Первинний облік касових операцій

Кожна господарська операція пов’язана з рухом грошових коштів по касі оформлюється відповідним документом.

Видача готівки з каси здійснюється за видатковими касовими ордерами, або за відповідно оформленими розрахунково-платіжними відомостями. Документи на видачу грошей з каси повинні бути підписані головним бухгалтером, або керівником, а у їх відсутності уповноваженими особами – замісниками. Він виписується в одному екземплярі робітником бухгалтерії, підписується керівником підприємства (організації) і головним бухгалтером чи уповноваженою особою, реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Одержувач розписується у видатковому документі про отримання грошових коштів із вказаною отриманою сумою (гривен – словами. Копійок - цифрами), використовуючи чорнила чи кулькову ручку з темними чорнилами.

Видача грошової суми касиром здійснюється тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошової суми здійснюється особами по довіреностях, оформлених у встановленому порядку у відповідності з діючим законодавством, в тому числі і особам, які не мають можливості у зв’язку з хворобою чи по іншим причинам поставити підпис власноруч, то в тексті ордеру після прізвища , ім’я, по-батькові одержувача грошової суми бухгалтерія вказує прізвище, ім’я чи по-батькові особи, якій доручено отримати грошову суму. Якщо видача грошової суми здійснюється за відомістю, то перед підписом про отримання грошей касир робить в ній надпис “За довіреністю”. Довіреність залишається у касира і прикладається до видаткового касового ордеру чи відомості.

Після того, як строк виплат, пов’язаних з оплатою праці, виплатою стипендії за платіжними відомостями, касир повинен:

- у платіжній відомості напроти прізвища осіб, яким не здійснена виплата, поставити штамп чи зробити надпис “Депоновано”;

- скласти реєстр депонованих сум;

- у кінці відомості вказати фактично виплачену суму і недоплачену суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і затвердити надпис своїм підписом. Якщо грошові суми видавались не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис “Грошову суму по відомості видав (підпис)”;

- зробити відповідний запис в касовій книзі з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю.

Приймання готівки проводиться за прибутковими касовими ордерами. Прибутковий касовий ордер повинен бути підписаний головним бухгалтером, або уповноваженою особою. Гроші у касу можуть надходити з розрахункового рахунку, від підзвітних осіб, дебіторів, працівників підприємства у погашення заборгованості.

Видача готівки може здійснюватися на розрахунковий та інший рахунки, видача під звіт, робіт в оплату праці та іншого матеріального заохочення.

Видані видаткові та прибуткові касові ордери до передачі у касу обов'язково реєструються у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Після прийняття готівки по прибутковим касовим ордерам і видачі по видатковим дані первинні документи повинні бути в обов'язковому порядку погашені штампом касира «Оплачено».

Прибуткові чи видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових класових документів.

Касир повинен ретельно перевірити документи. Забороняється виконувати операції по незаповнених документах та з виправленнями.

Після виконання операцій касир зобов'язаний підписати ордери, поставити дату та погасити супровідні документи.