Порівняння фактичних відомостей про завдання з базовим планом
Зберігши базовий плані надалі обновляючи календарний план, можна порівнювати базовий план з фактичними даними для визначення відхилень. Відхилення вказують на ті ділянки проекту, хід виконання яких відрізняється від запланованого.
Щоб проект не виходив за рамки календарного плану, необхідно стежити за істотними відхиленнями дат початку і закінчення. При необхідності можна скоректувати залежність завдань, заново призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб уникнути перегляду крайніх термінів.
1. У меню Виглядвиберіть команду Діаграма Ганта з відстеженням.
2. В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням»графічно відображаються відхилення завдань, що полегшує аналіз ходу виконання календарного плану.
3. У меню Виглядвиберіть команди Таблицяі Відхилення.
4. При необхідності натисніть клавішу TAB, щоб переглянути поля відхилень.
Для відображення відхилень необхідно відновити фактичні дати початку і закінчення завдання, фактичні значення трудовитрат або фактичні тривалості. На основі введених даних в Microsoft Project обчислюється решта даних про завдання.
4.2. Інформаційна система багато-проектного планування Time Line 6.5 (Фірма Time Line Solutions)
Основними особливостями Time Line 6.5 є реалізація концепції багато-проектного планування в рамках організації, гнучкі засоби підтримки формування звітів і засоби настройки на призначене для користувача інформаційне середовище. У Time Line 6.5 немає обмежень щодо розміру проектів.
Time Line 6.5 дозволяє зберігати всі дані, що стосуються проектів організації в єдиній SQL базі даних, яка, окрім опису проектів і єдиного для організації списку ресурсів, містить всі елементи настройок управлінського середовища прийнятих в компанії для роботи з проектами. Всі основні об'єкти бази даних об'єднані у вікні OverView у відповідних розділах. За допомогою даного вікна можна переглянути структуру бази даних проекту і здійснити доступ до будь-якого елементу, а також створити свої призначені для користувача елементи в списках.
Time Line 6.5 пропонує достатньо могутні алгоритми роботи з ресурсами, що включають засоби міжпроектного призначення і вирівнювання перевантажень ресурсів, гнучкі можливості щодо опису специфічних календарних графіків роботи ресурсів. Недоліком даних засобів є відсутність можливостей опису і відображення ієрархії ресурсів організації.
Стандартні можливості генерації табличних звітів за проектом доповнені можливостями Time Line 6.5 системи створення і генерації звітів Cristal Reports 4, яка дозволяє створювати практично будь-які види звітів, що містять дані як з бази даних Time Line, так і з інших баз даних компанії, які включаються в поставку. Більше 30 заготівок стандартних звітів управління проектами у форматі Cristal Reports включені в систему.
Корисною додатковою можливістю системи є засоби створення власних формул в електронній таблиці Time Line.
Окремий модуль імпорту/експорту дозволяє обмінюватися даними з іншими пакетами управління проектами (MS Project, CA-SuperProject, Time Line 1.0 for Windows і 5.0 для DOS), базами даних і електронними таблицями (Lotus). Time Line 6.5 підтримує стандарти ODBC, OLE 2.0, DDE та макромову Symantec Basic.
Нині набуває розповсюдження англомовна версія системи. Time Line 6.5 може бути рекомендований для планування проектів середньої складності або комплексів малих проектів.
4.3. Управління середніми і великими проектами за допомогою Primavera Project Planner (P3) (Фірма Primavera Systems, Inc.)
Центральний програмний продукт сімейства Primavera, Primavera Project Planner (P3), добре відомий в середовищі професійних менеджерів проектів у всьому світі. Сьогодні P3 застосовується для управління середніми і великими проектами в різних галузях, хоча найбільшого поширення даний продукт набув у сфері управління будівельними та інженерними проектами.
Primavera Project Planner подає достатньо стандартний для всіх подібних систем графічний інтерфейс, але у P3 є кілька додаткових можливостей.
