Тема №44. Контур оперативного управління

Запитання для самоперевірки

1. 1. Для чого призначено контур адміністративного управління системи «Галактика»?

2. З яких компонентів складається контур адміністративного управління системи «Галактика» ?

Література:Л1с 325-334

План:

1. Призначення контуру оперативного управління.

2. Склад та характеристики основних компонентів контуру.

До контуру оперативного управління віднесені задачі, безпосередньо пов’язані з реалізацією виробничих планів підприємства. Серед цих задач можна виділити як актуальні для всіх типів організацій (постачання, складський облік), так і характерні тільки для торгових організацій (операції з консигнаційним товаром, роздрібна торгівля).

Схема інформаційних потоків контуру оперативного управління наведена на рис. 9.9.

. Управління закупівлею
(матеріально-технічне постачання)

Стандартні функції підрозділу, що відповідає за закупівлю потрібних підприємству товарів і матеріалів, звичайно передба-
чають ведення картотеки пропозицій потенційних постачальників, відстеження вимог (заявок) інших підрозділів на придбання, складання плану закупівлі відповідно до укладених договорів і довгострокових контрактів, вибір конкретного постачальника і формування замовлення на постачання, реєстрацію документів, на основі яких провадиться закупівля (рахунки, договори, контракти, гарантійні листи), оформлення довіреності на отримання, розподіл матеріальних цінностей по складах, контроль стану договорів і платіжних документів на придбання (сплачено/не сплачено/прострочено), отримання різних звітів щодо номенклатури, яка відстежується, партій, груп і систем класифікації, які викорис­товуються.

Рис. 9.9. Схема інформаційних потоків
контуру оперативного управління

У системі «Галактика»функції з відстеження пропозицій постачальників, планування закупівлі і вибору постачальника можуть бути виконані засобами програмного модуля «Управління маркетингом».Отримання і відстеження заявок на придбання забезпечується модулем «Управління документообігом».Крім того, заявки на постачання продукції можна вести в модулі «Управління закупівлею»,використовуючи як заявки документи-під­стави, що перебувають у стані таких, що «оформлюються». Для контролю взаєморозрахунків з постачальниками рекомендується використовувати модуль «Постачальники, отримувачі».Безпосередньо в модулі «Управління закупівлею»зосереджені операції по роботі з конкретними документами на придбання.

Внаслідок глибокої інтеграції модулів, що входять до системи «Галактика», та наявності єдиної бази даних усі відомості, необхідні для оформлення документів-підстав, накладні й довіреності можуть бути введені шляхом вибору з існуючих таблиць бази даних. Підключення потрібної таблиці (класифікатора, довідника) в момент заповнення тієї або іншої графи документа забезпечується автоматично. За відсутності в таблиці необхідних даних вони можуть бути введені без виходу з режиму оформлення поточного документа. Інтеграція модуля «Управління закупівлею»зі складським обліком і плануванням виробництва дозволяє в модулі «Складський облік»відстежувати встановлені рівні нор­мативних запасів (матеріалів, комплектуючих), виявляти дефіцит і продукцію, що не користується попитом (неліквіди).

До особливостей модуля слід віднести:

· використання в документах на закупівлю як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);

· облік партій товарів, що закупаються, відстеження термінів зберігання, термінів дії ліцензій і сертифікатів;

· підтримка різних валют і міжнародної закупівлі;

· облік митних зборів, транспортних та інших витрат при обчисленні облікової вартості конкретних виробів, що закупаються;

· облік повернення за рекламацією;

· автоматизований розподіл товарів по складах;

· автоматичне формування прибуткових складських ордерів по групі накладних;

· формування платіжних документів на оплату за документами-підставами;

· формування довіреності на отримання матеріальних цінностей;

· отримання відомостей про документи-підстави по вибраних контрагентах за допомогою «картки постачальника»;

· повна інтеграція з модулем «Постачальники, отримувачі»;

· відображення в бухгалтерському контурі всіх операцій із закупівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механіз­му типових господарських операцій.

Модуль формує такі стандартні звіти:

· звіти про закуповувані товари і послуги (номенклатура, постачальники, групи, партії, зовнішня класифікація);

· звіти про зареєстровані прибуткові та сформовані повернені накладні;

· звіт про стан замовлень (документів-підстав, що виконуються) на закупівлю;

· реєстри документів-підстав і накладних;

· звіт про невідповідності в документах на закупівлю.

