Методи документування системи внутрішнього контролю.

Документальне оформлення вивчення та оцінки системи внутріш­ньогосподарського контролю передбачається вимогами міжнародних стандартів ауди­ту. У разі тривалого обслуговування клієнта це усуває необхідність щорі­чного повторного документування аспектів внутрішнього контролю в то­му випадку коли за період, що перевіряється, основні елементи та проце­дури внутрішньогосподарського контролю підприємства залишилися незмінними.

Узагальнення практики аудиту дозволяє виділити такі основні фо­рми, за якими здійснюється документування внутрішнього контролю під­приємства:

- опис системи внутрішнього контролю, або як його ще можуть називати різні джерела з теорії аудиту - меморандум внутріш­ньогосподарського контролю, організаційна схема, блок-схеми внутрішньогосподарського контролю, анкети внутрішньогосподарського контролю, контрольні питання для оцінки внутрішньогосподарського контролю.

Меморандум внутрішнього контролю - це найбільш простий і, безперечно, зручний спосіб описання внутрішньогосподарського контролю. Він скла­дається з опису операційних циклів із зазначенням слабких та сильних позицій контролю. Предметом меморандуму внутрішньогосподарського контролю мо­жуть стати, зокрема, процес обробки даних з касових надходжень, опера­цій із продажу, платіжних відомостей, з купівлі та грошових виплат.

Основна перевага методу опису СВГК - простота поєднується з ці­лою низкою його практичних недоліків, таких як:

- опис не дає швидкого уявлення щодо системи контролю. Це є особливо проблематичним, якщо призначаються нові аудитори і вони прагнуть ознайомитися з середовищем контролю та про­цедури контролю на підприємстві, яке перевіряється, інформація, яку містить опис, може бути по-різному розтлума­чена, у випадку зміни аудитора, у майбутньому досить важко зробити систематизацію змін, які відбуваються в системі внутрішнього контролю підприємства, важко оцінити, наскільки повно зафіксована вся суттєва інфор­мація, яка необхідна для достатнього розуміння СВГК підприєм­ства.

Метод опису СВГК доречно застосовувати у випадку проведення аудиту фінансової звітності малих підприємств зі спрощеною структурою внутрішньогосподарського контролю. За інших умов його використання може стати неефективним.

Організаційна схема дозволяє наочно проілюструвати зв'язки між різними посадами на підприємстві. Звісно, що організаційна схема не розкриває конкретних функціональних обов'язків осіб, що на ній розгля­даються, а лише описує формальні зв'язки між ними. На практиці нефор­мальні взаємовідносини між працівниками можуть бути дуже важливими для аудитора з метою зрозуміння СВГК.

Анкети внутрішньогосподарського контролю - це форма документування внут­рішнього контролю підприємства за допомогою стандартизованих пи­тань. Основна перевага анкети полягає в тому, що вона дозволяє най­більш повно охопити спектр питань, які розкривають зміст внутрішнього контролю на підприємстві.

Переваги практичного використання анкет внутрішньогосподарського контролю полягають у наступному:

ü анкету можна підготувати досить швидко на перших етапах здійснення процесу аудиту, що дозволяє її використовувати ще на етапі укладення договору, коли проводиться попередня оці­нка ризиків суттєвого викривлення,

ü анкети прості у застосовуванні, вони дозволяють розкрити не­доліки процедур контролю у формі, яка є зрозумілою для будь-кого із фахівців аудиторської фірми, що беруть, або будуть брати у майбутньому участь у перевірці фінансової звітності підприємства,

ü анкета дозволяє стандартизувати процедуру опису СВК під час проведення аудиту.

Основний недолік анкети полягає в тому, що окремі елементи сис­теми внутрішньогосподарського контролю вивчаються без досягнення повного розу­міння цієї системи, оскільки перелік питань включає тільки ті види конт­ролю, які, як правило, використовуються. Крім цього, в анкеті нічого не вказується про доцільність і рівень суттєвості того чи іншого виду конт­ролю, у ній наводиться лише факт його існування чи відсутності. Станда­ртні анкети внутрішнього контролю через високий рівень їх узагальнено­сті, можуть бути придатними лише для обмеженого кола підприємств, які мають схожу структуру організації, схожі напрямки та види діяльності. Також стандартизовано форма і зміст анкети не дозволяє розкрити слабкі місця внутрішнього контролю, що може, у свою чергу, мати наслідком невідповідний висновок про надійність процедур СВГК й заниження ризи­ку суттєвого викривлення.

При складанні анкет необхідно дотримуватися таких правил:

- визначити перелік завдань, які вирішуються шляхом анкетування, а також назвати питання, які можуть бути ключовими для СВК підприємства, яке перевіряється,

- з метою систематизації отриманої інформації питання в анкеті не­обхідно групувати таким чином, щоб дотримувати послідовність вивчення складових елементів СВГК: спочатку група питань, які описують середовище контролю, потім питання, які розкривають зміст бухгалтерського обліку (в розрізі окремих груп господарсь­ких операцій), і потім питання, що фіксують процедури контролю (також у розрізі окремих груп операцій),

- питання в анкеті переважним чином повинні формуватися таким чином, щоб на них могла даватися відповідь у формі «так» або «ні».

Анкети внутрішньогосподарського контролю є результатом практики аудиту 60-х років минулого століття застосувати більш формалізований та сис­темний підхід до процесу документування СВГК на великих підприємст­вах. Разом з тим, як було зазначено вище, такий метод документування не дозволяє отримати надійних свідчень про те, яким чином внутрішній контроль підприємства запобігає попередженню та виявленню фактів суттєвих помилок та шахрайства. Тому в процесі практичного розвитку методу анкетування виник більш досконалий метод документування СВГК. Це - контрольні питання для оцінки внутрішнього контролю (КПОВК).

Метод КПОВК полягає в тому, що анкета розробляється таким чи­ном, щоб за допомогою ключових питань виявити ділянки можливого шахрайства та суттєвих помилок. Тобто аудитор розробляє питання таким чином, щоб спроектувати СВГК для конкретного підприємства (з ураху­ванням його структури, видів діяльності та ін.), яка б з його професійної точки зору могла б попереджати та виявляти факти суттєвих помилок і шахрайства. В анкетах, які складаються за методом КПОВК, існують спе­ціальні ключові питання, які і дозволяють діагностувати слабкі місця в СВГК підприємства.

Всі вищеперелічені методи документування внутрішнього контро­лю мають як свої переваги, так і недоліки. Виходячи з цього, на практиці доцільно використати поєднання зазначених вище методів. Блок-схеми з їх наочністю, разом з анкетами чи структурними схемами з їх детальнимохопленням можуть забезпечити ефективну комбінацію.