Технологии групповой работы и Интранет /Интернет
Для организации коллективной работы сотрудников разных подразделений организации были разработаны технологии обеспечения групповой работы. Они объединяют средства индивидуального и группового планирования заданий, предметных и офисных приложений, электронной почты, электронного документооборота, автоматизации деловых процессов, календарного планирования, что обеспечивает оптимальное использование людских, временных и информационных ресурсов организации. Технологии групповой работы ориентированы на технологии интранет/интернет.
Функции технологии обеспечения групповой работы реализуются посредством следующих программных модулей: универсальный почтовый ящик, электронная почта, персональный календарь, средство группового планирования, управление заданиями, последовательная маршрутизация, управление деловыми процессами.
Универсальный почтовый ящик для входящих сообщений (Universal in Вох) собирает, фильтрует, сортирует, накапливает в иерархических папках все поступающие сообщения электронной почты, включая мультимедийные.
Электронная почта (е-таи) обеспечивает обмен сообщениями между сотрудниками независимо от их размещения в одном или разных зданиях.
Персональный календарь (Persoпal Caleпdar) является средством индивидуального планирования. Позволяет отслеживать личные и плановые встречи, собрания, другие производственные мероприятия.
Средство группового планирования (Group S/ledules) обеспечивает планирование встреч, собраний, событий для пользователей, групп и ресурсов. Позволяет изменить расписание персональных календарей других сотрудников. Руководитель может просмотреть на экране календари нескольких сотрудников, обслуживаемых разными почтовыми отделениями, с сохранением конфиденциальности и внести в них изменения.
Управление заданиями (Task Maпagmeпt) позволяет выдать или откорректировать производственное задание сотрудникам, обслуживаемым одним или разными почтовыми отделениями. При этом в персональные календари будут внесены даты и приоритеты исполнения.
Последовательная маршрутизация (Serial Routiпg) дает возможность послать задания или сообщения конкретной группе сотрудников для поочередного прочтения и исполнения. Первый сотрудник, получив сообщение, выполняет его, возвращает отметку о выполнении. Вслед за этим сообщение автоматически маршрутизируется следующему по списку сотруднику.
Управление деловыми процессами состоит из нескольких крупных модулей, позволяющих:
§ создавать базу карт деловых процессов, обеспечивать маршрутизацию электронных документов Group Wise W orkflow;
§ управлять и контролировать простые деловые процессы Group Wise Workflow Discovery Edition;
§ визуально представлять деловые процессы Visual Workflow for NetWare;
§ визуально общаться посредством сервера деловых процессов Visual W orkflow Server.
Концептуально основу системы групповой работы составляют домены, почтовые отделения и объекты, связанные в иерархическую структуру. Иерархическая структура позволяет создавать системы любых размеров и расширять их
Например, можно начать построение системы, содержащей один домен и одно почтовое отделение. Постепенно можно увеличивать их количество в соответствии с развитием предприятия. Количество доменов в системе не ограничено.
Домен - сервер, который содержит каталог доменов, каталог почтовых отделений, приложения Администратора, базы данных. Домены делятся на основные и вспомогательные.
Первым создается основной домен - Primary. Он единственный в системе и управляет всеми остальными доменами, так как содержит каталог всех доменов. Приложения Администратора обеспечивают создание, конфигурирование, модификацию и уничтожение доменов, почтовых отделений, серверов сообщений и объектов. При этом все изменения автоматически производятся во всех доменах.
Почтовое отделение содержит средства электронной почты, ведения календаря, планирования, управления заданиями и данными.
Почтовый ящик представляет набор баз данных и каталогов, в которых помещаются сообщения и адресная информация.
Объектами в системе групповой работы являются пользователи, группы, ресурсы и псевдонимы.
Пользователь - любой сотрудник. Имеет почтовый ящик в почтовом отделении и владеет инструментами индивидуального и группового планирования, электронной почтой, средствами электронного документооборота. Для него создается АДП- приложение (АДП - автоматизация деловых процессов).
Группа - пользователи отдела, подразделения или рабочей группы. Являются объектами для группового планирования, управления заданиями, последовательной маршрутизации.
Ресурс - конференц-зал, видеомагнитофон, офисное и другое оборудование, которое может использоваться совместно пользователями, группами и псевдонимами.
Псевдоним - системное имя какого-либо объекта, например, sysop – системный оператор.
Для связи с другими локальными сетями и Интернет используются шлюзы. Для этого добавляется сервер сообщений. Информация о шлюзах размещается в основном домене. Обмен сообщениями происходит через универсальный почтовый ящик.
Наиболее распространенными являются разработки фирм Novell Group Wise, Microsoft Exchange Schedule+, Lotus Notes и Lotus Organizer, GroupWare. Последние предназначены для организации коллективной работы небольших групп.
Современные информационные технологии разрабатываются на базе web-технологии и технологий интранет/интернет. 1fulпpauelп обозначает корпоративную сеть (корпоративную паутину, интрасеть) и обеспечивает не только распространение, но и обработку электронных документов с помощью web-технологии. Ее достоинства состоят в том, что пользователь может не знать, что такое «файл», «директория», «сервер», так как он работает только с электронными документами и ссылками на другие документы.
