Особова картка П-2.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, контрактом, заповнюють особову картку за формою П-2. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів. У розділ 1 «Загальні відомості» з паспорта заносять ПІБ, дату і місце народження, номер та серію паспорта, домашню адресу, телефон. У рядку «Освіта»:

· у пункті А зазначається рівень освіти – вища, неповна вища, середня спеціальна, середня, неповна середня, початкова;

· у пункті Б заповнюють спеціалістів, які закінчили вищий навчальний заклад;

· пункт В заповнюють на працівників, які закінчили професійно-технічний навчальний заклад;

· у пункті Б та В зазначають назву навчального закладу і дату його закінчення;

· у пункті Г підкреслюють форму навчання (денна, вечірня, заочна).

У рядку «Спеціальність за дипломом (свідоцтвом)» зазначають назву спеціальності на підставі напису в дипломі чи свідоцтві про закінчення середній спеціальний чи вищий навчальний заклад.

У рядку «Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)» зазначають назву кваліфікації на підставі запису в дипломі чи свідоцтві, вказують навчальний заклад, який закінчив працівник, ставлять номер диплому та дату його видачі.

У рядку «Загальний стаж роботи» проставляють стаж роботи з початку трудової діяльності. У рядку «Безперервний стаж роботи» вказують стаж роботи, згідно з яким починаються виплати зі спеціального страхування та допомоги. У рядках «Останнє місце роботи, посада» та «Дата і причина звільнення» пишуть повну назву останнього місця роботи та причини звільнення згідно з трудовою книжкою. У рядку «Сімейний стан» вказують склад сім’ї із зазначенням дати народження кожного її члена.

Особову картку підписує особа, яка оформлюється на роботу. Ставиться дата заповнення особової картки.

Розділ 2 «Відомості про військовий облік» заповнюється відповідно до інструкцій з обліку військовозобов’язаних, яку одержують у районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства. Вказані дані щорічно звіряють у районних військових комісаріатах за місцем проживання співробітників.

У розділі 3 «Призначення та переведення» запис про призначення здійснюють під час оформлення на роботу. Далі тут відображають переміщення, зміни кваліфікації, записи, які переносяться до трудової книжки.

У розділі 4 «Відпустки» ведеться облік щорічних і додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

У рядку «Дата і причина звільнення» вказують дату звільнення, його причину і підставу (номер й дату наказу про звільнення).

У рядку «Трудову книжку отримав» вказують число, місяць, рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки.

Особові картки комплектуються по структурних підрозділах підприємства за прізвищами працівників в алфавітному порядку.

Державні службовці заповнюють особові картки за формою П-2 ДС (державні службовці), у якій відбиваються відомості про просування по службі у державному органі, дисциплінарну відповідальність, заохочення, нагороди, почесні звання, зарахування до кадрового резерву, підвищення кваліфікації.

Науковці, виконавці проектно-конструкторських і технологічних робіт заповнюють форму П-4, де вказуються відомості про аспірантуру, наукову спеціальність, вчений ступінь, звання тощо.

Крім того, відділ кадрів можуть заводити: алфавітні картки (форма П-3) для швидкого одержання інформації про працівника; посадові картки для визначення плинності (текучки) кадрів на різних посадах та вивчення причин небажання працівників підприємства обіймати певні посади; контрольні картки на працівників, що виконують роботи, пов’язані зі збереженням, обробкою, продажем, перевезенням переданих їм цінностей.

6. Штатно-посадова та алфавітна книги.

Штатно-посадова книга є основним робочим документом і відображає стан кадрів комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами, службовцями. Цю книгу складає відділ кадрів на основі штатного розкладу (розпису). Записи в цій книзі ведуться по цехах, відділах тощо олівцем. Порядкові номери працівників зі штатно-посадової книги надаються особовим справам та особовим карткам. У разі звільнення чи переведення відомості про працівника витирають і записують відомості про нового працівника. Ведення цієї книги забезпечує:

Ø облік кадрів відповідно до штатного розпису підприємства;

Ø наочність якісного складу кадрів та їхнє розміщення по підрозділах (поєднання досвідчених кадрів з молодими);

Ø контроль за комплектацією апарату;

Ø облік вакантних посад;

Ø оперативність складання довідок;

Ø єдину систему обліку особових справ та особових карток.

Усі записи повинні бути своєчасними (одночасно з оформленням наказів), інакше книга втрачає своє значення.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи чи картки. Заводиться вона по підрозділах чи категоріях персоналу залежно від кількості працівників. Записи здійснюють одночасно з оформленням наказів. ПІБ прийнятого працівника записують у розділі на відповідну літеру алфавіту. Прізвище звільненого викреслюють тонкою червоною лінією. За невеликої кількості працівників алфавітну книгу не заводять.