Справочная информация

На примере MS Excel и работа с ними

Электронные таблицы

Справочная информация

Утилитами называются системные программы специального назначения.

В состав стандартных утилит, поставляемых с ОС Windows, входят программа проверки диска, программа очистки диска и программа дефрагментации диска.

Обучающее задание

3. Используя справочную систему (см. лабораторную работу №3), изучите предназначение и особенности работы служебных программ.

4. Средствами файлового менеджера («Мои документы», «Мой компьютер», «Проводник») выделите логический несистемный диск (D:, EJ, через контекстное меню запустите команду «Свойства», выделите вкладку «Сервис», запустите утилиту сканирования (проверки) диска.

5. Прокомментируйте результаты сканирования диска.

6. Через кнопку Пуск ® Программы ® Стандартные ® Служебные запустите утилиту очистки несистемного диска.

7. Прокомментируйте результаты очистки диска.

8. Через кнопку Пуск ® Программы ® Стандартные ® Служебные запустите утилиту дефрагментации несистемного диска.

9. Прокомментируйте результаты дефрагментации диска.

Самостоятельное задание и контрольные вопросы

1. Назовите возможные дисковые ошибки, устраняемые в процессе работы утилиты сканирования диска.

2. Объясните, какие этапы включает процедура очистки диска.

3. Объясните смысл дефрагментации диска.

4. Дайте определение понятиям сектор, дорожка, кластер, системная область диска, область данных, загрузочная запись, главная загрузочная запись, корневой каталог, таблица размещения файлов, FAT-32, NTFS.

Цель работы –дальнейшеезнакомство с пакетами прикладных программ на примере MS Excel, изучение средств и возможностей данного приложения, приобретение и закрепление практических навыков по их использованию.

После выполнения задания студент должен обладать навыками и умениями работы с основными объектами приложения MS Excel.

Microsoft Excel (MS Excel) –наиболее популярное приложение, специализация которого лежит в области реализации вычислений различной степени сложности, и поставляемое в составе пакета прикладных программ Microsoft Office.

Рабочая книга – совокупность рабочих листов, сохраняемая на диске в едином файле.

Диапазон ячеек ‑две или более ячейки, расположенные на одном листе.

Список (база данных) – связанная друг с другом информация, записываемая в MS Excel по строкам (записям) и столбцам (полям), названия которых располагаются в первой строке таблицы).

Обучающее задание

1. Откройте рабочую книгу MS Excel.

Возможные приемы:

- ярлык MS Excel на рабочем столе Window;

- пункт «Программы» главного меню Window;

- контекстное меню рабочего стола Window, команда «Создать»;

- другие приемы, которые пользователь считает удобным.

2. Присвойте активному листу электронной таблицы имя «Ведомость».

Возможные приемы:

- контекстное меню ярлычков листов, команда «Переименовать»;

- двойной щелчок по имени листа в его ярлычке и ввод нового имени.

3. Разместите в ячейке A1 заголовок таблицы «Расчетно-платежная ведомость».

4. В диапазоне ячеек A2:R4 сформируйте шапку таблицы в соответствии с прилож. 2.

5. В диапазоне ячеек A5:R5 введите нумерацию столбцов таблицы с использованием средства «Автозаполнение».

Возможные приемы.

1) Ввести в ячейки A5 и B5 цифры 1 и 2 соответственно. Далее выделить обе ячейки, подвести указатель мыши в правый нижний угол выделенного диапазона и, нажав левую кнопку мыши, растянуть до ячейки R5.

Примечание – можно использовать правую кнопку мыши с выбором в появляющемся контекстном меню команды «Заполнить».

2) Использование диалогового окна «Прогрессия», доступ к которому можно получить путем нажатия на кнопку вкладки «Главная».

6. Заполните диапазон ячеек A6:F15 данными для 10 сотрудников подразделения. Данные могут быть аналогичны примеру или сформированы самостоятельно. Для ввода сведений о профессии (должности) могут быть использованы такие средства MS Excel как «Автозаполнение» и команда «Выбрать из раскрывающегося списка» контекстного меню ячейки.

7. Введите расчетные формулы для совокупностей реквизитов «Начислено», «Удержано и зачтено» и «Сумма» в соответствии с прилож.2.

