Засоби планування
Перш за все, слід визначити термін планування. Можна виділити три рівні планування: оперативний (1–2 дні), тактичний (1–2 тижні) і стратегічний (місяць і більше). Засоби планування залежать від структури компанії.
Найдетальніше слід займатися плануванням на день. При цьому масштабі планування можливі такі засоби.
Якщо справ небагато (менше семи), то можна їх просто тримати в голові. Застосування у такому разі органайзерів, списків і т. ін. просто недоцільно.
Якщо ж завдань більше семи, використовується список запланованих справ на день. Завдання визначаються з урахуванням пріоритетів.
Для підвищення ефективності робочого дня використовується так званий метод Швабри. Згідно з цим методом, ми записуємо список всіх справ на завтра. Потім розставляємо пріоритети. І завтрашній день розпочинаємо з виконання найважливішого завдання, потім виконується друге за ступенем важливості і т.ін. При цьому навіть якщо будуть виконані не всі заплановані справи, то найважливіші будуть зроблені.
Можна запропонувати свою модифікацію методу Швабри – метод B-A-B-C, який враховує денну динаміку біоритмів людини. Працездатність людини за день має нерівномірний характер. З ранку до 12 години вона зростає, потім знижується, а до 17 години зростає знову (це модель для «жайворонків», а для «сов» все зміщується на кілька годин).
Згідно з цим методом, справами групи В ми займаємося під час підйомів. Завдання А вирішуємо на піках працездатності. У нижчих точках ми переходимо на завдання групи С. Під час спадів ми вирішуємо завдання груп В або З.
Дуже корисним при денному і тижневому плануванні є метод Альпи. При реалізації цього методу задається таблиця з п'ятьма графами: завдання, тривалість, пріоритет, делеговано, контроль.
У першій графі записується список завдань, в другій – передбачувана тривалість виконання, в третій – пріоритет завдань (за матрицею Ейзенхауера). Після заповнення цих трьох колонок ми дивимося, які завдання можна доручити співробітникам, і записуємо час на делегування і контроль за їх виконанням. І, нарешті, в графі контроль зазначається, виконане завдання чи ні. Важливе зауваження: планувати варто тільки 60 відсотків свого часу, а 40 відсотків залишаємо «про запас».
При плануванні на тиждень використовуються два методи: тиждень і тижневий метод Альпи. Тиждень – це фактично сторіночка органайзера з планами на тиждень. Спочатку записуємо регулярні справи, потім визначаємо, які результати повинні бути досягнуті, розставляємо пріоритети. І потім вписуємо у вільний час завдання згідно з пріоритетністю. Тижневий метод Альпи аналогічний денному.