На даному рахунку обліковуються лише ті МШП, які знаходяться на складі.

Організація аналітичного обліку запасів в бухгалтерії

У бухгалтерії матеріальні звіти з доданими до них документами перевіряються, обробляються, здійснюється контирування. Потім інформація з них переноситься до облікових регістрів.

При журнальній формі обліку підсумкові дані з надходження та вибуття у розрізі субрахунків заносяться у відомість 5.1. Відомість ведеться за окремими матеріально-відповідальними особами, місцями зберігання і використання матеріальних цінностей. У відомості здійснюється розподіл ТЗВ пропорційно до вартості витрачених матеріалів. а також визначається фактична собівартість списаних зі складу запасів (якщо застосовується середньозважена вартість).

Записи у відомість 5.1 проводяться на підставі первинних документів (звітів), в яких узагальнено надходження до МВО запасів та їх витрачання за звітний період У графі 2 видаток показується групуванням за кореспондуючими рахунками.

Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї МВО до іншої, з одного цеху в інший) за місяць виділяють окремими сумами і мають бути рівними.

2. Особливості обліку МШП

До складу запасів на підприємстві відносяться малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП).

До МШП належить предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року.

Зокрема інструкцією про застосування рахунків бухгалтерського обліку до складу МШП відносять інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг.

Планом рахунків бухгалтерського обліку для обліку МШП передбачений активний рахунок 22 МШП.

МШП, які передані до експлуатації на цьому рахунку не обліковуються. Дебетове сальдо по рахунку 22 визначає залишок МШП, які знаходяться на складі за первісною вартістю. За дебетом рахунку 22 будуть відображатися надходження МШП за первісною вартістю, а за кредитом вибуття (відпуск до експлуатації, безкоштовна передача, нестача) за одним із методів вибуття запасів, але на практиці, як правило, при вибутті МШП вони списуються за ідентифікованою собівартістю.

На складах ведеться кількісний облік МШП за їх номенклатурними номерами, аналогічний обліку матеріалів на складі. У бухгалтерії підприємства складають групувальні відомості надходження МШП таким же чином, як і групувальні відомості надходження матеріалів. Відпуск МШП в експлуатацію здійснюється на підставі вимог цехів чи відповідальних осіб. Відпуск МШП робітникам у тривале користування оформляється випискою вимоги у двох примірниках.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів може будуватися:

- за відповідними субрахунками;

- за окремими предметами, що належать до складу кожної групи малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Згідно до П(С)БО 9 вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.

Облік МШП за місцями збереження і перебування можуть вести особи, відповідальні за їх наявність, як правило, за такими групами:

інструменти і пристрої загального призначення;

господарський інвентар - портьєри, вішалки, протипожежний інвентар тощо;

спеціальний одяг, спеціальне взуття (щодо обліку, то він залежить від терміну експлуатації такої "малоцінки". У цьому випадку йдеться про спецодяг та спецвзуття, термін експлуатації яких менше року);

інші МШП - столовий посуд і столові речі, інвентар для соціально-культурних заходів, спортивний і туристський інвентар, брезент тощо.

У межах цих груп підприємства можуть самостійно встановлювати більш деталізоване групування МШП.

Для правильної організації обліку МШП необхідно:

- забезпечити умови для нормального їх збереження на складах і функціонування в експлуатації;

- розміщати МШП у місцях їх збереження й експлуатації таким чином, щоб мати можливість швидко їх приймати, відпускати і перевіряти наявність;

- установити коло осіб, на яких покладається відповідальність за приймання, збереження і відпуск МШП, за правильне і своєчасне оформлення цих операцій;

- укладати з відповідальними особами письмові договори про матеріальну відповідальність.

Інструменти і пристрої загального призначення відпускаються зі складу в підрозділи за встановленими лімітами (нормами) відпуску інструментів. При цьому можливі кілька варіантів організації обліку інструментів і пристроїв в експлуатації.

Перший варіант організації обліку передбачає порядок, за яким операції з одержання інструментів і пристроїв зі складу, повернення на склад МШП, що стали непридатними, та зношених інструментів оформляються первинними документами.

Оформлення операцій з передачі інструментів і пристроїв первинними документами здійснюється в такому порядку:

одержання інструментів і пристроїв зі складу - випискою вимог або лімітних карток;

повернення інструментів і пристроїв на склад - випискою накладних або записами в лімітних картках;

решта непридатних, зношених інструментів і пристроїв у вигляді брухту, утилю - накладними.

Другий варіант організації обліку передбачає порядок, за яким оформляються лише операції з передачі інструмента і пристроїв, що спричиняють зміни запасів МШП у відповідальних підрозділах (метод постійного запасу МШП або обмінного фонду).

За таким порядком відповідальні підрозділи обмінюють на складі непридатні, зношені інструменти і пристрої на придатні штука за штуку. Такий метод не зумовлює зміну запасів інструментів у відповідальних підрозділах і тому не потребує спеціального первинного документа на обмін. Доцільний на підприємствах із добре організованою системою складського й інструментального господарства, а також належною організацією обліку і контролю.

