Облік запасів у місцях зберігання, звітність матеріально-відповідальних осіб та організація аналітичного обліку запасів в бухгалтерії
Нормативно-правові акти
Лекція 11. Облік запасів у місцях зберігання та контроль за їх збереженням
Тема 4. Облік запасів
1. Облік запасів у місцях зберігання, звітність матеріально-відповідальних осіб та організація аналітичного обліку запасів в бухгалтерії
2. Особливості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів
3. Організація аналітичного обліку запасів в бухгалтерії
1. Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів: Наказ Міністерства фінансів України від 10.01.2007 р. № 2
2. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси»: Наказ Міністерства фінансів України від 20.10.1999р. № 246 (зі змінами та доповненнями)
3. Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів: Наказ Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 193
4. Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів: наказ Міністерства статистики України N 145 від 22.05.96
Запаси на підприємствах зберігаються у спеціалізованих та інших місцях (склади, комори тощо) зберігання. Склади можуть бути загального та спеціалізованого призначення (центральні, проміжні, експедиторські та інші). Організація зберігання запасів на підприємстві здійснюється залежно від виду запасів, технології виробництва, умов постачання, умов збуту тощо.
Для запасів, що не належать підприємству, виділяються окремі місця зберігання від інших запасів.
Кожному складу присвоюють постійний номер, який надалі зазначається на всіх документах при оформленні операцій з руху запасів на даному складі.
Приймання, зберігання, відпуск та облік запасів в місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа. Вона несе матеріальну відповідальність за запаси. Зі всіма МВО підприємство складає договір про матеріальну відповідальність, який може бути індивідуальним або бригадним.
При індивідуальній матеріальній відповідальності матеріально-відповідальна особа однобічно відповідає за всі цінності.
При бригадній матеріальній відповідальності кожний член бригади несе відповідальність пропорційно його окладу і відпрацьованому часу.
Адміністрація підприємства повинна створити для матеріально-відповідальних осіб умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей. З цією метою матеріали повинні зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальними приладами, що забезпечують точність визначення кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі використовують багато матеріалів і є декілька сховищ, то за кожним з них бажано закріпити певну групу матеріалів.
Для належної організації обліку та схоронності матеріалів на складах необхідно:
— забезпечити збереження товарно-матеріальних цінностей лише в закритих приміщеннях та під постійною охороною. Відкриті майданчики для зберігання будівельних матеріалів, палива тощо навалом (у буртах) повинні бути огороджені для обмеження доступу сторонніх осіб;
— усі місця зберігання матеріалів обладнати протипожежним інвентарем;
— встановити чіткий графік роботи складу, дотримуватись постійного порядку в розміщенні матеріалів на складі, своєчасно відображати в облікових регістрах складського обліку рух матеріальних цінностей та визначати залишки;
— визначити коло осіб, відповідальних за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей, за правильне і своєчасне оформлення таких операцій та відображення їх в обліку. Ознайомити відповідальних осіб з чинним законодавством щодо матеріальної відповідальності робітників та службовців за збитки, завдані установі, а також з діючими інструкціями, нормативами та правилами приймання, зберігання, обробки, перевезення, відпуску (продажу), використання у виробництві переданих їм матеріальних цінностей. Укласти з матеріально відповідальними особами письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за збереження товарно-матеріальних цінностей;
— затвердити наказом перелік посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання продуктів і матеріалів, видачу пропуску для вивезення матеріалів з території складу та за межі установи;
— забезпечити зразками підписів (керівника, головного бухгалтера, бухгалтера матеріального обліку тощо) усіх матеріально відповідальних осіб, контрольно-пропускну службу, бухгалтерію. Довести до всіх посадових осіб графіки обробки документів та передачі їх до бухгалтерії;
— своєчасно і якісно проводити інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей, оформляти і відображати в обліку її результати;
— працівникам бухгалтерії не рідше 2—3 разів на місяць здійснювати безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку правильності оформлення первинних документів та ведення складського обліку, складання звітності про рух товарно-матеріальних цінностей (з відповідними помітками у регістрах складського обліку);
— приймати та звільняти матеріально відповідальних осіб за погодженням з головним бухгалтером установи з обов'язковим проведенням інструктажу. Приймання та передачу складу іншій матеріально відповідальній особі проводити за актом лише після суцільної інвентаризації усіх цінностей на складі.
