Тема 3 Заготівельна логістика

План

.1 Завдання і функції закупівельної логістики

2 Процес придбання матеріалів

3 Види потреб в матеріалах.

4 Методи визначення потреб в матеріалах

5 Вибір постачальника

1 Завдання і функції закупівельної логістики

Закупівельна логістика — це процес забезпечення підприємств матеріальними ресурсами, розміщення ресурсів на складах підпри­ємства, їх зберігання і видачі у виробництво.

Метою логістики закупівель є задоволення потреб виробницт­ва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективніс­тю. Ця мета досягається шляхом рішення ряду завдань, які можна згрупувати таким чином:

• додержання сформованих термінів закупівлі сировини, матеріа­лів і комплектуючих виробів;

• забезпечення точної відповідності кількості постачань в їх потребах;

• дотримання вимог виробництва до якості сировини, матеріалів і комплектуючих виробів.

Логістика закупівель виконує такі функції:

• формування стратегії придбання матеріальних ресурсів і про­гнозування потреби в них;

• одержання та оцінка пропозицій від потенційних постачальників;

• вибір постачальників;

• визначення потреб в матеріальних ресурсах і розрахунок кіль­кості матеріалів і виробів, що замовляються;

• узгодження ціни ресурсів, що замовляються, і укладання дого­ворів на постачання останніх;

• контроль за термінами постачання матеріалів;

• вхідний контроль якості матеріальних ресурсів (сировини, ма­теріалів, комплектуючих), що надходять до виробничих підроз­ділів для виробництва продукції;

• підтримка на нормативному рівні запасів матеріальних ресурсів на складах підприємства.

Дані функції реалізуються службою матеріально-технічного по­стачання (відділ закупівель) в тісному взаємозв'язку з іншими під­розділами підприємства, а саме:

• відділом маркетингу;

• виробництвом;

• службою підготовки виробництва;

• бухгалтерією;

• фінансовим і юридичним відділами.

 

 

2 Процес придбання матеріалів

Процес придбання матеріалів включає виконання ряду взаємопов’язаних робіт:

• складання заявок;

• аналіз заявок;

• вибір постачальників;

• розміщення замовлень;

• контроль за виконанням замовлень;

• завершення процесу придбання.

Коротко охарактеризуємо перелічені роботи.

Складання заявок. Заявки на придбання матеріалів готуються спів­робітниками підрозділів підприємства. Вони містять інформацію про види, кількість необхідних матеріалів і терміни їх доставки. Заявки складаються з урахуванням випередження фактичних потреб в них підприємства. Час між розміщенням заявок і отримання матеріалів нази­вається часом випередження. Терміни постачання матеріалів, що вказані в заявці, повинні бути складені з мінімальним випередженням. Заявка повинна враховувати можливості постачальника і потреби споживачів.

Аналіз заявок. Заявки на споживання матеріалів піддаються аналізу в службі матеріально-технічного постачання за участю фахівців з інших підрозділів. Мета аналізу — забезпечення мінімальних витрат по кож­ному виду матеріалів. Служба постачання не має права замінювати мате­ріали, вказані в заявках. Працівники відділу повинні аналізувати заявки, що поступають і пропонувати такі варіанти придбання матеріалів, які можуть привести до зниження вартості замовлень.

Вибір постачальників. При виборі постачальників основними критеріями є:

• надійність постачальника;

• здатність поставляти необхідні ресурси належної якості і в по­трібні терміни;

• постачання матеріальних ресурсів за мінімальними цінами;

• віддаленість постачальника від споживача;

• наявність у постачальника вільних потужностей і т. д. Основними джерелами відомостей (інформації) про поста­чальників і матеріали є:

• особисті контакти з «продавцями»;

• оголошення в рекламних виданнях;

відвідування підприємств і вивчення практики постачання продукції;

• інформація, що одержується від банків, торгових асоціацій і т. д.

У результаті вивчення всіх джерел складається список постачаль­ників, що мають міцну репутацію. Потім вибираються ті з них, хто пропонує найбільш вигідні умови з погляду ціни і термінів постачання.