Для документального оформлення руху МШП використовуються такі типові форми:

1. Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв) (форма N МШ-1) - застосовується для обліку зміни запасу інструментів (пристроїв) у роздавальних кладових на тих підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного (обмінного) фонду. Відомість складається у двох примірниках начальником цеху разом із начальником інструментального чи планового відділу при необхідності зміни норми постійного запасу інструментів (пристроїв). Один примірник відомості знаходиться в інструментальному відділі, другий - в цеху.

На підставі даних відомості вносяться зміни до картки складського обліку матеріалів (типова форма N М-12) інструментально-роздавальної кладової.

2. Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-2) - застосовується для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих під розписку робітнику чи бригадиру (для бригади) із роздавальної кладової цеху для тривалого користування.

Заповнюється в одному примірнику комірником на кожного робітника, що одержав ці предмети.

Для обліку інструментів (пристроїв), виданих робітнику із кладової цеху для короткострокового користування, застосовується інструментальна марка, яка при здачі інструментів комірнику, повертається робітникові.

На кожну інструментальну марку, в якій вказується номер інструментальної роздавальної кладової, номер цеху, табельний номер робітника, комірник видає тільки один інструмент.

3. Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) (форма N МШ-3) - застосовується для обліку інструментів (пристроїв), переданих на заточування або ремонт. Використовується на тих підприємствах, де заточування та ремонт інструментів (пристроїв) проводиться у централізованому порядку. Замовлення виписується у двох примірниках комірником роздавальної кладової. Один примірник залишається у комірника з розпискою виконавця, другий передається разом із інструментом до цеху виконання (заточувальну майстерню). Після заточування чи ремонту інструмента (пристрою) комірник робить відмітку у своєму примірнику про повернення інструмента (пристрою) і розписується у примірнику цеху-виконавця.

4. Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-4) - застосовується для оформлення поломки, та втрати інструментів (пристроїв) та інших малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Складається в одному примірнику майстром і начальником цеху (дільниці) на одного або декількох робітників.

При поломці, псуванні та втраті малоцінних та швидкозношуваних предметів з вини робітника акт складається у двох примірниках. Один примірник залишається в цеху (на дільниці), а другий направляється у розрахункову частину бухгалтерії для утримання у встановленому порядку з робітника вартості поломаного, зіпсованого чи втраченого предмета.

При пред'явленні робітником акту вибуття йому замість непридатного чи втраченого предмета видається придатний і записується до картки обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-2). Акти вибуття потім прикладаються до актів списання (форми N МШ-5 і МШ-8).

5. Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на приватні (форма N МШ-5)

Застосовується для оформлення списання інструментів (пристроїв), що стали непридатними, та обміну їх на придатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного (оборотного) фонду. Складається в одному примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-4). Непридатний інструмент за актом здається до кладової для утилю. Акт візується начальником інструментального чи планового відділу і подається до центрального інструментального складу (ЦІС), який видає цеху інструменти (пристрої) того ж найменування, марки та розміру за актом без виписки вимог і лімітних карток. Після видачі складом інструментів (пристроїв) акт передається до бухгалтерії, де згідно з цим актом, проводиться списання, інструментів (пристроїв) зі складу, без відображення їх руху по роздавальних кладових цехів. Виданий складом інструмент (пристрій) в порядку обміну за актами у картці обліку роздавальних кладових не відображається.

6. Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів (форма N МШ-6) -застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Картка ведеться в одному примірнику і зберігається у комірника цеху (дільниці).

У випадку втрати взятих предметів спецодягу, спецвзуття або запобіжних засобів в особовій картці за формою N МШ-6 в рядку загубленого предмету в розділі "Повернено" робиться запис: "Акт вибуття N _____ і дата".

Черговий спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби колективного використання, видані робітникам та службовцям тільки на час виконання тих робіт, на які вони передбачені, повинні знаходитися у коморах і видаватися під відповідальність майстрів та інших робітників, перелік яких затверджується керівником підприємства.

Черговий спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби записуються на окремі картки з поміткою "Чергова".

При автоматизованій обробці даних з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів особова картка не ведеться.

7. Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (форма N МШ-7) - застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами.

Заповнюється в двох примірниках комірником цеху (відділу, дільниці) окремо на видачу і на повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів і оформляється відповідними підписами. Один примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у комірника цеху (відділу, дільниці).

За цією формою ведеться облік прийнятих від робітників спецодягу, спецвзуття на прання, дезінфекцію, ремонт та на літнє зберігання.

8. Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-8) -застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів по закінченню строку носки, інших малоцінних та швидкозношуваних предметів і здача їх у комору для утилю. Акт складається в одному примірнику комісією на підставі разових актів вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів (форма N МШ-4). Після здачі списаних предметів до комори для утилю акт із розпискою комірника здається до бухгалтерії. На різні види малоцінних та швидкозношуваних предметів акти на списання складаються окремо.

Операції щодо руху МШП узагальнено в табл. 4.6.

Таблиця 4.6