Учет кассовых операций и денежных документов

Денежные средства организаций находится в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках в выставленных аккредитивах и на специальных счетах в чековых книжках. Ведение кассовых операций регламентируется порядком ведения кассовых операций в РФ Утверждено ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Наличные деньги, полученные организациями в банках расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возможно на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки, и других небольших платежей. Чтобы установить лимит остатка кассы необходимо представить в банк специальный расчет по форме № 0408020; по строке «наличная денежная выручка» за последние 3 месяца указывает сумму наличных денег, которая поступила в кассу организации от продажи товаров работ, услуг за последние 3 месяца. Если организация только открывается, то указывают предполагаемую выручку. Исходя из указанной суммы рассчитывают среднедневную или среднечасовую выручку, а также среднедневной расход выручки по следующим формулам: Среднедневная, среднечасовая выручка есть отношение суммы выручки за последние 3 месяца к числу рабочих дней, часов в этом периоде.

Среднедневной расход есть отношение суммы, выданной из кассы для оплаты расходов организации кроме расходов на выплату заработной платы в течение последних 3-х месяцев к числу рабочих дней в этом периоде.

В следующей строке необходимо подчеркнуть как часто будет сдаваться выручка в банк: ежедневно, через день, один раз в несколько дней, указать количество дней. Далее указывается часы работы предприятия, время сдачи выручки и место, куда она сдается. Чаще всего сумма лимита, устанавливаемая банком, равна разнице между среднедневной выручкой и среднедневным расходом. Если организация сдает выручку один раз в несколько дней, то размер лимита определяется с учетом среднедневной выручки, среднедневного расхода и количества дней, через которое сдается выручка.

L = SV x N – SR x N,

где L – лимит кассы, SV – среднедневная выручка, SR- среднедневный расход, N – количество дней

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3-х рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. Для учета кассовых операций применяются приходный кассовый ордер – форма № КО-1, расходный кассовый ордер – форма КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3, кассовая книга форма КО-4, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств форма КО-5.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Приходные подписывает главный бухгалтер, расходные – руководители организации и главный бухгалтер. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательно.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. По истечении установленных сроков оплаты труда кассир должен:

1) в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штампы или сделать отметку от руки «Депонирована»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммам, свернуть их с общим итогом по платной ведомости и скрепить подпись своей подписью;

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп расходный кассовый ордер №__. Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один, общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Руководители организации обязаны оборудовать кассу, а также обеспечить сохранность денег. Хранение кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 "Касса" могут быт открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Приобретение денежных документов:

Дт 76 Кт 51

Дт 50/3 Кт 76

Дт 71 Кт 50/3 - выдача документов

Дт 50/3 Кт 71 - приход по фактической стоимости на основании авансового отчета с приложенными билетами

Выдача марки для отправки заказной корреспонденции:

Дт 26 Кт 50/3

Выданы билеты на проезд для командировочных расходов:

Дт 71 КТ 50/3

Выданы путевки работникам:

Дт 73, 91/2, 69 Кт 50/3

Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 "Касса" открывают соответствующие субсчета.

Учет денежных документов. Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один - два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассира производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежных наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом, руководителя назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостатки или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

Дт 50 Кт 91/1 – В результате инвентаризации кассы обнаружены излишки

Дт 94 Кт 50 - В результате инвентаризации кассы обнаружена недостача

Дт 73/2 Кт 94 – Обнаруженная недостача отнесена на материально- ответственное лицо (кассира)

Дт 50, 70 Кт 73/2 – Недостача внесена наличными в кассу или удержана из заработной платы

Дт 99 Кт 50 Недостача денежных средств в кассе в результате стихийных бедствий.

За любое нарушение на предприятие накладывается штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на виновное должностное лицо от 4 до 5 тыс. рублей.

Синтетический учет по счету 50 ведут в журнале-ордере № 1 и контролируют в ведомости 1. Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3.