Для забезпечення швидкого приймання та видачі матеріалів, а також проведення їх інвентаризації в місцях зберігання кожна однорідна група (вид) запасів може позначатися матеріальним ярликом(форма М-16), який прикріплюється до місця зберігання запасів. В матеріальному ярлику вказується з найменуванням матеріалу, його марки, сорту, типорозміру, номенклатурного номера, одиниці вимірювання, норми запасу, ціни .Бланк ярлика заповнюється зав. складом на кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей. Заповнений усіма необхідними даними ярлик прикріплюється до місця зберігання матеріальних цінностей та служить для них паспортом.
Таблиця 2. Варіанти обліку виробничних запасів у бухгалтерії підприємства
| Варіанти складського обліку запасів | Зміст варіанта |
| Сортовий | На підставі первинних документів на кожен вид запасів відкриваються картки аналітичного обліку (у бухгалтерії) і складського обліку (на складі), де їх обліковують у натуральному та грошовому виразі. Таким чином, облік ведуть паралельно: і в бухгалтерії, і на складі. У кінці звітного періоду у бухгалтерії складають оборотні відомості аналітичного обліку, які порівнюються з даними складського обліку. |
| Партіонний | Первинні документи групуються за номенклатурними номерами, і наприкінці звітного періоду кінцеві дані за кожним із номерів заносяться до оборотних відомостей. Оборотні відомості складаються в натуральному та грошовому виразі по кожному складу і для кожного рахунку бухгалтерського обліку. Облік ведуть паралельно: і в бухгалтерії, і на складі. |
| Сальдовий (оперативно-бухгалтерський) | Найбільш прогресивним методом за ручної обробки інформації вважається оперативно-бухгалтерський. Його особливістю є те, що кількісний облік запасів організований тільки на складі за кожним об'єктом. Регулярно (раз на 10 днів) завідувач складом надає у бухгалтерію залишки за кожним найменуванням запасів, які бухгалтер первіряє, зіставляючи зі своїми даними за синтетичним обліком, таким чином бухгалтером кількісний облік не ведеться. У кінці місяця складаються сальдові відомості кожним завідувачем складу, де теж вказуються лише залишки запасів. Бухгалтер робить їх розцінку, після чого вони звіряються із залишком на синтетичному рахунку 20 "Виробничі запаси" та відповідних субрахунках. |
Отже, як правило матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів (крім підприємств, які застосовують метод ціни продажу), а в кількісному і в якісному виразі облік ведеться в бухгалтерії.
Облік запасів на складі може здійснюватися із застосуванням картки складського обліку матеріалів (форма М-12). Вона застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою (комірником, зав. складом) в одному примірнику. Записи у картці виконують на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день, коли відбувається операція.
Якщо протягом дня відбулось декілька однакових (або однорідних) операцій за кількома документами, може бути зроблено один запис з відображенням номерів документів або номера реєстру, який складається за цими документами, та загальної кількості запасів. При незначній номенклатурі запасів замість карток складського обліку може застосовуватися книга обліку залишків запасів на складі.
Завідувач складом на підставі первинних документів складає "Реєстр прийняття-здачі документів" (т. ф. № М— 13) і разом з доданими до нього документами здає у бухгалтерію під розписку бухгалтера на другому примірнику реєстру. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення документів та складання реєстру, ведення книги (карток) складського обліку і використовує документи для бухгалтерського обліку руху товарно-матеріальних цінностей.
За рішенням головного бухгалтера матеріально відповідальні особи можуть складати замість реєстру прийняття-здачі документів матеріальний звіт. Відповідно до методичних рекомендацій та наказу статистики він складється у визначений термін (раз у місяць) матеріально відповідальні особи у кількісному виразі та в одному примірнику і подають його до бухгалтерії з відображенням у ньому наявності і руху.
Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подаються усі первинні документи на прибуток та видаток матеріалів з вказівками про кількість документів та їх номерів окремо за прибутком та видатком.
Перелік доданих до "Матеріального звіту" первинних документів зазначається на його титульному аркуші. Крім того, на ньому зазначається загальна кількість доданих документів (цифрами і літерами). У момент передачі "Матеріального звіту" разом з доданими до нього первинними документами у бухгалтерію підприємства матеріально відповідальна особа ставить на титулі "Матеріального звіту" підпис, підтверджуючи здачу зазначених первинних документів, а бухгалтер ставить підпис, підтверджуючи прийом цих документів.
Ціна і вартість запасів, що надійшли, вибули або списані, проставляється бухгалтерією безпосередньо у "Матеріальному звіті". Після чого з'являється можливість визначити вартість запасів, використаних на виконані або ще не завершені роботи.