом верхнем углу элемента (он примет вид руки с вытянутым указатель­ным пальцем), нажать левую кнопку мыши и «перетащить» этот элемент в требуемое место. Установив указатель мыши на любой меньший маркер (указатель примет вид двуна­правленной стрелки) и нажав левую кнопку мыши, можно изменить размер элемента, «протащив» указатель в сторону уменьшения или увеличения размера.

Просматривать форму можно в трех режимах: в Режиме таблицы, в Режиме формы и в режиме Конструктор. Для перехода из одного режима в другой используются соответ­ствующие команды меню ВИД.

При заполнении формы данными или редактировании БД с помощью формы (в Режиме формы), перемещение по записям и добавление новых записей выполняются так же, как в Режиме таблицы.