Розміщення замовлень. Придбання матеріалів здійснюється рі­зними методами залежно від виду матеріалів і комплектуючих виро­бів. Основними методами закупівель є:

• придбання матеріалів однією великою партією за один раз (оптові закупівлі);

• регулярні закупівлі матеріалів, коли покупець замовляє їх необ­хідну кількість, і вони поставляються йому дрібними партіями протягом певного періоду;

• щоденні (щомісячні) закупівлі (цей метод використовується при закупівлях дешевих і швидко використовуваних матеріалів);

• одиничні закупівлі.

Документально замовлення оформляється за допомогою укла­дення контракту між постачальником і споживачем матеріального ресурсу, тобто сировини, комплектуючих тощо.

Структура контракту передбачає:

• визначення предмету контракту;

• вказівку якості і кількості товару;

• суму контракту;

• порядок постачання і приймання товару;

• відповідальності сторін;

• порядок розв'язання суперечок.

Контроль за виконанням замовлень здійснюється відділом матері­ально-технічного постачання. При цьому можлива зміна графіків поста­чання матеріалів або уточнення графіків випуску продукції.

Завершення процесу придбання. Отримання замовлених матеріалів 3 точним дотриманням умов контракту завершує операцію. В процесі прийому продукції необхідно впевнитися, що поставлений матеріал:

• потрібної якості;

• у потрібній кількості;

• надійшов в обумовлений час;

• придбаний за обумовлену ціну.

Документальне оформлення постачань припускає отри­мання від постачальника повідомлення про відвантаження і су­провідного листа. У супровідних листах вказується кількість то­варів і час постачання. Надходження матеріалів на склад оформ­ляється відповідними накладними і фіксується в книзі реєстрації товарів.

3 Види потреб в матеріалах.

Потреба в сировині і матеріалах — це необхідна до певного терміну кількість сировини і матеріалів для забезпечення виконання заданої програми виробництва.

Потреба в матеріалах на певний період називається періодичною потребою. Вона складається з первинної, вторинної і третинної потреб на матеріали.

Під первинною потребою розуміється потреба в готових виробах вузлах і деталях, а також в запасних частинах, що купуються. Розрахунок первинної потреби здійснюється за допомогою методів математич­ної статистики і прогнозування. Первинна потреба розраховується д. підприємств, що працюють у сфері торгівлі Для промислових підприємств первинну потребу слід розкладати на вторинні складові.

Під вторинною потребою розуміється потреба в комплектуючих вузлах, деталях і сировині, що є необхідною для випуск готових виробів згідно з встановленою програмою.

При розрахунку вторинної потреби повинні бути задані:

• первинна потреба, що включає відомості про об'єми і терміни;

• специфікації або відомості про вживання;

• можливі додаткові постачання;

• кількість матеріалів, що знаходяться у розпорядженні підприємства.

Для визначення вторинної потреби використовуються детер­міновані методи розрахунку. Якщо застосувати детерміновані мето­ди неможливо, то вторинну потребу прогнозують, використовуючи дані про витрату сировини і матеріалів за минулі періоди.

Під третинною потребою розуміється потреба виробництва в допоміжних матеріалах і інструменті, що зношується і потребує за­міни. Вона може бути визначена, виходячи з вторинної на основі показників використання матеріалів (тобто на основі використання стохастичних методів розрахунку).

Залежно від обліку наявних запасів розрізняють брутто- і нетто-потреби в матеріалах.

Брутто-потреба — це потреба в матеріалах на плановий період без урахування запасів на складі або у виробництві. Відповідно під нетто-потребою розуміється потреба в матеріалах на плановий період з урахуванням наявних запасів. Вона визначається як різниця між брутто-потребою і наявними складськими запасами до певного терміну.

Співвідношення різних видів потреб в матеріалах показане на рис. 4.1.

 

 

4 Методи визначення потреб в матеріалах

 

 

       
   

 

 


Рис. 4.1 Співвідношення різних видів потреб в матеріалах

Для визначення потреб в необхідних матеріалах можуть використовуватися такі методи:

• детерміновані методи розрахунку;

• стохастичні методи розрахунку;

• суб'єктна оцінка за висновками експертів.

