Бухгалтерские документы, их значение в учете и контроле.

Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерской службой любой организации, напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Деятельность предприятия состоит из непрерывно совершающихся хозяйственных операций. Каждая хозяйственная операция оформляется, прежде всего, составлением документа. Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена бухгалтерией, если она не оформлена документом. Документ - это основа учёта. Чего нет в документах, того нет и на свете, т.е. для бухгалтера существует только то, что есть в документах, что в них не зарегистрировано, не может создавать правоотношений, следовательно, не может существовать вообще. В то же время следует помнить о парадоксе Бернстайна «чем больше документов, призванных обеспечить информацией управление, тем больше неопределенность, связанная с принятием решений. Документирование хозяйственных операций - это первый этап учётной работы. От качества документов в значительной мере зависти и качество всего бухгалтерского учёта. Достоверную учётную информацию в нужные сроки можно получить лишь при условии своевременного и точного оформления документами всех хозяйственных операций предприятия.

Документы подтверждают правильность и точность учётных данных и помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Документы служат средством, при помощи которого осуществляется хозяйственная деятельность. Они широко используются для оперативного руководства и управления хозяйством. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера - для выплаты из кассы наличных денег, счета или платёжные требования на отгруженные покупателям товары - для перечисления денежных средств с расчётных счетов покупателей и т. п.

С помощью документов можно следить за движением материальных и денежных средств и за правильностью их расходования.

Документы имеют правовое значение, используются в качестве доказательства при спорах, которые могут возникнуть между данным предприятием и другими предприятиями, организациями и лицами. Арбитраж и судебные инстанции, которые рассматривают такие споры, признают за документами юридическую силу письменного свидетельства, если они составлены правильно и своевременно.

Значение документов состоит в том, что на основании их можно осуществлять ежедневный систематический контроль за сохранностью материальных и денежных ресурсов и предупреждать случаи хищения собственности. При проведении ревизии хозяйственной деятельности документы являются свидетельством совершения той или иной хозяйственной операции.

Документы часто используются при проведении анализа хозяйственной деятельности, так как иногда только по ним можно выявить влияние отдельных факторов на результаты работы предприятия, его подразделения.

Документы представляют собой письменные распоряжения на совершение хозяйственных операций или письменные доказательства действительного осуществления этих операций и являются основанием для последующих записей в системе счетов бухгалтерского учёта.

Являясь первичным свидетельством происшедших фактов, документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполнение хозяйственных операций.

Документы, используемые на предприятиях, принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация. Если документ подготовлен на магнитном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов определен " Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Документ состоит из колонок, клеток, граф, сводок и с заранее
отпечатанными реквизитами.

Реквизиты(нужное, требуемое) - это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. Они придают документу юридическую силу.

Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных формах учетных документов, содержащих соответствующие реквизиты.

Отсюда реквизиты весьма различны по своему характеру. Они зависят от назначения документа и содержания тех операций, которые в нем отражаются.

Реквизиты можно разделить на две группы:

1) обязательные;

2) дополнительные.

Обязательные реквизиты определяют сущность документа, его предназначение. К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа;

• название и юридический адрес сторон (субъектов), участвующих в хозяйственной операции. В любой операции присутствуют две стороны - товары, услуги, денежные средства движутся от одного субъекта операции к другому. Под сторонами или субъектами, понимаются физические и юридические лица. Физические - граждане данной и других стран, юридические лица - это предприятия, организации, их объединения, каждое из которых имеет свой устав, обособленное имущество, отдельный баланс доходов и расходов, счета в банках, право ведения от собственного лица договорных отношений, печать и различную фирменную атрибутику;

• дата составления документа. Правильное написание даты: 15.12.02 г.;

• содержание хозяйственной операции. Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выбытия денежных средств из кассы. Конкретное же содержание этой операции описывает, кому и на что выданы средства, например, на заработную плату работникам. Платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Конкретные же источники, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанным в данном документе;

• измерители осуществляемой хозяйственной операции;

• наименования должностных лиц, ответственных за операцию;

• подписи лиц, составивших документ и их расшифровка.

Дополнительные реквизиты несут дополнительную информацию о хозяйственной операции, отражающейся в документе. Основное значение дополнительных реквизитов - усиливать контрольное, познавательное или оперативное значение. К дополнительным реквизитам относятся:

• номер документа;

• адрес организации;

• номер расчетного счета и другие.

Наличие реквизитов, заранее отпечатанных на бланках, облегчает работу по заполнению документов, вносит определенную систему и последовательность их заполнения.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, они могут быть разной формы.

Под формой документа следует понимать состав и расположение его реквизитов. Расположение реквизитов, то есть размещение их в том или ином порядке, в тех или иных местах документа (строках, клетках, графах) определяется соображениями удобства работы с документами.

Для составления документов обычно применяются типографические бланки. На этих бланках постоянные неменяющиеся элементы формы документа (строки, клетки, графы, неизменяемая часть текста документа) отпечатаны типографическим путем. Все остальные меняющиеся элементы сведений, характеризующие хозяйственные операции (№, дата, сумма, ФИО и т. д.) заполняются в оставленных для этой цели пробелах бланка от руки и на пишущей машинке.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовые - предназначены для регистрации однородных, широко распространенных операций, имеющих место в большинстве предприятий народного хозяйства.

Специализированные служат для регистрации операций узкоотраслевого характера (например, карта закройщика на швейной фабрике).

Основными принципами рациональной разработки форм документов является их унификация и стандартизация.

Унификацией документа называется установление единых типовых форм для первичной регистрации однородных операций в пределах всего народного хозяйства.

Под стандартизацией документов понимается установление стандартных, то есть строго определенных размеров бланков, на которых печатаются формы документов. Стандартные размеры бланков обозначаются условными буквенно-цифровыми знаками, указывающими длину и ширину в миллиметрах.

В учетной документации широко применяются следующие стандарты: А6 (101X144) для бланков накладных требований, кассовых ордеров; А5 (144X203) для авансового отчета, наряда; А4 (203X288) для группировочных и накопительных ведомостей, инвентарной описи, платежной ведомости.

Применение унифицированных форм документов упрощает, облегчает и ускоряет работу отчетного аппарата.

Стандартизация документов облегчает их хранение, использование и создает возможность применения стандартных хранилищ (обложек, папок, шкафов).