По-перше, це можливість згрупування і впорядковування робіт за різними ознаками на різних рівнях деталізації проекту, що дозволяє представити інформацію в зручнішому вигляді для конкретної управлінської ситуації. Наприклад, використовуючи дані засоби, всю інформацію за проектом можна згрупувати за фазою проекту на першому рівні ієрархії, за відповідальним ресурсом на другому і відсортувати за датою початку робіт на третьому. Для кожної групи можуть бути задані власні шрифт і колір (тексту і фону), розбивається за кожною сторінкою.
Інша корисна особливість – це можливість розбиття екрану по горизонталі на дві частини, кожна з яких може бути розглянута незалежно. Це дає можливість одночасно переглядати різні частини проекту.
Крім того, P3 має певні відмінності від інших пакетів у засобах ресурсного планування.
При описі ресурсу можуть бути вказані нормальна і максимальна кількість наявності даного ресурсу, а також його ціна за шістьма тимчасовими інтервалами. Ресурс може бути позначений як керівник (обсяг призначення ресурсу на завдання впливатиме на тривалість її виконання). Наприклад, визначивши, що робітники - це управляючий ресурс, а бригадир - ні, можна добитися скорочення термінів виконання завдання прокладки траншеї за рахунок призначення більшої кількості робітників. Збільшення ж кількості бригадирів не вплине на тривалість роботи.
При плануванні завантаження ресурсів може виникнути необхідність в описі нелінійного профілю споживання ресурсу окремим завданням. P3 дає можливість описати різні криві розподілу ресурсу, пропонуючи дев'ять стандартних кривих і можливість визначити власний профіль споживання, розбивши тимчасову фазу завдання на 10 періодів.
Засоби автоматичного перепланування завдань з урахуванням обмежень на ресурси набувають особливої важливості для великих проектів, коли менеджер не в змозі самостійно проаналізувати недостатність ресурсів і знайти рішення для кожної конкретної роботи. P3 дозволяє оптимізувати розклад термінів виконання робіт. Серед режимів перерахунку можна виділити вирівнювання наперед (визначення можливої дати закінчення проекту при заданій початковій даті); вирівнювання назад (визначення найпізнішої допустимої дати початку проекту); згладжування перевантажень ресурсів в межах тимчасових резервів робіт або в рамках заданого інтервалу. Крім того, є можливість перерозподіляти призначення робіт між згрупованими ресурсами.
До недоліків засобів ресурсного планування можна віднести обмеження щодо кількості календарів. Окрім головного календаря проекту, P3 дозволяє описати лише 30 додаткових календарів, тоді як можливість завдання індивідуальних графіків роботи для кожного ресурсу вже стало нормою в сучасних пакетах управління проектами. Інше обмеження пов'язане з кількістю ресурсів (не більш 120), контрольованих при вирівнюванні профілю завантаження обмежених ресурсів.
Засоби підтримки багатопроектного середовища управління в P3 включають можливість визначення ієрархії і права доступу до майстер-проекту та підпроектів. Менеджер-координатор проекту має право редагувати майстер-проект і всі підпроекти. Менеджер підпроекту має право додавати ресурси до словника ресурсів, але не видаляти їх і не змінювати їх ціни. Якщо вирішення ресурсних конфліктів в рамках підпроекту вимагає дані іншого підпроекту, менеджер може це зробити тільки при додатковому його уповноваженні з боку менеджера-координатора проекту. Проте, ресурсне планування за проектом в цілому може здійснюватися тільки менеджером-координатором. Тільки він може визначити зв'язки між підпроектами. В порівнянні з багатьма іншими програмними продуктами, які також дають можливість багатопроектного управління, особливістю P3 є докладний опис принципів багатопроектного управління в документації, де вони розглядаються з двох точок зору: менеджера-координатора проекту і менеджера підпроекту (хоча вважається, що тема мультипроектного управління вимагає додаткового підручника).
