Технологии работы в корпоративной компьютерной сети. Электронная почта, как средство автоматизации документооборота.

Система электронной почты позволяет доставить сообщение на любой компьютер, включенный в сеть Интернет. Сообщение может содержать текст или файл любого формата — графику, музыку и т.д.

Все пользователи электронной почты имеют уникальные адреса. Адрес пользователя зарегистрирован в определенном домене Интернет. С каждым доменом связан почтовый сервер, управляющий адресами пользователей. Пользователь набирает текст письма в специальной программе, которая называется почтовым клиентом, например Outlook Express. Эта программа в зависимости от возможностей, позволяет создавать и редактировать новые письма, обрабатывать пришедшие, хранить и систематизировать переписку и т.д.

Почтовый клиент помещает письмо в «почтовый ящик» пользователя, расположенный на почтовом сервере. Сервер, в свою очередь, передает письмо на почтовый сервер адресата. Почтовые серверы обмениваются сообщениями в автоматическом режиме. Когда сообщение прибывает на почтовый сервер, пользователь при очередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Таким образом не нужно постоянно держать включенным компьютер.

Программа Outlook Express, предназначенная для обработки электронной почты, является модифицированной версией программы Outlook. Интерфейс почтовой программы построен таким образом, что сразу после открытия в одном окне открываются несколько панелей, позволяющих быстро сориентироваться в потоке почты. Прежде всего, это панель Папки,расположенная с левой стороны. Пункт Локальныепапки(см. рис.) включает следующие:

Входящие— папка, в которую будут поступать письма с сервера.

Исходящие— содержит письма, подготовленные к отправке.

Отправленные — в этой папке остаются копии всех отправленных писем.

Удаленные — папка является аналогом «мусорной корзины» в Windows. Все удаленные сообщения перемещаются сюда.

Черновики — здесь хранятся заготовки и черновики писем.

Последние три папки являются вспомогательными. С правой стороны расположены панели-фреймы для экспресс-просмотра содержимого папок. Если открыть какую-либо из папок (Входящие, Исходящиеи т.д.), правая часть окна Outlook Express окажется разделенной на две части: верхнюю и нижнюю. В верхней части будет показано содержимое текущей папки, а в нижней — текст сообщения (см. рис.).

Программы электронной почты нуждаются в настройке. Для работы с почтой требуется отдельная учетная запись. Обычно настройка происходит при первом запуске, во время которого появляется программа-мастер. Учетных записей может быть несколько. Для создания учетной записи нужно указать:

· имя, которое будет отображаться в корреспонденции в строке «От кого».

· адрес электронной почты.

· адрес почтового SMTP-сервера провайдера, который занимается отправкой почты,

· адрес почтового POP-сервера, принимающего почту,

· имя пользователя, по которому компьютер будет вас идентифицировать.

· пароль.

Работа программы Outlook Express после запуска и подключения к Интернету начинает с проверки поступления почты. В дальнейшем программа автоматически проверяет поступления почты каждые 30 минут. При появлении новых сообщений в правом нижнем углу окна Outlook Express появляется значок конверта.

Программа Outlook Express построена таким образом, что позволяет сразу ознакомиться с содержимым пришедшей почты в папке Входящие. Если папка не пустая, т.е. в ней содержатся какие-либо пришедшие письма, то ее название будет выделено жирным шрифтом. Вновь пришедшие и не отсортированные письма располагаются в виде таблицы, где указано, от кого письмо пришло, и тема письма, обозначенная автором при отправлении.

Современные почтовые системы позволяют пересылать любые файлы, которые приходят как приложение к сообщению. Само сообщение при этом может и отсутствовать, т.е. пересылается лишь один вложенный файл. Таким образом пересылается отформатированный текст, например документы Word, изображения, музыкальные файлы.