Детерміновані методи розрахунку служать для визначення вторинної потреби в матеріалах при відомій первинній потребі. При аналітичному методі розрахунок йде від виробу (тобто його специ­фікації) сходинками ієрархії зверху вниз. Синтетичний метод припу­скає проведення розрахунків для кожної групи деталей, з урахуван­ням ступеня їх вживання у виробничому процесі.

Стохастичні методи розрахунку дозволяють встановити очі­кувану потребу на основі числових даних. Вони характеризують змі­ни потреби впродовж певного проміжку часу.

Апроксимація середніх значень використовується при коли­ванні потреби в матеріалах по місяцях при стійкому середньому зна­ченні. Прогнозування за допомогою цього методу — це усередню­вання відомих значень потреби в матеріалах.

Метод експоненційного згладжування застосовують для ви­значення потреби на основі рівнів ряду динаміки. Числове значення такої потреби убуває у міру віддалення даного рівня від моменту прогнозу. Для цієї мети в розрахунки вводиться постійний коефіці­єнт згладжування ОС. Значення даного коефіцієнта підбирається так, щоб звести помилку прогнозу до мінімуму.

Позаказний метод припускає, що необхідний матеріал от­римується тільки у разі виникнення потреби. При використанні цього методу складські запаси не створюються. Позаказний ме­тод використовується в умовах одиничного і дрібносерійного виробництва для реалізації потреби у високоякісних матеріалах і громіздких деталях.

Матеріальне забезпечення на основі замовлень можливо по окремих або декількох позиціях. Матеріальне забезпечення по декі­лькох позиціях здійснюється через рівні проміжки часу. При цьому формується єдине замовлення з урахуванням всіх заявок, що посту­пили за даний період.

Матеріальне забезпечення на основі планових завдань ґрун­тується на розрахунку потреби в матеріалах. При цьому задаються ві­домими первинною потребою, структурою виробів у вигляді специ­фікацій і можливою додатковою потребою. При забезпеченні мате­ріалами на основі планових завдань розмір замовлення визначається виходячи з нетто-потреби з урахуванням планованого надходження і наявності матеріалів на складі.

Замовлення матеріалів проводиться тільки в тому випадку, якщо загальна потреба перевищує наявні запаси.

Складський запас — це кількість матеріалів, які призначені для виробничого споживання і є в наявності за даними бухгалтерського обліку. З метою визначення реальної потреби в матеріалах складсь­кий запас ділять на дві частини:

• матеріали, що виділені в розпорядження під намічену програму випуску (вони ще не затребувані цехом);

• матеріали, які ще можна одержати (наявний запас).

Намічений запас — це кількість матеріалів, призначених для реалізації. їх не розглядають як наявні в розпорядженні.

Цеховий запас — це матеріали, що одержані зі складу і знахо­дяться в цеху з метою подальшої переробки.

Матеріальне забезпечення на основі здійснюваного спожи­вання — це своєчасне поповнення запасів і підтримка їх на такому рівні, який дозволяє покрити будь-яку потребу до нового над­ходження матеріалів.

Розрізняють два методи матеріального забезпечення на основі здійснюваного споживання:

• забезпечення своєчасних замовлень (система регулювання за­пасів з фіксованим розміром замовлення);

• необхідної ритмічності (система регулювання запасів з фіксо­ваною періодичністю).

Економічний розмір замовлення — це величина партії матері­алів. Вона дозволяє скоротити до мінімуму щорічну загальну суму витрат на виконання замовлення і зберігання матеріалів.

Визначення економічного розміру замовлення — це по суті порівняння переваг і недоліків придбання матеріалів великими і малими партіями. Економічний розмір замовлення відповідає мінімальній величині загальних витрат на поповнення запасів.

Загальними витратами на управління запасами називається сума повних змінних витрат і витрат на придбання товару.

Витрати на виконання замовлення — це витрати на реаліза­цію одного замовлення, помножені на кількість здійснених замов­лень впродовж даного періоду часу.

Визначити інтервал між замовленнями можна з урахуванням оптимального розміру замовлення. Розрахунок інтервалу (І) між за­мовленнями можна виконати за формулою

 

де N — кількість робочих днів в році, дні;

S— потреба в продукті, який замовляють, од.;

Qопт — оптимальний обсяг замовлення.