Таким чином, працюючи спільно, системи P3 і SureTrak пропонують підхід, що масштабується, до управління проектами різного розміру і складності. Окрім вищеназваних продуктів із сімейства Primavera може викликати інтерес система аналізу ризиків проекту Monte Carlo for Primavera.
4.4. Інформаційна система SureTrak (Фірма Primavera Systems, Inc.)
Окрім P3, компанією Primavera Systems постачається полегшена система для УП - SureTrak ($700). Цей програмний продукт орієнтований на невеликі проекти, підпроекти, роботу конкретних виконавців з фрагментами проектів. SureTrak має ті ж засоби, що і P3 в плані організації проекту за кодами і фільтрацією інформації, встановлення обмежень і розрахунку розкладу, але в той же час існує ряд обмежень і додаткових можливостей.
З обмежень слід зазначити відсутність засобів багатопроектного управління і фрагментації проектів, менший розмір проектів, скромніші засоби створення звітів. Проте, в SureTrak з'явилися календарі ресурсів і, як наслідок можливість розрахунку довготривалості робіт з урахуванням узгодження календарів виконавців (очікується, що календарі ресурсів з'являться і в наступній версії P3). Крім того, у ресурсів з'явилася додаткова категорія - дохід. SureTrak відрізняється від всієї решти продуктів Primavera тим, що він повністю русифікований і постачається разом з інструкцією для користувача російською мовою.
SureTrak здійснює імпорт/експорт файлів у форматах P3 і MS Project.
Лідерське становище компанії Primavera на ринку відчувається досить-таки вагоме. Її системи найбільш функціональні, проте мають і найвищу вартість на ринку, тому не популярні серед менеджерів, що працюють над невеликими проектами. Пакет Primavera по-справжньому ефективний в тих проектах, де зайнято понад 350 учасників. У подібних випадках продукту Primavera рівних немає – широкі можливості щодо настройки оптимізації, а також безліч способів контролю роблять SureTrak Project Manager оптимальним вибором для великих проектів з чисельністю підрядчиків і тривалим терміном реалізації.
4.5. Програмні продукти Artemis Views (Фірма Artemis International)
Традиційно програмні продукти сімейства Artemis (Artemis 2000, Artemis 9000, потім Prestige) використовувалися для управління великими інженерними проектами. На сьогодні корпорація Artemis International поширює під цією торговою маркою серію програм що має загальну назву ArtemisViews.
Сімейство ArtemisViews складається з набору модулів, що автоматизують різні аспекти управління проектами: ProjectView, ResourceView, TrackView, CostView. Всі модулі сумісні за даними, працюють в архітектурі клієнт/сервер, підтримують ODBC стандарт і легко інтегруються з популярними СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase.
Кожен модуль може працювати як незалежно, так і в комбінації з іншим програмним забезпеченням. Ціна на ці, традиційно недешеві системи, обчислюється, виходячи з конфігурації, що замовляється.
ProjectView (від $16000 на одного користувача) дозволяє реалізувати мультипроектну та розраховану на багато користувачів систему планування і контролю проектів в організації. ProjectView дозволяє розділяти проектні дані (календарі, кодифікатори, списки ресурсів) між користувачами або групами для користувачів, забезпечує засоби безпеки при одночасній роботі користувачів з проектом. Система дозволяє одержувати значну кількість різних звітів за допомогою власних засобів або з використанням спеціалізованого програмного забезпечення (наприклад, Quest). У комбінації із засобами управління ресурсами ResourceView дозволяє побудувати інтегрований підхід до управління проектними роботами і поточними операціями.
ResourceView ($6000 на робоче місце) - спеціалізована система для планування і контролю використання ресурсів як в проектному або матричному середовищі управління, так і для поточних робіт. У системі реалізовані засоби підтримки узгодження керівниками розподілу ресурсів між роботами. Графічна панель управління ресурсами дозволяє менеджерам планувати, контролювати і оптимізувати їх завантаження за рахунок перерозподілу черги робіт відповідно до наявності ресурсів.
