Фізичне робоче місце фахівця
Робоче місце менеджера
Ефективність праці керівників всіх категорій залежить від того, яким чином організоване робоче місце. Важливе не тільки те, як воно обладнане відповідно до змісту і характеру роботи, але і наскільки комфортно можна відчувати себе на роботі.
Праця менеджера - це не тільки суто розумова діяльність. В процесі виконання своєї роботи керівник працює на комп'ютері, користується різними засобами комунікацій.
Всі ті завдання, які доводиться виконувати керівнику зумовили важливість раціональної організації робочого місця.
Розглядаючи загальні питання організації праці керівника, необхідно перш за все звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно обладнане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним працівника. Саме ці характеристики забезпечують оптимальний робочий стан, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.
Виходячи з того, що діяльність керівника різноманітна, наведемо умовний розподіл його робочого місця на дві складові:
§ фізичне робоче місце фахівця;
§ електронне робоче місце фахівця
Робоче місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому працює керівник повинен бути обладнаним відповідно до змісту робіт, що виконуються.
Правильна організація робочого місця дає можливість менеджеру:
•раціонально, з найменшими трудовитратами виконувати свої функції;
•ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;
•підтримувати високу працездатність і робочий настрій.
Робоче місце менеджера повинне відповідати певним вимогам:
•площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;
•меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв'язків менеджера з підлеглими і послідовності робіт, які виконуються;
•меблі, устаткування робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям роботи, що виконується (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).
Розміщення меблів і засобів оргтехніки повинне забезпечувати їх зручне використання.
Організація робочого місця менеджера передбачає:
•планування приміщення, в якому воно знаходиться;
•вибір і устаткування робочого місця засобами і предметами праці;
•розміщення предметів праці на робочому місці в певному порядку.
Робоче місце керівника, який здійснює прийом працівників в службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розташовують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).
Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми зі співвідношенням сторін 1 : 1,3 або 1 : 1,5 і граничне 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для кабінету. Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м.кв. Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна перевищувати допустимих розмірів.
Робоче місце повинне виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.
Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон:
•робочої зони;
•зони нарад;
•зони відпочинку.
Відповідно до цього є доцільним зональне розміщення основних елементів устаткування робочого місця.
Робоча зона, як правило, обладнана двохтумбовим столом, столом-приставкою, підйомно-поворотним кріслом, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. У робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, що використовуються менеджером в процесі роботи.
При плануванні робочої зони менеджера можна використовувати такі рекомендації:
•письмовий стіл слід встановлювати перпендикулярно до вікна;
•вхідні двері повинні бути у полі зору менеджера;
•бажано, щоб вікно було зліва;
•письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;
•меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;
•якщо в одному кабінеті два робочі місця, то прохід між ними не повинен бути менше 100-120 см;
•робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб, не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.
У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для голови. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь в нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад встановлюють перпендикулярно до письмового столу керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожної сторони.
Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, мережами локального освітлення, телевізором, розміщується вона, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.
Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності устаткування, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинне відповідати смаку володаря кабінету. У кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані або натуральні зразки продукції, макети новітніх технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв'язків підприємства, художньо виконані діаграми і т. ін. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер'єру кабінету при консультації дизайнера.
У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.
При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:
•не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;
•все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва;
•таким же повинно бути і розміщення предметів в шухлядах письмового столу;
•всі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути дотримуватись оптимальної їх послідовності;
•кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинне бути постійним;
•письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі і архівних;
•документи, які використовуються в поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити їх швидкий огляд і пошук;
•комп'ютер можна розміщувати як справа, так і зліва, а клавіатуру, як правило, справа або в центрі;
•засоби зв'язку (телефони, пристрої виклику та переговорні пристрої ) розміщують зліва від керівника на робочій поверхні столу або приставній тумбі, що дає можливість залишити праву руку вільною для роботи;
•канцелярське приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з роздільниками.
Меблі, які використовують для устаткування кабінету менеджера, - столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці - можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.
Важливо, щоб всі елементи устаткування відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.
Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою, покритою матеріалом, без будь-яких відблисків від природного і штучного освітлення.
У кабінеті менеджера може бути декілька столів. Письмовий стіл - основний елемент робочого місця. Шухляди столу повинні бути пристосовані для зручного розміщення, пошуку справ, письмового приладдя, блокнотів і т. ін. Вони повинні бути обладнані пристроєм для вертикального зберігання справ і мати секції.