Величина замовлення в системі з фіксованим інтервалом часу між замовленнями розраховується за формулою:

ВЗ = МБЗ - ПЗ + ОС ,

Де ВЗ — величина замовлення, од.;

МБЗ — максимально бажане замовлення, од.;

ПЗ — поточне замовлення;

ОС — очікуване споживання під час постачання, од.

 

5 Вибір постачальника

Одна із основних проблем в управлінні закупівлями матеріаль­них ресурсів — вибір постачальника. Важливість вибору поста­чальника пояснюється не тільки тим, що на сучасному ринку фун­кціонує багато постачальників схожих матеріальних ресурсів, але переважно тим, що постачальник повинен бути надійним партнером підприємства в реалізації його логістичної стратегії.

Основні етапи вирішення цього завдання:

1. Пошук потенційних постачальників.

Оголошення конкурсу (тендера); вивчення рекламних ма­теріалів: каталогів фірм, оголошень у засобах масової інформації тощо; відвідування виставок і ярмарків; листування і особисті контакти з можливими постачальниками. Завдяки комплексно­му пошуку формується перелік потенційних постачальників ма­теріальних ресурсів, за яким проводиться подальша робота.

2. Аналіз потенційних постачальників.

Складений перелік потенційних постачальників аналізується за спеціальними критеріями добору прийнятних постачальників. Таких критеріїв може бути кілька десятків, що не обмежуються ціною та якістю продукції, яку постачають. Можна назвати ще чимало суттєвих критеріїв вибору постачальника, не менш важ­ливих для підприємства.

Критерії оцінки і добору генераторів матеріальних потоків залежать від вимог споживчої логістичної системи і можуть бути різні:

• надійність постачання;

• віддаленість постачальника від споживача;

• терміни виконання замовлень;

• періодичність постачань;

• умови оплати;

• мінімальний розмір партії товару;

• можливість отримання знижки;

• частка постачальника у покритті витрат;

• повнота асортименту;

• умови розподілу ризиків;

• наявність сервісного обслуговування;

• рекламна підтримка;

• репутація постачальника;

• фінансовий стан постачальника, його кредитоспроможність тощо.

Підприємство визначає для себе найзначуші критерії за­лежно від специфіки діяльності.

За результатами аналізу потенційних постачальників фор­мується перелік конкретних постачальників, з якими проводить­ся робота зі встановлення договірних відносин.

3. Оцінка результатів роботи з постачальниками.

На вибір постачальника суттєво впливають результати роботи за укладеними договорами. Для оцінки вже відомих постачаль­ників часто використовують методику ранжування, за допомо­гою якої розробляється спеціальна шкала оцінок розрахунку рейтингу постачальника. Кожному експерту пропонують (незалежно і таємно від інших експертів) встанови­ти коефіцієнт значущості кожного критерію в межах від 0 до 1 (можуть бути встановлені межі значень коефіцієнтів від 1 до 5, від 1 до 10 і т. д.).

Для аналізу постачальників, з якими підприємство вже спів­працює, можна також використовувати АВС-аналіз, поширений в логістиці. В основі використання цього методу щодо аналізу постачальників лежить припущення, що не всі постачальники характеризуються однаковим впливом на ефективність, через що доцільно інтенсивніше займатися постачальниками, які мають великий обіг.

Класифікація постачальників за методом АВС здійснюється за такою схемою:

1. Добирається інформація про річний обіг кожного поста­чальника.

2. Розміри обігів записуються за спадною послідовністю.

3. Розраховується частка обігу кожного постачальника у від­сотках від загального обігу.

4. Знаходяться акумульовані значення обігу постачальників у відсотках.

Як правило, розрізняють три групи постачальників. А-постачальники — ті, з якими підприємство здійснює приблизно 75 % обігу, такий обіг дають приблизно 5 % постачальників, поста­чальники (20 %) дають переважно 20% обігу. Для С-постачальників (75 %) обіг становить приблизно 5 %.

 

 

Питання для самоконтролю:

1. Визначення та основна закупівельної логістики.

2. Планування закупівлі.

3. Методи, що використовуються при виборі постачальника.

4. Методи оцінки постачальника.

5. Види потреб та методи їх визначення.

6. Системи планування потреб.

 

Література:основна [1 - 5]; додаткова [1 - 14].