Форми документів для обліку результатів інвентаризації
| № | Назва та номер форми яким документом затверджено | Характеристика | |
| Форми, затверджені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. № 241 «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій | |||
| 1. | Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № інв-1) | Для інвентаризації основних засобів | |
| 2. | Інвентаризаційний ярлик (форма № інв-2) | Застосовується для обліку фактичної наявності сировини, готової продукції, товарів та інших матеріальних цінностей на складах в період проведення інвентаризації в тих випадках, коли за умовами організації виробництва інвентаризаційна комісія не має можливості одразу зробити підрахунок матеріальних цінностей і записати їх до інвентаризаційного опису. Дані форми № інв-2 використовуються для заповнення Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-3) | |
| 3. | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-3) | Застосовується для інвентаризації запасів (сировини, матеріалів, готової продукції, МШП тощо). На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані запаси (матеріали, готові вироби тощо) складаються відповідні акти - у довільній формі | |
| 4. | Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма № інв-4) | Призначається для відвантажених покупцям запасів (товарів), що перебувають у дорозі (ще не переданих покупцям). | |
| 5. | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № інв-5) | Товарно-матеріальні цінності, що зберігаються на складах інших організацій, заносяться в опис на підставі документів, що підтверджують здачу цих цінностей на відповідальне зберігання | |
| 6. | Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (форма № інв-6) | Застосовується для виявлення кількості і вартості матеріалів і товарів, які в момент інвентаризації перебувають у дорозі | |
| 7. | Акти інвентаризації дорогоцінних металів і виробів з них (форма № інв-8) | Для інвентаризації дорогоцінних металів і виробів з них у всіх місцях зберігання і безпосередньо у виробництві | |
| 8. | Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах та деталях обладнання, приладах та інших виробах (форма № інв-8а) | Застосовується при інвентаризації дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах та деталях обладнання, приладах та інших виробах | |
| 9. | Акти інвентаризації дорогоцінних каменів, природних алмазів і виробів з них (форма № інв-9) | Застосовується для інвентаризації дорогоцінних каменів, природних алмазів і виробів з них у всіх місцях зберігання і безпосередньо у виробництві | |
| 10. | Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів (форма № інв-10) | Застосовується при інвентаризації незакінчених ремонтів будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об'єктів основних засобів | |
| 11. | Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма № інв-11) | Складається на підставі виявлення за документами залишків сум, що обліковуються на рахунку 39 | |
| 12. | Акт інвентаризації наявності грошових коштів (форма № інв-15) | Застосовується для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності коштів і грошових документів (готівки, поштових марок тощо), що перебувають у касі підприємства | |
| 13. | Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № інв-16) | Ведеться облік відповідних цінностей і бланків | |
| 14. | Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № інв-17) та Довідка до акта | Застосовується для оформлення результатів інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами. До акта повинна додаватися Довідка (додаток до форми № інв-17), яка є підставою для його складання. Довідка складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку. На підставі Акта звіряння розрахунків інвентаризаційна комісія підприємства включає до Акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами дані про заборгованість, підтверджену і не підтверджену актами звіряння розрахунків | |
| 15. | Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № інв-18) | Застосовується для відображення результатів інвентаризації основних засобів, за якими виявлено відхилення від облікових даних | |
| 16. | Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-19) | Застосовується для відображення результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, за якими виявлено відхилення від облікових даних | |
| Форма, затверджена наказом Держкомстату України від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» | |||
| 17. | Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21) | Застосовується для визначення на кінець звітного періоду залишку незавершеного виробництва і готової продукції підприємствами, які для складання фінансової звітності керуються нормами ПБО 25 «Суб’єкти малого підприємництва) (п. 2.5 р. ІІІ) | |
| Форма, затверджена наказом Мінфіну України від 22.11.2004 р. № 732 «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» | |||
| 18. | Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (форма № НА-4) | Застосовується для інвентаризації об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів | |
За даними обліку в описі (акті) проставляють облікову кількість і вартість об'єктів.
При проведенні інвентаризації комісія спочатку заносить до опису (акту) фактичну кількість цінностей (під час перерахунку при МВО) і тільки потім разом з бухгалтерією (після закінчення інвентаризації) облікову, а не навпаки.
Далі комісія разом з бухгалтерією підприємства:
1. Визначає відхилення. По тим ТМЦ, по яким були відхилення дані відхиленьза основними засобами записують до форми № інв-18, за товарно-матеріальними цінностями до форми № інв-19 (Звіряльна відомість). Звіряльні відомості складаються бухгалтером і підписуються матеріально-відповідальною особою;
2. За виявленими фактами відхилень фактичних даних від облікових отримують письмові пояснення матеріально-відповідальних осіб;
3. Розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку.
Звіряльну відомість складає в одному примірнику і підписує бухгалтер підприємства. Вона зберігається у бухгалтерії. З підсумками "Звіряльної відомості" під розписку ознайомлюється матеріально відповідальна особа.
Насамкінець відбувається засідання інвентаризаційної комісії, результати якого оформляються протоколом. У протоколі слід відобразити всі суттєві аспекти проведеної інвентаризації. Наприклад, у протоколі зазначають стан складського господарства, результати інвентаризації і висновки щодо них, пропозиції про залік нестач та надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам тощо. До протоколу додають усі інвентаризаційні документи.
Якщо на підприємстві окрім робочих комісій діють постійні комісії, то протокол робочої комісії разом з доданими документами передається на розгляд постійної комісії. У свою чергу, постійні комісії розглядають протокол робочої комісії з доданими інвентаризаційними документами. Засідання постійних комісій також документується протоколом, разом з яким надаються всі інвентаризаційні документи, складені робочою комісією.
Протоколи постійних комісій передаються керівнику підприємства, який у 5-денний термін повинен їх розглянути та затвердити
Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.
 |
Рис. Документальне оформлення інвентаризація