Документирование хода работ.
Сбор и распределение информации
Оценка и отображение прогресса
Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.
В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта. Пакеты календарного планирования являются основой для создания информационной системы управления проектом.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
· Внутренние (внутри команды проекта) и внешние(с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);
· Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
· Письменные и устные,
· Вертикальные и горизонтальные.
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия.
Компьютерные средства поддержки коммуникаций основываются на использовании программного обеспечения групповой работы - группового ПО ( groupware ) и электронного документооборота. В последние годы данное направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано с повышением эффективности средств связи. Более подробно средства групповой работы рассмотрены в разделе
Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.
· Документирование результатов хода работ включает в себя:
· Сбор и верификацию окончательных данных;
· Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
· Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.