Неформальная передача информации

Перечисленные выше трудности приводят к росту неформальной системы передачи информации, которая дополняет формальную, предписанную систему. Существует множество путей неформального распространения информации. Но неформальная передача информации - это не только неизбежные, и даже в некоторой степени незаконные, внутриучрежденческие разговоры и слухи. Она включает любую информацию вне официальных каналов. Во многих организациях большая часть информации, используемой при принятии директивных решений, передается неофициально.

Развитая система неформальной передачи информации, которая дополняет формальную, часто дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь полноты понимания, что было бы невозможно при наличии лишь формальной системы. Система неформальной передачи информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. В то время как она часто дает возможность организации быстрее, чем по формальной процедуре, приспособиться к меняющимся условиям (т.е. минуя формальные структуры), она же вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неверной, поскольку она не подлежит официальному контролю.

Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации, в основном зависит от размера организации и восприятия ее целей. На формальную передачу информации крупные организации должны полагаться в гораздо большей степени, нежели мелкие. Деятельность крупных организаций не может зависеть от того понимания информации, которое складывается в результате непосредственных личных взаимоотношений сотрудников. К тому же в большинстве крупных организаций по сравнению с мелкими сложность стоящих перед ними задач и множество разнообразных социальных групп с различными интересами требуют делать больший упор на формальную передачу информации.

Эффективность коммуникационных сетей организации, как формальных, так и неформальных, определяется тем, как быстро доходит управленческая информация до адресата и насколько она сохраняет свою адекватность, пройдя по коммуникационным каналам.

Циркулирующая внутри организации управленческая информация выполняет следующие задачи: а) обслуживает все уровня, функции управления - от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения; б) является специфической формой взаимосвязи, взаимодействия компонентов (подразделений) организации, а также обеспечивает контакты с внешней средой; в) является непосредственной причиной выбора организацией определенной линии поведения, обеспечивающего движение к заданной цели.

Подробная схема работы с управленческой информацией поможет свести к минимуму потери, которые неизбежны при движении информации от одного управленческого уровня к другому, добиться необходимого эффекта коммуникации.

Таким образом, обратная связь особенно важна для обеспечения бесперебойности коммуникативных потоков, а значит, и для эффективного управления организацией. Руководитель не может успешно решать задачи организации без информации о действиях отдельных ее звеньев.

Эффективная обратная связь в организации характеризуется следующими параметрами:

- направлена на улучшение действий членов организации;

- конструктивна, так как получателю сообщаются полезные сведения;

- специфична, поскольку точно устанавливает проблемы и способы их устранения;

- носит незамедлительный характер;

- основывается не на оценке, а на изложении того, что должно (не должно) быть сделано;

- полезна члену организации в той мере, в какой предоставляет ему способы улучшения работы;

- своевременно поступает к работнику;

- желанна для членов организации, они готовы ее принять;

- четко выражена;

- надежна.

Необходимые условия ее установления - доверие и открытость в отношениях между членами организации, снижение организационной дистанции (статусных различий) и несовместимость работников, а также выбор нужного способа осуществления обратной связи (личная беседа или общее собрание).