Замечания:

1. Ввод всех формул начинается со знака равенства;

2 При формировании однотипных формул следует пользоваться приемом копирования, т.е. выделять ячейку с формулой, подводить курсор в правый нижний угол ячейки и, нажав левую клавишу мыши, растягивать до нужной ячейки;

3. Для формирования итоговых данных целесообразным представляется использование функции «Автосумма», доступ к которой может быть получен на вкладках «Главная» и «Формулы»^[1];

4. Требования к форматированию таблицы:

- наличие границ для всех ячеек таблицы;

- числовой формат с двумя десятичными знаками для данных, измеряемых в рублях;

- выравнивание текста по центру по вертикали и по центру по горизонтали в шапке таблицы.

8. Построите диаграмму по значениям показателя «К выплате», как это показано на рис. 1.

Технология построения.

1) Выделить диапазон ячеек R6:R15.

2) Выполнить команду Вставка/Гистограмма и выбрать тип гистограммы «Гистограмма с группировкой».

3) Для полученного макета диаграммы выполнить следующие действия по форматированию.

а) Используя команду «Выбрать данные» контекстного меню, изменить имя ряда данных с «Ряд 1» на «к выплате», а также сформировать подписи горизонтальной оси по диапазону C6:C15. Для выполнения этих действий следует использовать кнопку «Изменить» диалогового окна команды «Выбрать данные».

б) Выделив диаграмму, с помощью инструментов вкладки «Макет» добавить название диаграммы, подписи ее осей и подписи данных.

Рис. 1. Диаграмма, построенная по значениям показателя «К выплате»

9. С использованием команды «Переместить диаграмму» контекстного меню диаграммы, разместите созданную диаграмму на отдельном листе диаграмм с именем «К выплате».

10. Сделайте активным лист «Ведомость».

11. Реализуйте отбор данных из таблицы «Расчетно-платежная ведомость» с использованием следующих инструментов MS Excel.

11.1. Кнопка «Автофильтр» вкладки «Данные».

1) Выделив диапазон ячеек A5:G5, включите кнопу «Автофильтр».

2) Откройте список к полю «Профессия (должность)» и выберите профессию «механик». Произведите аналогичные действия для поля, содержащего данные по количеству отработанных выходных и праздничных дней, выбрав в качестве значения «8».

3) Результатом должна стать одна запись с табельным номером «189».

11.2. Команда «Дополнительно» вкладки «Данные», которая позволяет выполнить более развернутый поиск информации.

Технология использования возможностей расширенного поиска.

1) В диапазоне ячеек $C$18:$F$20 сформируйте критерий, который бы предполагал поиск записей по значениям полей согласно табл. 1.

Таблица 1

Поля для реализации поиска

Вид критерия поиска представлен на рис. 2.

Рис. 2. Вид диапазона условий

Данный диапазон условий состоит из 3-х строк, первая из которых содержит номера полей, по которым осуществляется отбор записей, а вторая и третья – конкретные условия к этим полям.

Внимание. Условия в рамках одной строки критерия поиска находятся в соотношении «И» друг относительно друга, т.е. выполняются одновременно (логическое «И»), а между собой строки критерия поиска находятся в соотношении «ИЛИ» (логическое «ИЛИ»). Другими словами, согласно данному диапазону условий (см. рис. 2) будут найдены механики, которые имеют какие-либо суммы распределенных социальных и материальных благ, или все сотрудники, фамилия которых начинается на букву «И», а сумма профсоюзного сбора - превышает 150 руб.

2) Выберите команду «Дополнительно» вкладки «Данные» и в открывшемся диалоговом окне заполните поля ввода «Исходный диапазон» ($A$5:$G$16), «Диапазон условий» ($C$18:$F$20) и «Поместить результат в диапазон» ($A$22:$R$28).

12. Оценить итоги поиска. Результатом должны стать извлеченные записи с табельными номерами «181» и «186».

Самостоятельное задание и контрольные вопросы

1. Произвести изменение форматирования диаграммы (изменить цвет ряда данных, тип диаграммы, добавить таблицу данных и др.).

2. Поясните назначение и содержание формулы, расположенной в ячейке R6.