Языковые формулы официальных документов.

Унификация текстов документов

Стандартизация официальных бумаг

ЯЗЫКОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Модуль 2

Забезпечення працівників спецодягом, іншими засобами індивідуального захисту, мийними та знешкоджувальними засобами

На роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, а також роботах, пов’язаних із забрудненням або несприятливими метеорологічними умовами, працівникам видаються безоплатно за встановленими нормами спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші засоби індивідуального захисту, а також мийні та знешкоджувальні засоби. Працівники, які залучаються до разових робіт, пов’язаних з ліквідацією наслідків аварій, стихійного лиха тощо, що не передбачені трудовим договором, повинні бути забезпечені зазначеними засобами.

Роботодавець зобов’язаний забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання засобів індивідуального захисту відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці та колективного договору.

У разі передчасного зношення цих засобів не з вини працівника роботодавець зобов’язаний замінити їх за свій рахунок. У разі придбання працівником спецодягу, інших засобів індивідуального захисту, мийних та знешкоджувальних засобів за свої кошти роботодавець зобов‘язаний компенсувати всі витрати, передбачені колективним договором.

Згідно з колективним договором роботодавець може додатково, понад встановлені норми, видавати працівникові певні засоби індивідуального захисту, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування.

Результатом унификации является модель текста унифицированной формы, определяющий какая информация должна содержаться в документе.

В качествепримера можно привести модель пригласительного письма на выставку:

1. Обращение.

2. Сообщение о месте и времени проведения выставки.

3. Цель ее проведения.

4. Возможности участия в заседании «круглого стола».

5. Просьба о подтверждении участия.

6. Заключительная формула вежливости.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Начало документа,

Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем), В соответствии с письмом заказчика...,

причины создания документа: Ввиду задержки получения груза …; По причине задержки оплаты …, В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями …; В связи с нарушением срока поставки …;

цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес …; Во исполнение постановления собрания акционеров...

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение — сообщаем, ставим Вас в неизвестность, извещаем, уведомляем; предложение — предлагаем; просьба, требование, распоряжение — прошу, просим, настаиваем, приказываю,постановляю; подтверждение,заявление — подтверждаем, заверяем,заявляем, объявляем; обещание —заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение — напоминание; отказ — вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета) -с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.

Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность...; Прошу изыскать для нужд организации...; Обращаемся к Вам с просьбой...; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает...; Организация уведомляет Bас о том, что...;

предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы...; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам...;

отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...;

распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности...; Обязать руководителей всех подразделений предприятия...;

сообщение, уведомление: Сообщаем, что...; Извещаем Вас о том, что...;

обещание, гарантия: Гарантируем, что.., Обязуемся устранить выявленные недостатки в кратчайшие сроки.. .

· модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам...; Возражений против конструкции не имеем...; Мы не сможем поставить Вам....;

· модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются... .

Языковые формулы официальных документов.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул,

выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)...; В соответствии с письмом заказчика...;

причины создания документа: Ввиду задержки получения груза...; По причине задержки оплаты...; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями...; В связи с нарушением срока поставки...;

цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...; Во исполнение постановления собрания акционеров...

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие,позволяет автору реализовать свои цели и намерения.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:

сообщение — сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

предложение — предлагаем;

просьба, требование, распоряжение — прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;

подтверждение, заявление — подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем,

обещание —заверяем, обязуемся, гарантируем,

напоминание, предупреждение — напоминаем,

отказ — вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу партия товара прибыла со значительным опозданием...; сумма причиненного ущерба составляет...

Устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный...; наиболее сложный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; подтвердить получение...; в сложившихся обстоятельствах... и т.д.

Языковые формулы могут выступать как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или в качестве элементов, определяющих их видовую принадлежность: оплату гарантируем (гарантийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме... до...; претензии по гарантии следует предъявлять...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением... возложить на...

Формулы речевого этикета в документе.

Контактоустанавливающую функцию выполняют формулы обращения.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин... (фамилия)! Уважаемая госпожа... (фамилия)! Уважаемые господа … (фамилии)!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель!. Уважаемый господин мэр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Функциювыхода из контакта выполняет этикетная формула прощания, называемая также заключительной формулой вежливости.

В качестве этикетных формул завершения контакта используются выражения: С уважением, С наилучшими пожеланиями; До (скорой) встречи; Ваш; Искренне Ваш и др. Однако универсальной формулой, уместной в завершении текста любого содержания, является вежливое заключением С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и подобного принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето — 2011...; Напоминаем, что срок выполнения договора... истекает....

· Формула обращения от 1-го лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю — используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

· Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова.

Например: Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

Благодарим Вас за своевременный ответ...; Позвольте выразить признательность за участие в...

С удовольствием приглашаю Вас принять участие в...; Имею честь пригласить Вас...; Мы были бы рады видеть Вас на...

Однако следует исключить так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа: Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить — неуместны в деловых письмах.

Особенности языкового оформления документов.

требования:

-~ соблюдение лексических, грамматических, стилистическим норм, характерных для официально-делового стиля, oбеспечивающих точность и ясность изложения;

— однозначность используемых слов и терминов;

— нейтральный тон изложения и др.

Затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить (предъявить, показать: Представить отчет, справку) — предоставить(дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: Предоставить отпуск, квартиру); проводить (осуществлять что-либо: Проводить совещание) — производить (вырабатывать, изготавливать: Производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска — «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно; сочетания возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмо-ционально-оценочной окраской. Например, в предложении Суд принял решение о дележе имущества допущена стилистическая ошибка.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например: дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения; безнал, безналичка вместо безналичный расчет.