Технология Интранет/Интернет объединила в себе технологии локальной обработки данных (текстовые процессоры, базы данных, электронные таблицы и т.д.), электронной почты, файловых серверов, технологий для организации групповой работы. Вместо работы с отдельными информационными технологиями технология Интранет/Интернет обеспечивает простой механизм структурирования огpомных объемов информации по разным предметным областям и доступа к ним. Для правильного построения внутренней интрасети организации разрабатываются про граммы-агенты (клиентские интерфейсы, интерфейсы приложений), связывающие web-ядро (сервер и навигатор) с любым приложением. Программы-агенты позволяют любому приложению работать с инструментами интранет. Существуют следующие инструменты интранет-технологии:
§ web-серевер интранет;
§ навигатор;
§ редактор гипертекста;
§ инструменты для организации дискуссий;
§ инструменты для обслуживания архивов;
§ инструменты для организации электронного документооборота.
Далее описываются инструменты для согласования интранет с другими приложениями.
Инструменты для организации дискуссий (форума, ми телеконференций) обеспечивают совместную работу группы пользователей. Интранет - инструменты запускаются web-сервером для организации многоцелевых тематических дискуссий.
Инструменты для обслуживания архивов предназначены для преобразования файлов, созданных программами локальной обработки данных (предметными и офисными приложениями), в гипертекстовые документы. Они создают каталоги этих документов, организуют их поиск, обслуживают запросы к базам данных.
Инструменты для организации электронного документооборота содержат набор стандартных процедур обработки электронных документов и слежения за их поэтапным выполнением. Существует два способа организации электронного документооборота: создание гипертекстовой базы данных на web-сервере или использование электронной почты. При использовании web-сервера облегчается поиск, слежение за прохождением документов. При использовании электронной почты документооборот становится дешевле, но предоставляет меньше функций.
Существует три типа гипертекстовых страниц: интерфейсы приложений, каталоги, гипертекстовые документы.
Интерфейсы приложений, ми клиентские интерфейсы, ми программы агенты (аналог оболочки) позволяют выполнять различные приложения, находящиеся на сервере. Интерфейсы разрабатываются создателями приложений.
Каталоги (аналог директорий) помогают находить нужные гипертекстовые документы. В отличие от директорий могут содержать ссылки на документы и краткое описание документов. Каталоги составляет специальный служащий - Web-мастер (дизайнер).
Гипертекстовые документы (аналог файлов) содержат необходимую пользователю информацию в виде текста, записей файла, мультимедийных файлов. Документ, как правило, разрабатывает один автор, который имеет право изменять его форму и содержание.
Информацию гипертекстовых документов можно разделить на официальную, рабочую и неофициальную.
К официальной информации относятся приказы, расписание работы, руководящие документы, инструкции, ежегодные отчеты о работе предприятия и Т.д. Официальные документы подготавливаются службами предприятий и подписываются руководством. Они необходимы всем сотрудникам и доступ к ним обеспечивается каждому работающему на предприятии.
Рабочая информация предназначена определенной группе пользователей, доступ к ней ограничен и защищен паролем. Примером служат промежуточные результаты исследования, темы телеконференций для обмена идеями, материалы обсуждения разрабатываемого проекта и т.д.
Неофициальная информация появляется для обеспечения доверительного отношения между сотрудниками предприятия. В неофициальных документах служащие могут рассказать о себе, своих идеях, комментарии к официальным документам и Т.д. Неофициальные гипертекстовые документы позволяют служащим больше узнать друг о друге, объединяться по интересам для совместной разработки новых проектов. Доступ к такой информации наиболее трудно контролировать.
Если не следить за появлением гипертекстовых документов, то интрасеть может понести ощутимые потери. Например, случайное раскрытие секретной информации, утечки авторских сведений и т.д.
Поэтому для обслуживания интрасети необходимо правильное распределение обязанностей. Обычно внутреннюю сеть обслуживают Администратор интрасети, Web-мастер, редакторы и авторы.
Администратор отвечает за целостность, доступность, конфиденциальность информации. Он не отвечает за содержание гипертекстовых документов, но должен обеспечивать бесперебойное, надежное функционирование серверов интрасети, линий связи между ними, следить за работой приложений, вовремя изменять конфигурацию интрасети, определять и контролировать права доступа пользователей.
Web-мacmep (Web-дизайнер) создает каталоги, определяет стиль оформления гипертекстовых документов, устанавливает навигатор интерфейса приложений. Владеет языком HTML. Может быть одновременно ц: Администратором.
Редакторы проверяют содержание гипертекстовых документов, определяют право доступа к каждому из них, устанавливают пароли. Обычно имеется несколько редакторов по разным направлениям деятельности организации.
Авторы подготавливают и корректируют гипертекстовые документы всех типов
информации в соответствии со своими полномочиями.
Появление новых информационных технологий изменило спрос. На рынке средств доступа к информации (IAT - Information Access Tools) про слеживаются следующие тенденции:
§ увеличивается потребность в аналитических данных, добываемых из информационного хранилища, что сокращает расходы на инфраструктуру предприятия.
§ сетевые СУБД, информационные хранилища и порталы перейдут на новый принцип получения информации - «самообслуживание». Это обеспечит возможность обрабатывать, добывать и анализировать информацию, структура которой не обязательно традиционна для информационных хранилищ.