Система органов государственного управления XVIII в.

Коллежское делопроизводство XVIII в.

В учреждениях XVIII в. сложилась коллежская система делопроизводства. Была создана новая система органов государственного управления:

		СВЯТЕЙШИЙ СИНОД

В 1699 произошли изменения в документе, появилась гербовая бумага[1] и все документы имеют печать заранее. До 1700 года документы делали на столбцах. С 1700 столбцы отменены полностью, используются тетради.

28 февраля 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», который определял структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» — присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Секретарь руководил действиями всех чиновников канцелярии. В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

Глава 33 «Генерального регламента» узаконивает регистрацию, вводит журналы. Журналов было несколько: повседневная записка росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из различных книг.

Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

В 1775 г., когда были ликвидированы коллегии, но коллегиальный принцип принятия управленческих решений сохранился. Появляется новый законодательный акт «Учреждения для управления губерний». Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс документов осуществлялся в канцелярии.

Типовые формы XVIII в.:

ПРОШЕНИЕ(1702): Оно начиналось с обращения: «Державнейший царь государь милостивейший». Далее вопрос: «всемилостивейший государь прошу вашего величества», а в конце: «а по прошении совершения вашего величества нижайший вам».

ЧЕЛОБИТНАЯ(1723): в ней излагалась суть прощения.

РАПОРТ(1730) и СТАТИСТИЧЕСКИЕ ОПИСАНИЯ ГОРОДОВ

ДОНЕСЕНИЯ: от нижестоящих к вышестоящим.

ЭКЗЕКУЦИЯ: донесение об исполнении поручения.

Выросла роль внутренней документации, ведутся ведомости, регламенты структур, ревизии. Появляются формуляры для метрических книг:

ВИД: все документы имеют названия отдельной строкой или объединяются с адресом.

АВТОР: постепенно отделяется от текста, указывается в начале и конце (подпись). Особая подпись у титулованных особ.

АДРЕСАТ: если раньше документы были адресованы царю, то теперь и организациям. Также выделяется отдельно на строке. Титул включается наряду с должностью, указывалось наличие наград.

ДАТА: обычно указывалась дата составления в начале или в конце одной строкой (м/ч/г). Затем дата выделяется и становится над текстом (середина 18 в.) слева в отметках об отправлении документа, также сверху на лицевой стороне проставляется дата получения и регистрации документа. ПОДПИСЬ: все документы подписываются автором. Скрепа секретаря указывала на правильность документа и закреплялась печатью. Законодательно запрещается уничижительная форма подписи (раб твой = твой покорнейший слуга, 1701г.). Состав подписи: чин и должность.

ПЕЧАТЬ: большая, государственная печать, (орел двуглавый) и малая (Андреевский крест и начальные буквы императора). Печати городские имели герб города, государственные учреждения (центральные - герб России и наименование учреждения, городские - свои герб). Печать проставлялась в присутствии 2 лиц.

РЕЗОЛЮЦИЯ: (Разрешить, Отклонить, к сведению, к делу), писали её под текстом, скрепляли подписью.

отметки на документе: у левого края после даты, подписи. О получении, о характере, заверительная отметка об исполнении или регистрировании номера (входящие - слева, исходящие - по середине…над или под адресом)

В XVIII в. Регламентируется состав и форма документа, порядок документирования, появляется типовые формы. Впервые в «Генеральном регламенте» появляется понятие «архив». XVIII в. определяется появлением первого серьезного документа, регулирующего делопроизводство. Введенные Петром I коллегии со временем были преобразованы и существуют и сегодня, только с названием, соответствующем времени. Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в «Генеральном регламенте». Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.