Формальная передача информации
В крупной организации административные инструкции обычно оговаривают, кто кому может официально писать бумаги, кто кому должен докладывать и в каких случаях, кто просматривает записки по конкретным вопросам, кто выдает информацию и т.п. Там, где работа организации состоит в обработке письменных заявлений или требований, правила процедуры также подробно оговаривают путь прохождения заявления: какая информация должна быть собрана и на каком этапе; что конкретно нужно сделать.
Одним из важных способов формализации передачи сведений является использование стандартизированных форм (бланков), в которые и вносится информация. Главное преимущество любой формы состоит в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае. Указания на самом бланке или (в особых случаях) в специальном руководстве по его заполнению обычно оговаривают: 1) случаи, в которых применяется данная форма; 2) количество экземпляров, которое необходимо заполнить; 3) место, куда рассылаются эти экземпляры; 4) лицо, ответственное за выполнение различных разделов бланка, и 5) определения и другая информация, помогающая лицу, пользующемуся этой формой, правильно ее заполнить. Эти указания сами являются своего рода информацией и должны быть квалифицированно составлены, чтобы можно было правильно использовать стандартную форму. Кроме того, указания не дадут результатов, если не будут доведены до сведения пользователей.
Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемой информации: если человек вновь и вновь пишет постоянно повторяющийся текст, то введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодны также получателю информации: используя форму, он может уточнить, какие именно сведения ему нужны в работе. Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии у нее гибкости в фиксировании новой информации.
По мнению Г.Саймона при внутреннем обмене информацией в организации следует придерживаться следующих правил:
1. Требование периодических отчетов. От сотрудника могут потребовать представлять ежедневные, еженедельные, ежемесячные или годовые отчеты о работе, не уточняя полностью его формы или содержания. Иногда подходящим случаем для отчетов являются регулярные собрания сотрудников. Многие начальники берут за правило встречаться с каждым подчиненным по меньшей мере каждый день и спрашивать: "Что нового?"
2. Частичная детализация формы или содержания передаваемой информации. Даже в тех случаях, когда информация не сводится в некую форму, могут быть введены определенные правила общего расположения материала и его содержания.
3. Детализация каналов рассылки информации, адресатов рассылки, допуска к информации. Правила могут также определять, кто должен говорить, проверять и одобрять перед отправкой различные виды информации.
4. Сортировка входящей информации. Правила могут вменять в обязанность работникам определенного подразделения организации читать входящую информацию и направлять ее соответствующим лицам в данной организации.
Формальный план обмена информацией и особенно детализация каналов ее распределения обычно тесно связаны с формальной системой властных полномочий в организации. Иерархическая структура властных полномочий может быть усилена, например, правилами, которые ограничивают издание законных приказов лишь иерархическими каналами. Контрольные функции руководителей облегчаются требованием к подчиненным представлять отчеты, которые направляются наверх по иерархической лестнице. Властные полномочия функциональных специалистов могут быть укреплены наделением их правом передавать информацию ("информирую", "указываю" или "советую") по своей специализации другим членам организации. И наоборот, полномочия, вытекающие из функционального статуса, могут быть частично урезаны ограничением права данного специалиста направлять информацию помимо каналов иерархической структуры.
Формальный план обмена информацией, как и любой другой план организации, эффективен только тогда, когда члены этой организации принимают его как обязательный, а это зависит от тех же психологических факторов, что и признание любых властных полномочий. Санкции обнаруживают здесь сильные и слабые стороны так же, как и при проведении в жизнь любых других правил.
Формальная система обмена информацией имеет ограничения. Она не удовлетворяет полностью потребности организации - невозможно формализовать все, что происходит в организации. Установленные каналы не могут вместить все многообразие потребностей в обмене информацией. Кроме того, передача информации по каналам, как правило, не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить. Формальный обмен информацией часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости. Недостатки формальной системы обмена информацией всегда остро ощущает руководитель, назначенный в эту организацию недавно, - помимо официальных каналов у него еще мало контактов, которые позволяли бы ему передавать или получать информацию, необходимую для сотрудничества с другими подразделениями организации. Чтобы быть эффективным, обмен информацией должен быть шире, чем официальная схема.