TrackView (від $1500 за робоче місце) надає засоби ведення фактичної інформації щодо виконаних обсягів робіт, контролю за станом виконання і вартістю поточних робіт (проектних і зовні-проектних). Система дозволяє інтегрувати дані для різних рівнів управління в організації від рядових виконавців, які ведуть інформацію щодо своїх завдань, до вищого керівництва, яке може одержати укрупнені дані з фактичних витрат і обсягів робіт.
CostView ($12000) забезпечує підтримку центрального депозитарію для інформації щодо всіх витрат і доходів проектів. Пакет дозволяє аналізувати економічну ефективність контрактів, складати таблиці грошових потоків, передбачати витрати і розраховувати показники внутрішньої норми рентабельності проектів. Безумовно, ArtemisViews дозволяє створити могутнє інтегроване рішення, проте, витрати, пов'язані з придбанням і упровадженням даного програмного забезпечення, істотно обмежують коло потенційних користувачів.
4.6. Інформаційна система УП Spider Project (Spider Technologies Group, Росія)
Російська розробка - Spider Project ($948). За інформацією, одержаною від фахівців, які розробляють і підтримують пакет (Spider Technologies Group), система була інстальована для управління декількома десятками великих проектів.
Даний пакет має кілька особливостей, що дозволяють йому конкурувати із західними системами на великих промислових проектах.
По-перше, це могутні алгоритми планування використання обмежених ресурсів. Тестування відомих пакетів УП (Artemis Views не тестувався) показало перевагу алгоритмів Spider Project за якістю планів виконання робіт, що складаються, при обмеженості наявних ресурсів. Для 32 з 100 проектів, що брали участь у тестуванні, Spider Project склав оптимальний термін виконання робіт, а для інших 68 його не поступалися аналогам, що були складені західними пакетами.
У пакеті реалізована можливість використання при складанні розкладу робіт взаємозамінних ресурсів (пулі ресурсів), яка також дозволяє одержати коротші розклади. Використання ресурсних пулів позбавляє менеджера необхідності жорстко призначати виконавців на роботи проекту. Йому достатньо вказати загальну кількість необхідних для виробництва робіт ресурсів і з яких ресурсів цю кількість вибирати. Це дозволяє і скоротити непродуктивні простої ресурсів, і полегшити роботу проектного менеджера, позбавляючи його необхідності проводити втомливі на великих проектах оцінки "що якщо".
Ще однією особливістю пакету є можливість використання нормативно-довідкової інформації - про продуктивність ресурсів з тих або інших видів робіт, витрати матеріалів, вартість робіт і ресурсів. Spider Project дозволяє необмежено нарощувати число показників, що враховуються в проектах, створювати і використовувати в розрахунках будь-які додаткові табличні документи і бази даних, вводити будь-які формули розрахунку. Можливість настройки системи дозволяє користувачам одержувати від пакету не тільки розклад робіт, графіки завантаження ресурсів і вартісні характеристики проекту, але і технологічні характеристики складених розкладів. Так, наприклад, в гірничодобувній промисловості користувачі Spider Project отримали можливість планувати не тільки порядок добування обсягів руди, але і враховувати обсяги окремих компонентів, що містяться в руді.
Перевершуючи багато західних пакетів за потужністю і гнучкістю окремих функцій, Spider Project, в цілому поступається в сфері програмної реалізації (використання стандартів обміну даними, призначений для користувача інтерфейс і т.д.). На сьогодні не завершене повне переведення системи в середовище Windows. Пакет має Windows надбудову, введення і відображення даних в діаграмах Гантт і PERT. Для створення призначених для користувача табличних звітів за проектом необхідно використовувати програму електронних таблиць, яка входить в поставку Spider Project.