Приставні столи бувають двох типів. Перший тип – одно - або двохтумбовий стіл - призначений для розміщення засобів оргтехніки і особистих речей (у шухлядах). Його розташовують перпендикулярно до письмового столу, зліва від крісла керівника у вигляді букви "Т". Замість такого столу може бути спеціальна тумба, де зберігають особисті речі, предмети гігієни, медикаменти, мінеральну воду, документи, які використовуються рідко, канцелярське приладдя і тому подібне.
Другий тип - безтумбовий стіл, за яким розташовуються відвідувачі. Його встановлюють перпендикулярно до центральної частини письмового столу і розрахований він для розташування двох-чотирьох чоловік. Робоча поверхня приставного столу повинна бути на одному рівні з робочою поверхнею письмового.
Стіл для засідань не повинен стояти поруч з письмовим столом, його розміри визначаються максимальною кількістю запрошених на засідання працівників. Навколо столу розміщують стільці або крісла. У разі потреби на столі або приставці до нього розміщують проектор, ноутбук. Крісла і стільці, які використовують в кабінеті, повинні бути зручними, а крісло керівника може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку.
Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, який забезпечує вибір найзручнішої пози. Оптимальна висота сидіння залежить від зросту людини і складає при зрості 161-170 см - 45 см; 171-180 см - 47 см.; понад 180 см - 49 см.
Шафи, полиці і бокси - невід'ємна приналежність кабінету. Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше - конторські (для зберігання справ). Використовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідну компоновку елементів, надаючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціональному призначенню (зберігання справ, креслень, макетів, зразків продукції і т. ін.).
Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для зберігання справ у вертикальному або підвішеному положенні.
Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихований якоюсь перегородкою або знаходився поза увагою відвідувачів.
У кабінеті може бути різноманітне устаткування для проведення нарад.
За необхідності, в кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалюзі, калорифер.
Якщо з фізичним робочим місцем більш менш все зрозуміло, як правило, виникає неясність. Що це за місце, як його відчути? Адже фізичне - це те, що можна відчути фізично, електронне ж - уявне.
Електронне місце можна охарактеризувати як сукупність комп'ютерної техніки, інших технічних засобів і програмного забезпечення, що дозволяє діяти з метою отримання достовірнішого результату за короткий проміжок часу.
Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер.
На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів адміністративного зв'язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.
Найперспективнішим засобом складання і редагування текстових документів є комп'ютер. Він дає можливість автоматизувати формування тексту, забезпечує запам'ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і корекцію друкарського документа на екрані.
Диктофонами називають прилади для магнітного записування усної мови та її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг - портативність, швидкий пошук па плівці необхідного запису, дистанційне керування, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно зі швидкістю, з якою був зроблений запис. Останнє дуже важливе: текст незалежно від швидкості диктування відтворюється з швидкістю, яка дає можливість чітко вловлювати слова і фрази та друкувати їх. Секретар може регулювати швидкість відтворення віщання.
Застосування диктофона дає можливість досягти важливого організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логічних операцій, які є прерогативою керівника (ухвалення рішень, формулювання їх), і технічних операцій, які повинен виконувати технічний персонал. Робота з диктофоном сприяє підвищенню культури спілкування, мобілізації уваги, виробленню навичок чіткого віщання, точності і однозначності визначень. Достатній досвід використання диктофонів вивільняє мову від слів і фраз, які не несуть смислового навантаження, небажаних пауз.
Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. Найважливіший елемент устаткування робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом, як в межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.
Різновидом системи сигналізації виклику є система передачі працівнику візуальних або звукових сигналів, які мають певну інформацію. Прикладом таких систем є пристрій, який зв'язує керівника і секретаря. Натисненням кнопки керівник включає на світловому табло, прихованому від очей відвідувачів, сигнал, який означає, наприклад, одну з таких команд: "Прошу зайти", "Прошу покликати до кабінету", "Зайнятий. Прохання не турбувати", "Прошу перемкнути телефон", "Запросіть головного бухгалтера" і т. ін.
Жодне сучасне підприємство не обходиться без факсимільних засобів зв'язку. За короткий час можна передати в чорно-білому варіанті документи будь-якого обсягу, що дає можливість відмовитися від послуг пошти, значно підвищити оперативність передачі інформації та її надійність.
