Зустрічі

Раніше часто згадувалися такі слова, як "зустріч", "подія" і "збір". Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмінне від звичайного тлумачення.

Зустріч (Appointment) – це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягуються спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Івановичем або перегляд телепередачі увечері – зустріч.

Збори (Meeting) – це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збору. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо.

Ресурс (Resource) – це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.

Подія (All day Event) – це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і звичайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів.

Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декілька способів: М „Файл” ® Створити ® Зустріч або <Ctrl>+<N> або М „Дії” ® Нова зустріч або КН „Створити”.

Форма „Зустріч” (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: „Зустріч” (Appointment) і „Досяжність учасників” (Scheduling).

Прапорець „Збори за сіткою” (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних учасників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. На подію перетворює зустріч і установка прапорця „Цілий день” (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалоговим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги зверху форми.

Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устаткування, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення:

- „Припинити” (Dismiss) – вимкнути повідомлення і видалити його з екрана;

- „Припинити все” (Dismiss All) – вимкнути всі повідомлення;

- „Відкласти” (Snooze) – тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна;

- „Відкрити” (Open Item) – відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації.

Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізований. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був завантажений і час зустрічі про­йшов, то наступного разу, при запуску додатку воно з’явиться з поміткою „Просрочено” (Overdue).

Кожному моменту часу в „Календарі” відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани:

- „Зайнятий” (Busy) – синій квадратик;

- „Вільний” (Free) – білий квадратик;

- „Немає на работі” (Office) – бордовий квадратик;

- „Під запитанням” (Tentative) – смугасто-голубий квадратик.

Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятості на панелі „Список зустрічей”. За умовчанням час без зустрічей Outlook визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зустрічей, – як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-який інший.

Наступний параметр „Метка” (Label) визначає характер зустрічі. За умовчанням Outlook має одинадцять позначок від „Ні” (None) до „Телефонний дзвінок” (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціальною позначкою, відображатиметься в поданнях „Календаря” з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характеристиці власну назву: М „Правка” ® Помітки ® Змінити підписи...

Користувач може також встановити ступінь важливості майбутньої зустрічі. Наприклад, „Висока” (High), щоб відрізняти найважливіші зустрічі від звичайних.

Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмістити будь-які позначки, зауваження або пропозиції для запланованої зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле „Описані зустрічі” в нижній частині форми „Зустрічі” (Appointment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будь-який файл користувача.

Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньому лівому куті форми „Зустріч” (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. Скріплення контакту із зустріччю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі „Опис зустрічі”, а в полі „Контакти” (Contacts). Подібне розділення дуже зручне, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього.

Скріплення контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зборів – це комунікаційний процес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook.

Робота з категоріями. Категорії (Categories) – це загальний засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде детально описано завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook.

При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необхідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домогтись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т.д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів.

Діалогове вікно „Категорії” (Categories) відображає список існуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна вибрати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій.

Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно повноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість додавання і видалення категорій із загального списку.

Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій існує ще одна – „Скидання” (Reset). Натиснення цієї кнопки відновлює первинний набір категорій.

Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно завдань, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії систематично і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації.

Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в нашому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування подібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М „Дії” ® Створити зустріч, яка повторюється.

Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні „Зустріч” (Appointment) натисніть кнопку „Повторення” (Recurrence), після чого з’явиться діалогове вікно „Повторення зустрічі”.

Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більш. Робота з подією практично аналогічна роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М „Дії” ® Створити події на цілий день або {Форма зустрічі} ® „Цілий день”.

Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, які повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів.

Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особистого свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися вищевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном „Ежегодно”. Для внесення ж загальних свят слід підключити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення "червоних дат": М „Сервис” ® Параметры ® Настройки Параметры календаря ® Добавить праздники ® Украина (рис. 2.9.).

Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збігу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події.

Рис. 2.9. Діалогове вікно „Добавление праздников в календарь”

Стандартні подання „Календаря”. Перехід від одного стандартного подання до іншого: М „Вид” ® Текущее представление ® Представление. В табл. 2.4. наведені описи семи стандартних подань Календаря.

Таблиця 2.4.

По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні „По категориям” (Categories) інформація розподілена по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: піктограма, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані по типу, в даному випадку – за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що входять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому – (-).

Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М „Вид” ® Розгорнути/звернути групи ® Розгорнути все.

Сортування. Подання „За категоріями” (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента призначено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах.

Розбиття інформації по категоріях є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний додатковий етап впорядковування.

За умовчанням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вгору, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз – за убуванням.