Оформление дат и чисел в документах

Наиболее употребляемые сокращения слов

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

метр — м

миллиметр — мм

килограмм — кг

грамм — г ,

центнер — ц

тонна — т

гектар — га

атмосфера — атм

ампер — А

секунда — с

Существуют и другие общепринятые сокращения:

область — обл. город — г. (при названии) миллион — млн тысяча — тыс. копейка — к., коп. село — с. (при названии) поселок — пос. прочее — пр. пункт — п. то есть — т.е.

район — р-н (при названии)

год, годы - г., гг. (при цифрах)

миллиард — млрд

рубль — р., руб.

другой (другие) — др.

дом — д.

и тому подобному — и т.п.

смотри — см.

железнодорожный — ж.д.

и так далее — и т.д.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2011 г., в мае 2011 г., но: за 8 месяцев 2011 года, в 2011 году, план на 2011 год, с 2005 по 2011 год.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом:. 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 25-процентный, 3-дневный,

1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Ясность текста достигается с помощью грамматики:

Существительные в единственном числе, в именительном падеже пишутся – в отпуске, на счете, в этом часе.

Существительные в множественном числе, в именительном падеже пишутся – договоры, инженеры, кондукторы.

Наименование национальностей: узбеков, таджиков, татар, цыган, туркмен.

Наименование лиц в деловых бумагах пишется только в мужском роде: бухгалтер, врач, учитель.

Конструкции с отглагольным существительным

Склонение фамилий: мужская фамилия, которая заканчивается на согласную, склоняется, женская - нет. Фамилии, которые заканчиваются на –ко, -их, -ых, -аго не склоняются.