Рассмотрим последовательно все элементы.
Структура и образец.
Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:
вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;
определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;
основная часть — изложение основных фактов;
выводы (заключения), если они требуются, в том случае, если цель документа — не только информирование, но и убеждение;
рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;
резюме— краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).
Вступление и определение цели. Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.
Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей.
Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа, Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.
Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:
Рекомендации
1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Приложении 2 доклада.
2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики индивидуального обучения и обеспечить ознакомление с ней всего профессорско - педагогического состава.
Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.