Організація підготовчої роботи по складанню звітності

Одним із важливих завдань, які стоять перед головним бухгалтером підприємства, є забезпечення високої якості інформації, що відображається у звітності, та своєчасність її складання.

Наступним кроком у забезпеченні якості і строків подання звітності є організація нагромадження даних по господарських операціях підприємства, потрібних для складання звітності наростаючим підсумком із початку звітного періоду. Дане нагромадження є одним із видів підготовчих робіт з організації складання звітності.

В кінці вересня (на початку жовтня) керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про початок складання річного звіту. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головним економістом та іншими головними спеціалістами підприємства. У наказі визначаються строки початку окремих робіт, особи, відповідальні за той чи інший комплекс робіт, ступінь участі кожної з економічних служб підприємства (планового відділу, відділу бухгалтерської служби, головного економіста тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створення нормальних умов праці апарату, зайнятого складанням річного звіту.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить інструктивну нараду, на якій знайомить працівників обліку із переліком та графіком проведення підготовчих робіт із складання звітності, розподілом усього обсягу робіт між виконавцями тощо. Учасники наради обговорюють графік і розподіл робіт, коригують їх і схвалюють до виконання.

У період підготовки до складання річного звіту перевірять і уточнюють накопичені звітні дані за одинадцять місяців поточного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і доручати її заступнику головного бухгалтера підприємства й особам, які готуватимуть аналітичні висновки.

Для складання фінансової звітності проводиться наступна підготовча робота, яка включає такі етапи:

- проведення інвентаризації активів, власного капіталу і зобов’язань (перед складанням річного звіту);

- складання оборотних відомостей аналітичного обліку до відповідних рахунків синтетичного обліку з метою перевірки ідентичності записів у них;

- складання журналів 1-7 та відомостей до них;

- взаємоперевірка записів кореспондуючих рахунків у відомостях і журналах;

- перенесення записів з журналів у Головну книгу;

- складання оборотної відомості простої чи шахової форми за синтетичними рахунками;

- заповнення форм фінансової звітності.

У Головній книзі на кожен синтетичний рахунок відкривається окрема сторінка, де за кожен місяць відображається сальдо початкове, обороти по дебету рахунку з кредиту інших рахунків, загальна сума оборотів по дебету та кредиту рахунку і сальдо на кінець звітного періоду. Дані до Головної книги переносяться з журналів 1-7.

На підставі виведених залишків та оборотів за рахунками у Головній книзі складаються шахова відомість та оборотно-сальдовий баланс.

Шахова відомість дозволяє перевірити кореспонденцію рахунків, а оборотно-сальдовий баланс рівність підсумків початкового та кінцевого сальдо та оборотів по дебетах та кредитах рахунків.

Далі відбувається складання форм фінансової звітності.