Щоденник

Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) людина виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особистою діяльністю. Досить важко пригадати в кінці місяця, що було зроблено, а що ні, скільки часу пішло на виконання того або іншого завдання тощо. Правильним засобом від подібного роду амнезії є ведення щоденника з докладними помітками про події, що відбулися і виконану роботу.

Щоденник Outlook – це універсальний засіб протоколювання Вашої діяльності. В папці „Щоденник” (Journal) в хронологічному порядку подається інформація про призначені зустрічі, завдання, про файли додатків Microsoft Office, з якими Ви працювали, а також інформація про відправлені і отримані Вами повідомлення і навіть телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація щоденника називається записом.

Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку „Щоденник” ® КН „Створити” (New), після чого з’явиться форма „Запис” в щоденнику (Journal Entry). Іншим способом створення запису є подвійне кликання в ділянці перегляду інформації. Далі необхідно заповнити поля цієї форми.

Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне ведення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам створюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності.

Види протокольованої діяльності, які заносяться до щоденника, можна встановити в діалоговому вікні „Параметри щоденника” (Journal Options): М „Сервіс” ® Параметри ® Налаштування.

Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автоматично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів введення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі „Автозапис елементів» (Automatically record these items) ті, які не вимагають Вашого втручання.

В розділі „Для наступних контактів” (For these contacts) виберіть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення.

Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису, який містить відомості про контакт: виділіть контакт ® М „Дії” ® зробіть новий запис в щоденнику ® в ділянці „Записувати також файли із” (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про роботу з якими записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тільки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.