Тема №11. Вихідні документи. Розробка форм та вибір засобів виводу.

Запитання для самоперевірки

1. Визначіть поняття системи документації.

2. Що таке первинний документ?

3. Які загальні вимоги до проектування форм первинних документів?

4. Які існують форми побудови зон первинних документів?

5. Що розуміється під єдиною уніфікованою системою первинної документації, її місце і роль в побудові ІБ?

Література: Л2[133-137]

План:

1. Вихідні документи.

2. Розробка форм вихідних документів.

Одним з основних питань, що постають при створенні комп’ютерних інформаційних систем, є вибір форм виводу результатної інформації.

Форми виводу результатної інформації в IС визначаються експлуатаційними можливостями застосовуваних технічних засобів, загальною технологією обробки даних, призначенням і методами їх використання.

Залежно від того, як використовуватимуться результати обробки, усі форми виводу поділяються на дві групи: форми виводу, призначені для візуального використання; форми виводу, призначені для машинного використання.

Класифікація форм виводу результатної інформації

До 1-ї групи належать паперові документи (машинограми, діаграми, графіки), табло, телеекран. До 2-ї — усі машинні носії.

Найчастіше для візуального користування як форми виводу застосовуються машинограми та відеограми. Проектування цих форм виводу має багато спільного з проектуванням первинних документів (особливо щодо визначення складу та порядку розміщення реквізитів) і водночас характеризується деякими специфічними вимогами, які визначаються самою організацією машинної обробки даних і експлуатаційними можливостями використовуваних технічних засобів.

Роботи з проектування візуальних форм виводу виконуються у такій послідовності:

визначається перелік результатних даних;

результатні показники поділяються за машинограмами та відеограмами, складається список вихідних форм;

кожній формі присвоюється назва і номер (код);

установлюється періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

визначається місце використання машинограми і необхідна кількість примірників;

розробляється ескіз вихідної форми;

визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

установлюється послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес; підготовлюються контрольні приклади вихідних форм, які далі обговорюються й уточнюються; затверджуються уточнені форми виводу.

Особливо важливою є розробка ескізу візуальної форми виводу. Для кожної такої форми передусім визначається зміст трьох її зон: заголовка (у машинограмі замість заголовка може бути титульна сторінка, на якій виводиться одноразово або частково повторюється на кожному аркуші і містить назву документа, дату складання, код форми, назви стовпців та їх нумерацію, яка виводиться на кожному аркуші; основної предметної (інформаційної) частини, що становить тіло вихідної форми. До останньої зони вносять рядки двох видів: докладні та підсумкові. Докладні рядки містять дані, які є в записах вхідних масивів. Їх розміщують по рядку так само, як реквізити в первинних документах (наприклад, спочатку довідкові та довідково-групувальні ознаки, потім реквізити основи — вхідні і результатні). Підсумкові рядки містять кількісні та сумарні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконаних розрахунків. Їх розміщення залежить від кількості контрольованих ознак, передбачених умов виводу проміжних результатів (наприклад, щодо кожного аркуша) та інших чинників, які визначаються користувачем.

При визначенні змісту та форми кожного вихідного документа враховується його цільове призначення, сфера та особливості використання, періодичність отримання тощо. Дуже важливо встановити взаємозв’язки різних результатних показників, з’ясувавши, чи можна об’єднати їх в одну форму або паралельно складати дві чи кілька однорідних форм. При цьому слід ураховувати не лише технічні можливості засобів виводу інформації, а й особливості передбачених програмних засобів підготовки та виводу даних. Наприклад, при проектуванні відеограм ураховується інформаційна ємність екрана дисплея, кількість рядків у кадрі, кількість символів у рядку.

В умовах обробки економічної інформації на ЕОМ усі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відображаються у формі машино- або відеограм. У вихідних документах результатна інформація відбивається у двох режимах: регламентному і запитовому. При регламентному режимі машинограми видаються за планом згідно з раніше встановленими термінами. Запитовий режим забезпечує видачу результатної інформації в будь-який час, коли постає в ній потреба. Наприклад, розрахунково-платіжна відомість щодо заробітної плати складається щомісячно і видається користувачеві з додержанням чітко встановлених дат.

А ось запит до будь-якої інформаційної бази оформляється за певною формою і охоплює період часу, за який потрібні дані, а також структуру та зміст відео або машино грами. (рис. 5.3).