Тема 7. Систематизація та зберігання документів.

Лекція з діловодства 4 курс.

1. Номенклатура справ: поняття, види, реквізити. Формування справ.

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання.

Види номенклатури справ:

1. Типова. Складається для однорідних за характером діяльності та структури організації.

2. Індивідуальна – відображає документи конкретної структури.

3. Рекомендована – розробляється для того, щоб уніфікувати групування документів структури певної категорії з однаковим характером діяльності.

Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, «На 2012 рік); текст; підпис; візи; позначка про виконання документа й направлення його до справи.

Приклад:

Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

Керівника установи

Підпис

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Місце складання

На ----рік

Назва підрозділу

Індекс справи Назва справи (том) Кількість томів Термін зберігання Примітка

 

Назва посади курівника служби

Документаційного забезпечення підпис ініціали, призвище

Віза завідувача архіву

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол № протокол арх.закл.№

 

2. Формування та оформлення справ.

Справа- це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи.

Правила формування справ:

1. У справу підшивають документи, роботу з якими закінчено.

2. У справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленному порядку.

3. Документи, що мають різні терміни зберігання групуються в різні справи.

4. Документ из одного питання підшиваються в одну справу.

5. Справа повинна мати не більше 250 аркушів при товщині 30—40 мм.

6. Кожний документ, внесений до справи має бути належним чином оформлений.

7. До справи вносять лише один примірник кожного документа.

8. Групувати в справи загального провадження документи одного календарного року, за винятком перехідних справ.

9. У справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чорнові варіанти.

Забороняється : вилучати документи із справ чи переміщати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника канцелярії;виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника; розмножувати без дозволу керівника.

Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка зобов’язана: перевірити наявність усіх документів; дібрати документи для зберігання в архіві; визначити документи для знищення.