. Управління продажем (збутом)

Інтерфейс користувача програмного модуля «Управління продажем»реалізовано в «Галактиці»аналогічно інтерфейсу модуля «Управління закупівлею».Новим елементом модуля «Управління продажем»є функція формування відпускних цін. Програмний комплекс «Галактика»дозволяє створити і підтримувати довільну кількість різних прайс-листів. Так, можна мати окремі прайс-листи для великооптової та дрібнооптової торгівлі, для роздрібного продажу, для виділених груп товарів і послуг тощо. Прайс-лист можна формувати вручну або автоматично, розраховуючи передбачувану ціну реалізації додаванням до облікової ціни ТМЦ описаної користувачем гнучкої системи торгових націнок (знижок) і податків.

Доособливостей реалізації цього модуля належать такі:

· довільна кількість позицій у документі на продаж;

· облік типу оподаткування при оформленні документа;

· можливість гнучкої зміни цін шляхом оперативного коректування прайс-листів;

· використання в документах на продаж як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);

· автоматичне формування номерів документів на продаж з можливістю їх коригування користувачем;

· можливість формувати документ у національній або будь-якій із зареєстрованих у системі валют з розрахунком гривневого або валютного еквівалента відповідно;

· можливість коригування курсу валюти безпосередньо в процесі формування документа;

· можливість продажу наборами (комплектами) товарів;

· динамічний контроль наявності товарів на складі під час виписування рахунка;

· можливість оформляти рахунки на відсутні у наявності товари (варіант передоплати);

· автоматичне або ручне резервування товарно-матеріальних цінностей на складах і підприємствах під час виписування документа і гнучке управління резервом;

· можливість управляти вибором складу, з якого має бути здійснене відвантаження;

· можливість автоматично оформляти накладну за виписаним документом-підставою;

· контроль повторних спроб оформити накладну на відпустку за вже виконаним документом-підставою;

· можливість автоматично провадити списання товару на складі під час оформлення накладної на його відпуск;

· облік повернення ТМЦ;

· автоматичне формування витратних складських ордерів погрупі накладних;

· формування платіжних вимог на оплату за документами-під­ставами;

· отримання відомостей про документи-підстави по вибраних контрагентах за допомогою «картки покупця»;

· прогнозування обсягів закупівлі та формування заявок на дефіцити;

· повна інтеграція з модулем «Постачальники, отримувачі»;

· відображення в бухгалтерському контурі всіх операцій з реалізації матеріальних цінностей і послуг за допомогою механіз­му типових господарських операцій.

До стандартних, що формуються модулем, належать такі звіти:

· друк накладних;

· звіти про стан документів-підстав на продаж (у виконанні, прострочені, оплачені тощо);

· звіти про реалізовані товари і послуги (номенклатура, групи, партії, зовнішня класифікація, отримувачі;

· звіт про невідповідності в документах на продаж;

· реєстри документів-підстав і накладних;

· аналіз реалізації по періодах у розрізі контрагентів (або групи контрагентів по регіонах, форми власності тощо) і товарів (груп товарів).

Складський облік

Програмний модуль «Складський облік»тісно пов’язаний із задачами управління закупівлею і продажем. Основні можливості модуля «Складський облік»полягають у такому:

· формування прибуткових і витратних складських ордерів, розподіл матеріальних цінностей між матеріально-відповідаль­ними особами;

· облік операцій з ТМЦ за допомогою картки складського обліку;

· операції внутрішнього переміщення;

· динамічний переоблік складських залишків;

· облік партій товарів, контроль термінів зберігання партій, термінів дії сертифікатів (ліцензій);

· ведення облікових цін, підтримка методик списання за середньозваженими цінами;

· формування відомостей руху за період у розрізі: контр-
агент, склад, МОЛ, група МЦ, партія МЦ;

· формування відомостей наявності МЦ на будь-яку дату в розрізі: склад, МОЛ, партія МЦ, інфраструктура складу;

· формування оборотних відомостей в розрізі складу або його матеріальних цінностей;

· формування накопичувальних відомостей по надходженнях і по витратах;

· контроль неліквідів, понаднормативів, дефіцитних позицій;

· проведення інвентаризації, формування відомості фактичної наявності, порівнювальної відомості по підсумках інвентаризації;

· проведення дооцінювання імпортних товарів з огляду на зміну курсу валют;

· перерахунок собівартості реалізації відповідно до застосовуваної методики обліку і списання товарів;

· контроль відповідності накладних і складських ордерів.

