Організація і реорганізація інформаційної діяльності юридичної особи

На певному етапі свого розвитку підприємства починають відчувати зниження ефективності діяльності. Це може виража­тись у різних формах; зниженні обігу, збільшенні витрат на ви­пуск одиниці продукції або надання послуг, перебоях у системі управління. Кожне підприємство намагається вирішити ці про­блеми по-різному: посилюють дисципліну, здійснюють кадрові перестановки, намагаються удосконалити роботу ключових служб. Але цими заходами вдається лише призупинити негативні тенденції. Необхідний критичний перегляд і комплексна реор­ганізація діяльності всього підприємства. Інколи проблеми підприємства намагаються вирішити за допомогою автоматизації, яка не може їх вирішити на рівні бізнесу. Інформаційна система, яка успішно працює на інших підприємствах, може не принести очікуваного результату.

Всі інвестиції в інформацію і техніку повинні виходити з по­треб усієї фірми або потреб співробітника (групи співробітників), які вирішують на фірмі конкретну задачу.

Для реалізації переваг, які надаються новими техно­логіями, зв'язок між інформаційними системами, співробітни­ками й організаційною структурою фірми повинен бути сталим і чітким.

Щоб уникнути невдач, повинна бути певна послідовність дій, що дозволить обрати правильну стратегію автоматизації, яка буде мати високі шанси па успіх. Мова йде не про величину інве­стицій у інформаційні технології, а, перш за все, продумане вико­ристання цих технологій.

Діяльність підприємства – це складні внутрішні та зовнішні взаємозв'язки, що породжують відповідні інформаційні потоки. Для їх управління необхідна структура, яка є опорою підприємства, сукупність технічних засобів і інформаційних технологій, за допомогою яких здійснюється комплексна автома­тизація.

Бізнес та інформаційні технології не стоять на місці – це "самонастроювані" структури, які постійно трансформуються й адекватно реагують на зміну умов навколишнього середовища. Процеси реорганізації й автоматизації підприємства перманентні, і їх не можна вирішити у межах однієї, швидко проведеної кам­панії.

Труднощі організацій, які намагаються за допомогою авто­матизації покращити свій стан, часто лежать більш глибоко, ніж здається на перший погляд. Вони можуть бути пов'язані, напри­клад, з незрозумілістю перспектив, використанням нераціональ­них технологій, системою управління, неадекватною цілям, відсутністю системи комплексного маркетингу. Наявність чітко визначеної стратегії дій і розвитку, ієрархічного "дерева цілей", шляхів і методів їх досягнення є основою діяльності будь-якої ор­ганізації. Відсутність такої стратегії значною мірою дезорганізує роботу всієї організаційної структури, утруднює розвиток підприємства, знижує ефективність його діяльності. В результаті багато з управлінських рішень не мають під собою належної моти­вації і приймаються, виходячи з суб'єктивних критеріїв та в ім'я хибних уявлень. У такій ситуації фіналом є незадоволеність ре­зультатами автоматизації і необхідність перебудови всієї інфор­маційної системи.