На робочому місці часто встановлюється комп'ютер, як один із фізичних предметів, що є необхідним атрибутом сучасного життя. На відміну від інших предметів, комп'ютер може містити вбудований інтелект. Необхідною умовою для цього є або бажання самого фахівця, або вимога роботодавця, яка часто не задовольняється. Під інтелектом можна розуміти максимальну допомогу, закладених в комп'ютер різних прикладних програм, що допомагає користувачу або в ухваленні рішень, або в оптимізації використання робочого часу. (Наприклад, органайзер з базами даних або міні програма, що вказує, на можливо прогнозований рівень будь-якого податку або витрат при проведенні фінансової операції)
Персональний комп'ютер дає можливість:
•успішно вирішувати так звані оптимізаційні завдання, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати найближчий до оптимального;
•здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи;
•підтримувати зв'язок з суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;
•видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;
•враховувати і контролювати виконання зобов'язань підлеглих;
•складати звіти про виконану роботу, графіки і розклади виходів, відпусток, зустрічей, нарад і т.ін.;
•здійснювати оцінку роботи підлеглих;
•вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;
• складати, редагувати і передавати документи.
Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними автоматизованими робочими місцями.
Таким чином, використання персонального комп'ютера значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає ухвалювати оптимальні рішення в проблемних ситуаціях.
Часто буває, що фахівець використовує в своїй роботі тільки один-два програмних продукти. Наприклад, тільки бухгалтерську програму. Зрідка можливе додаткове застосування інших - текстового редактора або електронних таблиць. Або тільки двох останніх. В більшості випадків це не дає економії робочого часу, тому що відсутнє гармонійне використання всіх можливостей, на які спроможні сучасні інформаційні технології.
Наприклад, підприємство займається наданням стандартних послуг, і кожен день підписує з клієнтами безліч стандартних договорів, в яких змінюються тільки деякі дані - реквізити, сума договору і т.д. Заповнення елементів договору реквізитами часто здійснюється вручну, не зважаючи на те, що тут же на столі знаходиться комп'ютер і принтер, або ж договір редагують безпосередньо в текстовому редакторі з подальшим виведенням на принтер, що може спричинити за собою помилки. І, крім того, як правило, в комп'ютері відсутня база даних укладених договорів або дані в неї вносяться потім з клавіатури, або ж ручкою в журнал реєстрації. Як видно подвійна втрата часу і т.ін.
Але це тільки елементи діловодства. А ухвалення рішень на рівні реалізації будь-яких проектів. Як відбувається цей процес? Як правило, теж в режимі ручного розрахунку, за допомогою олівця і аркуша паперу. Іноді можливе використання калькулятора. І це правильно з позиції елементарних розрахунків, але якщо в них наявно більше двох змінних, то можливість введення помилки гарантована. І практика доводить, що це дійсно так.
Електронне робоче місце.Як можна уявити собі його суть (Рис. 2.18.).
В даному випадку його умовно можна розділити на три категорії:
§ електронне робоче місце, яке, як правило, надає підприємство за допомогою впровадження певного корпоративного програмного продукту (системи);
§ прикладні офісні системи;
§ електронне місце, яке генерує кожного індивідуума, залежно від його кваліфікації і потреб.
В даному випадку припустимо, що підприємство має корпоративну інформаційну систему управління підприємством, і тоді місце може бути: або тільки робочою станцією для перегляду і введення певних даних. У такому разі на цій станції не встановлено нічого зайвого з програмного забезпечення, і цей фахівець виконує тільки ту роботу, яка передбачена його посадовою інструкцією.
У другому випадку фахівець може увійти до корпоративної системи для пошуку потрібної інформації або введення даних, але його комп'ютер повноцінний і фахівець має можливість інсталювати додатково те програмне забезпечення, яке йому необхідне для роботи.
У першому випадку це може бути робоча станція касира з продажу авіаквитків, в другому випадку робоче місце, наприклад, аналітика або фінансового директора.
Рис.2.18. Електронне робоче місце фахівця
Другий елемент електронного місця - це офісні продукти. І третій елемент - це ті додаткові програми , що існують на ринку і які використовує кожен фахівець залежно від сфери своєї діяльності. Це можуть бути, наприклад, бази даних, що містять довідкові дані.
До цієї ж категорії можна віднести спеціальні офісні додатки, створені самим фахівцем. Це різні програми, що збільшують продуктивність праці фахівця, для вирішення певних стандартних і специфічних завдань, які сприяють правильному ухваленню рішень. Ці додатки і програми є саме тим набором засобів, що збільшуються в часі, без яких фахівець просто буде не в змозі виконувати роботу.