Управління консигнаційним товаром

Під консигнаційними операціями мають на увазі приймання або передачу товару з регламентною відстрочкою платежу у міру реалізації. Придбавши модуль «Управління консигнаційним товаром»,користувач «Галактики»отримує можливість виконувати такі операції:

· оформлення документів на приймання або передачу консиг­наційного товару;

· передача на консигнацію комплектів товарів;

· отримання відомостей про документи-підстави по обраних контрагентах за допомогою картки консигнатора і консигнанта;

· оформлення накладних на приймання або повернення консигнаційного товару;

· формування довіреності на отримання консигнаційного товару;

· отримання відомостей на реалізацію і відомості на залишки консигнаційного товару (в гривнях і у валюті);

· контроль відповідності накладних і складських ордерів;

· врахування розрахунків між консигнаторами і консигнантами;

· отримання звітів по виконуваних документах-підставах на приймання або відпускання консигнаційного товару.

Стандартними звітами модуля «Управління консигнаційним товаром»є такі:

· звіти про залишки товарів, прийнятих на консигнацію (грив­неві, валютні, валютно-гривневий);

· звіти (графічні й табличні) про реалізацію консигнаційних товарів (зведені відомості, обсяги продажу за кількістю, продаж у валюті у розрізі партій);

· відомості прийому / відпуску консигнаційного товару в розрізі контрагентів,ТМЦ;

· відомості реалізації товарів, відпущених на консигнацію в розрізі контрагентів, товарів;

· звіт про невідповідності в накладних на прийом / відпуск / повернення консигнаційних товарів і у відповідних складських ордерах.

. Розрахунки з постачальниками
та отримувачами

Програмний модуль розрахунку з постачальниками й отримувачами призначений для повного контролю взаєморозрахунків з контрагентами з урахуванням фінансових і товарних супровідних документів.

Основними можливостями модуля є:

· формування реєстру виконуваних договорів з урахуванням товарних і фінансових документів за цими договорами;

· спеціальний режим прив’язки платіжних документів до договорів (документів-підстав);

· автоматичне формування платіжних документів за документом-підставою;

· розрахунок сальдо і складання платіжного балансу по контр­агенту;

· контроль взаєморозрахунків;

· аналітика відносин з постачальниками по взаємній заборгованості в розрізі періодів, договорів, груп договорів, конкретних консигнатора та консигнанта МЦ, груп консигнатора та консигнанта МЦ;

· аналітика відносин з отримувачами по взаємній заборгованості в розрізі періодів, договорів, груп договорів, конкретних МЦ, груп МЦ;

· нарахування й облік штрафів (пені) за невиконаними зобов’язаннями контрагентів або фірми.

Роздрібна торгівля
(управління продажем через торговий зал)

Установка на робочих місцях касирів замість традиційних касових апаратів, об’єднаних у мережу спеціалізованих касових терміналів на базі процесорів INTEL 386 з вбудованими принтерами (наприклад IPC POS, ОКА-500.1 та ін., що пройшли державну реєстрацію і включені до реєстру рекомендованого для використання обладнання) дозволяє оптимально організувати процес управління продажем.

Касири за такої автоматизації мають такі зручності:

· немає необхідності пам’ятати вартість кожного товару, оскіль­ки ціна витягується з прайс-листа під час ідентифікації товару;

· є можливість автоматичної ідентифікації товару за його штрихом-кодом за допомогою сканера;

· завжди відома наявність / відсутність того або іншого виду товару в кожному відділі і кількість готівки в касі;

· за наявності префіксів, що прочитують кредитні картки, можна обслуговувати відповідну категорію клієнтів;

· спрощуються операції приймання / здачі зміни.

· Завідувач торгового залу отримує можливість:

· у будь-який момент часу мати необхідну інформацію про продаж по відділах і товарах, про готівку, що є в кожній касі, залишки товарів у відділах та на складі тощо;

· гнучко управляти ціновою політикою: для зміни цін досить скоригувати прайс-лист і направити повідомлення у відділи про заміну цінників (каси отримають новий прайс-лист автоматично);

· маючи дані про темпи продажу різних товарів та залишки їх, своєчасно подавати замовлення на поставку, не допускаючи перебоїв у торгівлі;

Рис. 9.10. Інформаційні потоки в контурі управління підприємством

· для розбору різних спірних ситуацій використати архів виданих і сторнованих чеків, архів виконаних прибуткових і витрат­них операцій, реєстри і журнали по кожній касі.